会计信息系统的实施与管理方法

孙绪

摘 要:会计信息系统是利用信息技术对会计信息进行采集、存储和处理,完成会计核算任务,并能提供为进行会计管理、分析、决策所用的辅助信息的系统。其组成要素为:计算机硬件、数据文件、会计人员和会计信息系统的运行规程,其核心部分是功能完备的会计软件。在信息社会,组织会计工作中常规的、可以程序化的任务将由会计信息系统处理,同时会计信息系统还可辅助会计人员完成其他管理与决策任务。

关键词:会计信息信息系统管理策略

中图分类号:F232 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)05(b)-0194-01

会计信息系统的建立包括会计信息系统目标确立、会计信息系统分析与设计、会计软件选择、会计软件实施等多个方面的内容。但在一个组织的会计信息系统建立过程中,可能包括以上所有的方面,也可能只包括其中一个或几个方面。这样就形成了当前会计信息系统建立的三种主要方式:开发方式、购买方式、租用方式。

1 会计信息系统目标确立

会计信息系统是为组织服务的,是组织会计工作中必不可少的组成部分,因此,会计信息系统的目标服从于组织、信息系统、会计三者的目标。组织的目标是通过提供客户满意的服务获取更多的利润;信息系统的目标是向信息系统的使用者(用户)提供决策有用的信息;会计的目标是要提高组织的经济效益以获取更多的利润。由此,会计信息系统的目标可确定为向组织内部的决策者提供所需的会计信息及利用有重要影响的其他非会计信息。它确定了会计信息用户可以得到的信息内容和质量。当然,具体到不同的决策者,由于需要不同,所希望获取的会计信息也会各不相同。在此目标下,会计信息系统的基本功能,应是利用各种会计规则和方法,加工来自组织业务活动中的数据,产生和反映会计信息(其中多数是价值信息),以辅助人们利用会计信息进行决策。其中,会计规则和方法是由会计人员根据信息用户的需求综合制定。

2 会计信息系统分析和设计

会计信息系统是通过对组织的会计数据进行采集、加工、存储、传递和利用,为用户提供核算、管理、决策等相关信息的集成系统。

2.1 会计信息系统的一般建立方法

(1)自主开发。自主开发指组织依靠自身的力量,独立完成会计信息系统的需求分析、系统设计、程序代码编写、测试、系统维护、升级等阶段的工作。组织对开发的软件拥有全部版权,享有全部收益,同时也承担全部风险。(2)委托开发。委托开发指组织委托软件开发单位,根据本组织的实际业务进行会计信息系统的开发。委托开发的软件版权一般来讲归委托组织所有。(3)联合开发。联合开发指组织和其他单位共同组成开发小组,发挥各自优势,利用双方的资源,共同完成本组织会计信息系统的开发工作。联合开发的产品版权一般归双方共同拥有。(4)购买商品化软件。购买商品化软件指组织在市场上选购适合或基本适合本组织需要的商品化会计软件,经过实施(含二次开发)后建立本组织会计信息系统。大型商品化会计软件的版权归供应商所有。(5)租用应用服务供应商的系统。租用应用服务供应商的系统指组织无须再花钱购买和维护复杂的会计应用软件系统,而是通过高速网络向应用服务供应商租赁其会计应用软件系统和服务。组织只要将自己的业务数据上传到的系统中,经过ASP会计应用软件系统的处理后,就可以得到需要的各种报表和分析结果就如同在组织自己的办公室处理一样高效快捷。

2.2 可行性研究步骤

(1)准备工作。①人力资源和组织的准备。人力资源和组织的准备是保证开展工作的基本条件。在初步确立了用户方和开发方参加系统调研和开发的技术人员后,为了保证开发工作的顺利开展,建议成立三个小组,其一为开发小组,由双方开发人员参加,是系统开发的工作小组;其二为环境保障组,由用户方的管理人员组成,负责开发小组与用户方的工作协调;其三为领导小组,由双方的领导参加,负责对开发组和环境组的领导工作,研究开发中遇到的重大问题及其解决方案。②技术准备。用户方应向开发小组提交一份初步的用户需求报告,内容主要包括对现有(手工的或计算机环境下的)系统的评估和建立新系统的初步设想。

(2)初步调查。调查是系统诞生的基础。开发小组的第一项工作,就是对原有的会计信息系统进行初步调查及对用户提出的需求报告进行识别和理解。调查的内容包括以下几点。①原系统的目标、功能、处理程序、处理方法、业务量、系统的优缺点、需要解决的问题和需求的迫切性等。②原系统的运行机制,包括组织结构、人员组成、与外单位的联系方式等。③新系统的改造目标,包括对原有系统的改进和增加新的需求。④为开发新系统能提供的各种条件:包括人力、物力、财力以及技术改造和管理体制的变革等。

(3)进行可行性分析。在初步调研的基础上,明确了旧的系统存在的问题、改造目标和具备的各种条件后,即可提出解决方案,并从技术上、经济上、环境上进行可行性分析和研究,最后将分析结果写成可行性研究报告,待评审。其中提出的解决方案,包括要建立什么样的会计信息系统,例如,是独立的会计信息系统还是组织管理信息系统的一个子系统;会计信息系统是仅有会计核算功能,还是尚需包括管理和决策功能等。

3 结论

会计信息是科学管理企业的重要依据,传统的手工会计已不能适应客观需要,企业迫切要求建立新型约合计信息系统;那些在信息技术方面有成功经验的企业,也急于完善自己约会计信息系统。鉴于会计信息系统的建设是一项复杂的系统工程,涉及大量人力、财力和物力的投入,因此,必须经过绞密的论证、周密的计划和一贯的实施,要选用合理的开发、实施方式,并借助于管理信息系统的技术和方法进行研制和开发。

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