试论环境监测工作中Office的几项深度应用
2012-07-24陈火林邝仕升
陈火林 邝仕升
（江门市环境监测中心站，广东 江门 529000）
1 引言
在物质生活日益丰富的今天，人们愈来愈注重生活质量的提升，总是追求和向往着更加舒适的生活环境，而为了治理好我们身边的各类工业、农业、商业等污染，一定少不了各种繁复的环境监测工作，环境监测为环境治理提供了各种专业、准确和量化的指标数值，服务于各类环境的整治、管理和政策决策。大气、地表水、饮用水、地下水、湖库、海洋水、噪声等经过环境监测，创造出了成千上万的原始数据，可供分析、统计、评价、预测各领域的环境质量状况，这些过程中常常需要制作各种类型、结构的表格和图表，此外，在编写报告及报告书过程中，必定少不了Office这个利器，本人结合自身工作实际，总结和探索了一些环境监测工作中的深度应用，这些应用也同时能被广泛的应用到其它各类型需要办公软件支持的工作领域。
2 office 深度应用
2.1 选定当前页
我们在编写各类报告及报告书的过程中，有时候只需要对当前页进行一些操作，比如：需要从别处一份数页的文档中复制其中一页至当前的报告书之中，可能该页内容很复杂，比如含有文字、版式各异的图片、文本框、表格等等元素，常规的复制一页的操作也能顺利完成目标，本人在下面介绍一种超快的傻瓜式快捷操作，能让你仅需鼠标轻轻一点，便能实现。新建一个名为SelectCurrentPage的宏，编写以下代码：
Sub SelectCurrentPage()
Dim CurrentPageStart As Long,Current－PageEnd As Long,MyRange As Range
Dim Currentpage As Integer,Pages As Integer
On Error Resume Next
Currentpage=Selection.Information(wdActiveEndPageNumber)
Pages = Selection.Information(wdNumberOfPagesInDocument)
CurrentPageStart=Selection.GoTo(What:=wdGoToPage，Which:=wdGoToNext，Name:=Currentpage).Start
If Currentpage=Pages Then
CurrentPageEnd=ActiveDocument.Content.End
Else
CurrentPageEnd=Selection.GoTo(What:=wdGoToPage,Which:=wdGoToNext,Name:=Currentpage+1).Start
End If
SetMyRange= ActiveDocument.Range(CurrentPageStart,CurrentPageEnd)
MyRange.Select
End Sub
将代码保存至模板文件，右键自定义——命令——宏——选中该宏名称，将其拖动至word的工具栏，生成一个宏按钮，重命名其为“选中当前页”，见图1所示，使用时单击它即可瞬间实现选中当前页。
图1 制作“选中当前页”按钮
2.2 打印当前页
上面我介绍了如何在多页的文本报告书中快速选中当前页，下面我将介绍一个使用同样广泛的功能——打印当前页，新建一个名为PrintCurrentPage的宏，编写如下代码：
Sub PrintCurrentPage()
Application.PrintOut FileName：= "",Range:=wdPrintCurrentPage,Item:=_
wdPrintDocumentContent, Copies: =1,Pages:="",PageType:=wdPrintAllPages,_
ManualDuplexPrint:=False,Collate:=True,Background:=True,PrintToFile:=_
False,PrintZoomColumn:=0,PrintZoom－Row:=0,PrintZoomPaperWidth:=0,_
PrintZoomPaperHeight:=0
End Sub
将以上代码保存至通用模板，按2.1中相同的制作步骤，得到一个“打印当前页”的按钮，多页的报告书中如只需打印当前页，单击其按钮即可，无弹窗，直接在后台执行。如图2所示：
图2 制作“打印当前页”按钮
2.3 嵌入型和非嵌入型图形的批量互相转换应用
2.3.1 嵌入型转非嵌入型图形
在编写环境监测的各类报告及报告书中，有时需要同时调整其中所有的图片大小、版式、对齐方式等属性，如果图片有几十个，那么工作量势必非常大，我下面介绍下通过宏的方法，实现瞬间批量操作，新建名称为“嵌入转非嵌入”的宏，编写如下代码：
Sub嵌入转非嵌入()
Dim InlineShape As InlineShape
For Each InlineShape In ActiveDocument.InlineShapes
InlineShape.ConvertToShape
Next
End Sub
保存至通用模板，在工具栏制作一个“嵌入转非嵌入”按钮，当报告中含有大量嵌入型图片时(默认设置下，粘贴后的图片一般均为嵌入型)，点此按钮，可实现瞬间批量将该文档中所有嵌入型图片转换至非嵌入型即“浮于文字上方”，为何要进行转换呢？因为嵌入型图片时无法多选的，而其它各类版式的图片均能实现多选，方面批量进行属性设置，可大大提高工作效率。
特别说明：嵌入型转非嵌入型，运行宏时应将先整个文档所有页缩放至当前窗口中，否则会提示出错，并且只会转换当前页，而非整个文档。
2.3.2 非嵌入型转嵌入型图形
有时为了排版需要，希望将非嵌入型图片批量转换为嵌入型图片，宏代码如下：
Sub非嵌入转嵌入
Dim oShape As Shape
ForEach oShape In ActiveDocument.Shapes
oShape.ConvertToInlineShape
Next
End Sub
2.4 批量设置嵌入型图形尺寸大小
默认情况下，word中粘贴过来的图片均为嵌入型的，有时需要对其设置统一的尺寸大小，以批量将文档中所有嵌入型图片设置尺寸为：高50mm，宽80mm为例，宏代码如下：
Sub嵌入型尺寸
Dim myInlineShape As InlineShape
For Each myInlineShape In ActiveDocument.InlineShapes
With myInlineShape
LockAspectRatio=msoFalse '不锁定纵横比
Height=MillimetersToPoints(50)'设置图片高度为50mm
Width=MillimetersToPoints(80) '设置图片宽度为80mm
End With
Next
End Sub
运行此宏即可瞬间完成批量预定设置。补充说明：如果只需对某一些章节的嵌入型图片进行批量设置统一的尺寸，可将其先选中后剪切至新建的空白文档中，运行此宏，完成该部分章节内的批量设置后再复制回原目文档中即可。
2.5 反向查找
环境监测工作中，我们经常用到ctrl+f这个快捷键，即“查找”，可是大家一般不知道一个小秘密，那就是word和excel中可以实现反向(逆向)查找，即可以查找上一处(个)，而在 office的查找对话框中，是没有此按钮的。为何要反向查找呢？那是因为有时查找的对象数量很多，由于操作过快或是走神，容易多按一两下“查找下一处(个)”，跳过了之前真正要找的查找位置或对象，这时，却发现无法回撤，怎么办？方法如下：
Word环境中：ctrl+f，弹出查找对话框，点击右侧滚动条下端的灰色原点上方的蓝色方向朝上的两个叠加小三角形，即对应“查找上一处”；
Excel环境中：ctrl+f，弹出查找对话框，按住shift的同时，点击“查找下一个”，即可实现“查找上一个”。
2.6 动态图表
假设有两列数据，A列为浓度，B列为吸光度，A1、B1单元格内容分别为标题行中的“浓度”和“吸光度”，但A、B两列的数据对数不确定，有可能10对、又减为8对甚至又临时增加为20对，即可以随时增减，而需要该数据区域对应的图表能动态变化，始终保持整个当前数据区域的更新引用，这时动态图表就十分有用，制作方法为：
(1)插入——名称——定义——在“当前工作簿中的名称”框中输入“x”——引用位置输入=offset(sheet1!$a$2,,,counta(sheet1!$a:$a)-1,)——添加；
(2)在“当前工作簿中的名称”框中继续输入“y”——引用位置输入=offset(sheet1!$b$2,,,counta(Sheet1!$b:$b)-1,)——添加。
任意选择一行原数据区域——插入图表——散点图——序列——将y值改为=sheet1!y,复制到x值并改为=sheet1!y——确定。
结论
环境监测的后期，需要处理数以万计甚至十万、百万计的大量数据，分析、统计和制作图表、表格，编写单项报告、综合性报告书，均需要office软件的大力支持，更重要的是熟练地掌握的一些快捷、高效的使用技巧，便能使工作效率成倍增长，本文重点探讨和介绍了几项非常实用的office的深度应用，给环境监测的后期工作提供了很大的便利。
[1]神龙工作室.Word/Excel办公技巧[M].北京，人民邮电出版社，2010.4：160~168.
[2]ExcelHome.Excel.应用大全[M]北京，人民邮电出版社，2008.3：469~476.
