资料室为工程项目设计服务的实践与思考

福州市建筑设计院 张少航



资料室为工程项目设计服务的实践与思考

福州市建筑设计院 张少航

建筑设计院资料室在工作服务实践中应充分考虑工程设计人员的需求，培育高尚的职业道德，以设计人员的需求为中心，提供个性化服务；主动跟踪项目设计过程，积极挖掘自身资源，提高馆藏利用率；提高馆员素质，实现图书资料管理的信息化。

职业道德 现代化意识 跟踪服务 信息技术

图书资料室是建筑设计院的重要组成部分，随着现代信息技术的飞速发展，设计人员所需资料是否充足和完整，关系到设计项目的成功与否。建筑科学技术与艺术发展日新月异，设计人员在进行设计研究时，必须查阅大量的文献资料，了解有关动向，掌握最先进的建筑领域信息资讯，从而设计出具有社会效益与经济效益的优秀建筑作品。设计院资料室作为本单位图书情报工作的主体，承担着为设计工作收集、存储、加工、传递信息的任务，因此必须积极做好资料的收集，及时为设计项目的进展提供服务。

1 馆员要有高尚的职业道德和强烈的现代化意识

图书馆员要热爱本职工作，要具有无怨无悔的奉献精神和始终如一的敬业、乐业、勤业精神，接待来查阅信息资料的设计人员，总要以礼相待，微笑服务。热爱设计人员，尊重设计人员，急他们所急，想他们所想，以设计工作的需要为己任。为人找书，为书找人，把最符合设计工作需要的信息用最简单的方法，在最好的时机，送到设计人员手中，使馆藏的文献、知识、信息与设计人员的需要有机结合起来，尽最大的努力满足他们的需要，真正做到一切为了设计工作。

身处各种高新技术大量得到应用的时代，要求我们要有强烈的现代化意识，具备现代观念。资料室的工作人员不再只是信息的传递者，也应该是信息的接受者。因此，馆员应具备挑选、处理信息的能力，对纷至沓来的信息进行有序的整理、挑选，根据设计院工作的特点，把分散的各科各专业信息进行重新组合，产生出新的适合本院设计人员使用的信息产品，从而为设计人员提供增值服务。以此为出发点，经过日积月累的不断实践，资料室工作人员的综合素质就会得到提升，不但能有效地为设计人员提供服务，而且可以促进设计院工作的发展，有利于自身素质的提高和发展。

2 服务设计人员的具体措施和方法

2.1 大力宣传馆藏图书资料

传统的图书馆服务方式使馆藏无论有什么样的好书，都很难为读者所充分了解，如何宣传这些有价值的好书呢？我们每隔半个月制作一份新书目录，打印分发到各专业负责人、各专业骨干的手中；同时利用本院局域网，进行新书的宣传，让全院设计人员（职工）都能通过互联网了解新书的有关信息。这样，既宣传了新书，又促进了馆员与设计人员的互动交流。

2.2 主动、及时了解设计人员所需图书资料

过去图书资料室是等读者，读者要什么书籍资料，我们工作人员只要热情服务、业务熟练就足够了，但面对建筑设计行业的飞速发展，这种传统的服务模式显然不够到位。要走出去找读者、找设计一线人员，了解他们各个阶段、各个工程所需的各种不同资料，为他们联系出版社、书店或者书商，进行代购等。

2.3 搞好跟踪服务

设计院各个设计所承接的工程项目不同，对信息资料的需求方向、需求内容也有区别，我们要尽可能了解、结合各专业设计所的具体工作情况，跟踪具体项目设计的进展，以便随时随地为设计工作服务；对设计人员在利用图书资料中遇到的问题，积极妥善处理他们的需求或意见；分析掌握设计人员在项目设计过程中的借阅规律，及时准确为他们提供所需资料，从而为新信息资料的收集、购买、索取等提供科学合理的经验、依据。

2.4 送书上门，服务到“家”

图书资料室真正做到人性化管理，就要热情主动地为设计人员提供各种帮助和服务。因为设计人员常常需要面对工程量多、任务重、时间急的状况，工作非常繁忙，我们就会真诚地为他们着想，体谅他们的辛劳，将他们所需要的或有潜在需要的书籍资料亲自送到他们手中，切实支持、方便他们的工作。

2.5 充分挖掘自身资源，提高馆藏利用率

有人会认为，如今网络信息传播速度日新月异，信息量剧增，几乎社会上各个行业的信息都能在网络上找到。相对而言，到资料室查找资料，则要花费比较多的时间。其实，网络自有网络的优势，资料室也有资料室的长处，特别是设计院的资料室，它的馆藏是根据本院专业特点进行选择、采购的，具有极强的专业性、针对性，具有专业优势，是设计师的得力助手。资料室要充分挖掘自身的各种资源，以各种方式将它们展示出来，进一步吸引设计院的工作人员前来借阅，从而提高馆藏图书的利用率，最大限度地发挥图书资料各种信息的价值。我们根据各种信息资料的重要程度、出版周期或个性特色等设立特色书架；在特色书架显眼的位置摆放着最新颁布、实施的国家规范、规程、标准图，省市规范、规程、标准图；新近出版的各种专业期刊也摆在前排的位置；近期备受推崇的各式建筑风格、造型以及楼盘案例等也重点展示。特色书架的设立，既方便了工程设计人员快速获取所需的重要资料，也可以使他们感兴趣的各种新资料很快进入他们的视野，还能发挥阅读引导功能，使相关的资料信息得到充分的利用。

3 努力实现图书资料管理的信息化

计算机的普及与网络的发展，使得资料室所收集的各种资料不再只以纸质载体为主，而是更多利用了现代信息技术制作的电子信息。信息载体的快速变化，使得资料室的服务方式发生了根本性的变化。相比以前手工操作为主的服务方式，现在采用了先进的计算机技术和信息技术，服务内容也有不少的改变，由传统的采购、整理、编目、借阅、参考咨询等服务向知识管理服务、数据库服务、信息导航服务等方向转变。这些业务内容和服务方式的改变，要求资料室工作人员具有更高的业务水平，不仅要精通图书管理的业务知识，还要有相当的应用计算机技术处理各种信息的能力。

经过几十年来的积累，资料室收藏的各种资料数量极为庞大，通过传统的手工管理方式已经无法适应要求。为了解决收藏与利用的矛盾，早在10年前，我们就开始尝试运用计算机技术来进行图书管理。经过一段时间的实践后，我们针对读者服务和书刊资料内部管理性质的不同，运用不同的图书管理系统来进行管理。在读者服务方面，采用瑞天图书管理系统，将每一本书刊的原始信息及编号、馆藏数量等输入资料管理子系统；在读者管理子系统中输入读者的借阅信息；通过借阅管理子系统可了解馆藏资料的出借情况。将瑞天图书管理系统接入局域网，工程设计人员可以通过客户端查询系统迅速了解资料的情况，方便借阅。在内部管理方面，运用先锋图书管理系统的书刊资料信息维护子系统，将历年来发放给工程设计人员的各种资料信息，输入系统保存。当需要了解馆藏书刊及资料的去向时，可通过先锋图书管理系统的查询子系统和瑞天图书管理系统的读者管理子系统结合，为资料的更新与补充提供可靠的依据。

在信息网络化时代，新知识、新技术不断涌现。资料室的工作人员要不断学习提高，挖掘自身的潜能，充分发挥主观能动性，以可持续发展的思想为指导，在做中学，在学中做，不断地总结提高、向前发展，实现从传统服务方式向现代服务模式的跨越。因此，充分调动工作人员积极性，使之不断学习，加强自身修养，更新知识，从整体上提高工作人员的素质，可以确保资料室工作质量稳中有升，推进事业科学发展。

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