中小企业会计信息化实施探讨

2012-06-25李让红魏祥健

合作经济与科技 2012年3期

□文/李让红魏祥健

（1.重庆市龙力房地产开发有限公司；2.重庆科技学院重庆）

会计信息化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实践中的简称，它实现了数据处理的自动化，使传统的手工会计信息系统发展演变为计算机会计信息系统。而在数量众多的中小企业中，会计信息化的应用缺乏全企业的参与，会计信息化的实现只对财务部门产生了影响，全企业无法感受到会计信息化带来的便利，人们对会计信息化还存在许多误解。本文将从会计信息化的各个基本内容出发，对我国中小企业会计信息化存在的问题进行分析，指出其不足之处，给出应对的措施，提出正确的发展方向，以期对我国会计信息化的发展助力。

一、我国中小企业会计信息化存在的问题

通常，企业资源问题是制约中小企业信息化的主要瓶颈之一，根据研究与实践分析表明，中小企业在会计信息化实施过程中主要存在以下问题：

（一）缺乏对自身会计信息化条件的正确评估。中小企业普遍对自身管理上存在的问题、自身信息化的基础缺乏正确的评价。如没有判断企业的类型，是创业型企业还是依托型企业，是流程类企业还是离散型企业。自身问题的发现决定着会计信息化目标的确定（是管理改进还是由系统解决），进而决定会计信息化实施是否成功。由于会计信息化评估体系的缺乏，导致企业信息化目标不明确，甚至对是否搞信息化持观望态度，不了解管理上的问题正严重制约企业的发展，不了解信息化能够解决的正是管理上的问题，不了解过去的优势正在消失，如规模、品牌、成本、技术、市场等，不了解竞争的焦点是什么，从而容易导致企业陷入“IT 黑洞”。

（二）会计网络化缺乏系统性。网络化是会计信息化的前提，有关资料表明，中小企业会计信息系统的系统性和网络化程度不高，不能使会计信息系统内部各子系统充分共享数据，造成了信息资源和人力资源的极大浪费，会计信息系统的系统性有待提高。在传统的会计电算化系统下，只能通过打印的报表数据或通过软盘报送的方式，这样无疑增加了数据传输的周期，同时更会因为打印报表数据的错误、软盘损坏和病毒感染等因素，造成会计数据的不准确，导致错误的发生。与会计网络化要求相悖，中小企业会计信息系统之间缺乏协作。选用的会计软件通常只限于财务部门使用，其他如人事、生产、采购等部门所产生的与会计信息紧密相连的信息不能实现很好的衔接。同时，与企业外部信息系统分割，大量的经济业务仍需通过人工开具、传递单证，如纳税申报，企业仍需定期持有关打印好的财务报表到税务部门申报纳税。

（三）对ERP认识存在多个误区。会计信息系统是ERP的一个子系统，ERP的成功实施也就意味着企业的会计信息化程度较高，但中小企业在ERP实施上存在以下误区：

1、将ERP视为普通办公软件。有的人认为实施ERP就是花钱买来一套软件系统，以为可以像办公软件一样购买回来就可以使用，把ERP首先看成是软件问题，然后才是管理问题。这种认识上的错误导致许多企业将ERP项目预算的90%都花在购买功能齐全的ERP软件系统上，而忽视了对人员的培训和系统流程的调整。

2、过高估计实施ERP及其流程重组产生的费用。由于ERP首先是在一些大企业中引入实施并获得成功的，实施费用动辄数十万、百万，甚至千万，从而使许多人产生了一种错误的认识：实施ERP费用昂贵，中小企业无力支付。另外，流程的重组必然会触发已经对旧管理流程轻车熟路员工的情绪外，流程上的不合理也会使人力资源的合理配置受到约束。

3、对ERP的投资回报期望存在偏差。目前，一些企业无法正确评价ERP系统的真实价值，要么把它看成是包治百病的灵丹妙药，认为企业的所有问题都可以通过实施ERP来解决；要么认为ERP是鸡肋，没有多大价值。这两种认识都把实施ERP的投资回报极端化了。

4、对ERP功能缺乏完全了解。很多使用了ERP的部门负责人认为：ERP的功能仅仅停留在库存、物流、财务、会计的层面上，甚至认为ERP的使用只是把财务或仓库管理（尽管目前公司的仓储管理还不够完善）的工作转嫁到其他部门罢了。

二、我国中小企业实施会计信息化的建议

（一）建立会计信息系统，正确选择财务业务一体化的财务软件。建设财务业务一体化的计算机会计信息系统，可以自行开发，也可以委托开发，还可以联合开发，但对规模不大，业务量不多的中小企业来说，一般选用通用财务软件。业务量小的可以采用单机版，业务量大的可以采用网络版（局域网）。核算和管理要求高、条件具备的中小企业，可采用基于Internet网络的B/S模式。B/S模式是基于浏览器界面的网络操作、数据实时传输的集中处理会计信息系统模式。“财务业务一体化”的特点是以账务处理系统为核心，通过“库存管理系统”和“资金系统”集成了“采购、生产、销售”三个环节的业务活动，加强了中小企业经济活动的管理和控制。利用财务软件强大的数据库管理功能，为编制和提供管理决策所需的各种报表信息，提供了清晰的数据和信息层次。

（二）加强内部会计控制，确保会计资料合法、完整、正确

一是加强采购活动的内部会计控制。采购业务流程，从采购计划、采购台同、验收入库直到付款。其中内部会计控制的两个重要环节是收货与付款。输入要求：严格根据“验收入库”和附件“送货清单”录入系统，物资主管进行审核；输出要求：“库存管理系统”的“采购”模块，输出供应商的供货数量、单价、金额，与“资金管理系统”的“付款”模块输出的信息核对。

二是销售活动的内部会计控制。销售业务流程，从客户订单、销售合同、收款到发货。其中内部会计控制的两个重要环节是：收款与发货。输入要求：严格根据“销售出库单”和附件“销售合同”录入系统，由销售主管进行审核；输出要求：“车间管理系统”的“销售”模块，输出客户的商品数量、单价、金额，与“资金管理系统”的“收款”模块输出的信息核对。

三是生产活动的内部会计控制。生产活动流程，从生产计划领料质量检验到完工入库。其中，内部会计控制的两个重要环节是：领料与产成品（半成品）完工入库。物料的编码和分类是计算机会计信息系统的内部会计控制关键。输入要求：严格根据“领料单”和“入库单”录入系统，由生产主管进行审核；输出要求：“库存管理系统”的“生产领用”模块，输出各车间各部门各产品消耗领用的材料（或半成品）的数量、单价、成本，与“资金管理系统”的“付款”模块输出的各车间各部门的费用数据核对。通过“完工产品”模块，输出各车间各部门各种产品（半成品）的完工人库数量，与“资金管理系统”的“付款”模块输出的工资信息核对。

（三）完善管理信息系统。通过会计信息化的推进，借助信息化手段，不断完善会计信息化平台的设置，逐步实现系统平台的统一。从对外的业务受理、采购、内部的办公自动化、人力资源管理、工程项目管理、预算编制与分析跟踪、管理会计、统计信息等诸多系统进行整合，实现自动化的信息系统，积极与银行等外部机构实现网络连接或电子化服务协议，完善企业的系统化建设。其结构如图1所示。（图1）

图1 企业管理信息系统

1、财务会计系统。财务会计系统即为我国通常意义上所说的“会计电算化”，它以财务会计系统实现计算机信息化管理为目标，由账务处理（或称总账）、工资管理、固定资产管理、资金管理、往来管理、会计报表等子系统组成；它侧重于资金价值流的管理。总账系统的核心工作是填制记账凭证，并进行凭证记账、管理账簿、出纳管理等。工资管理系统主要是进行工资发放管理、计提工资及工资附加费等。固定资产管理系统主要进行固定资产增、减、存管理，并进行折旧或减值准备的计提与核算。资金管理系统主要进行集团内部存、贷款的管理与计息。往来管理主要进行客户、供应商的管理。报表系统主要进行财务会计报告的编制与分析等。

2、业务管理系统。它包括业务循环管理系统业务核算系统；就工商企业而言，业务系统即是供应链系统，也称购销存系统。供应链循环管理系统以机内原始单据为手段，对购货与付款循环、销售与收款循环、仓储物流等进行业务流、工作流管理。购货与付款循环的机内原始单据，主要有采购订单采购入库单、采购发票、付款单；销售与收款循环的机内原始单据，主要有客户订单、销售出库单销售发票、收款单；仓储管理的机内原始单据，主要有商品调拨单、商品移库单、盘盈盘亏单、组装拆卸单等。业务核算系统可将业务管理系统与财务会计系统结合，实现对物流、资金流、信息流和工作流的综合管理。它实现管理的手段是，将业务管理系统的原始单据进行业务核算，并生成记账凭证传递到账务处理系统，实现财务业务一体化管理。

3、管理决策系统。管理决策系统包括财务分析与预算、业务分析、领导查询和决策支持等系统。比较成熟的是财务分析、领导查询等子系统。需说明的是，计算机会计信息系统一般没有生产成本核算子系统，它一般是管理信息系统软件中生产制造系统的组成部分。因为不同企业的生产性质、工艺流程和管理要求有很大的区别，单纯为生产成本核算设计的系统，应用受到限制。