旅行社业务与财务集成的研究

陈安萍 陈耀华

【摘要】 系统集成是旅行社信息化建设持续发展的保障。目前旅行社的业务流程控制点不明确；管理流程中存在大量的信息孤岛，信息共享低；信息化建设投入高但效率低，甚至导致大量客户资源的流失。这是由于旅行社在进行业务操作与财务管理集成的设计时“舍本求末”、“追求短期效益”所造成的。基于此，文章结合国内外先进的管理理念，建立科学的旅行社业务与财务集成体系，并对集成项目的实施进行研究，为旅行社实现流程价值管理决策提供参考依据。

【关键词】 旅行社；业务与财务集成；风险防范

一、引言

21世纪以来，我国旅行社发展持续扩大。据统计，2009年全国有20 399家旅行社，比上年增加289家，比2001年的10 716家旅行社增长90.36%。在规模的扩张和同业竞争的加剧下，在信息技术发展迅速、国内外经营环境瞬息万变的条件下，引入信息技术手段辅助管理成为旅行社经营发展改革的必然趋势。但是在旅行社实行信息化管理的过程中还存在诸多问题，如应用软件开发彼此独立，相互分离，造成隔阂；信息处理滞后和不准确，工作效率低下；财务管理及会计实时控制方法不深入、效果不明显；旅行社经济实力单薄，投资信息化建设的资金不足等。

针对旅行社业务操作与财务管理实时控制脱节的问题，本文提出应该本着“管理前移、系统集成、信息共享、内部控制”的原则进行业务操作和财务管理集成的设计和开发，通过ERP等科学的管理手段逐步实现财务流程化、规范化、科学化，使业务与财务系统之间的数据信息达到无缝链接，做到数出一门、数据共享，并在财务与业务之间实现内部控制、预算管理的思想，将财务管理的事后监督向前延展为实时控制、事中控制，凸现财务管理与监控职能，全面提升系统的整体工作效率。同时对实施集成过程中存在的风险提出有效的控制措施。

二、理论综述

随着信息技术的快速发展，企业信息系统的应用范围日益广泛，集成程度越来越高。1995年汉纳等人提出了信息技术扩散模型，将企业信息分化为替代阶段、强化阶段和变革阶段，即从传统替代手工的系统发展为企业业务流程、管理流程、技术流程以及观念的变革。

替代阶段是在20世纪70年代以前主要是模拟手工的核算方式实现了工资核算和成本会计核算，信息系统是模拟手工操作，解决了部门内的信息集成。

强化阶段是在20世纪90年代初 Gartner Group 提出的ERP的概念。该阶段是将会计信息系统作为整个企业管理信息系统（MIS）的子系统，使得实现会计信息部门内外的信息集成。

变革阶段是在2000年Gartner Group提出的ERPⅡ。该阶段除了关注企业内部价值链的增值活动外，更强调价值链的纵向关系，以实现企业与销售链、企业与供应链、企业与政府相关部门的协同。我国张瑞君教授2004年提出，以价值链管理理论为基础，借助信息技术构建财务业务一体化核算模式，该模式能够使财务人员从繁杂的劳动中解脱出来，有更多的时间和精力从事管理、控制和决策工作，是财务人员从核算角色转变为支持战略实现角色的基本保障。

从上述已有的研究可以看出，业务与财务集成的研究正从封闭走向开放，从关注企业内部信息向关注内外信息的协同变化转变，从合理安排实体企业资源向优化“虚拟企业”资源发展。

三、旅行社业务与财务集成分析

旅行社企业实施信息化管理的重要路径是实现业务和财务的集成，它不仅仅是管理技术手段的革新，更涉及企业的管理理念变革、管理流程的优化、业务流程的转变，将深刻影响企业的各个部门、各类业务。

（一）集成的基本原则

在设计和优化旅行社的业务流程时，要尽可能利用IT手段实现信息的一次处理与共享使用机制，做到“数据不落地”，将串行工作流程改造为并行工作流程，协调分散与集中之间的矛盾。

1.集成的同步性

目前大部分的财务软件提供基于“文件”的集成，即业务系统按照财务需要形成文件，导入到财务系统中，这种集成效率非常低，需要花费大量的人力，且不能达到管理需要的同步性。业务与财务集成的系统设计最主要的特点在于使旅行社的所有业务信息都能通过数据交换平台得到共享，能够实时处理。因此数据交换平台对于数据管理与数据对接的端口配置必须合理与科学，避免产生信息的错位与失真。

2.集成的融合性

目前，旅行社行业的管理软件分为两大专业体系，一是提供专业的业务软件，如金棕榈旅行社业务系统、久其旅行社管理系统、都兴通旅行社管理系统；二是提供符合国家标准的财务软件，如用友和金蝶。不同的信息流由不同的企业担任系统设计和开发任务，造成应用软件先天的不对接和后期高额的维护成本和协调成本。旅行社在利用管理的IT技术来实现信息完整地一次性获取和处理时，应充分考虑旅行社的组织结构、运行机制与不同软件在系统集成要求后的匹配性，减少任务调度中的障碍，使旅行社监控机制在业务流和信息流、资金流中的过程控制能充分地发挥出来，提升结果控制的有效性和科学性。

3.集成的时效性

由于业务和财务分离，加之旅行社本身面对结算客户的多样性，繁重的财务凭证处理量，使得业务管理和财务管理人员长期需要处理复杂的对账工作，造成财务结账速度慢，极大地影响了财务管理和分析的及时性。另一方面，旅行社面临的业务市场及产品更新瞬息万变，原有的供应商破产倒闭的风险或客户信用额度的调整、业务员指标考核的设定都需跟着市场的变化及时在业务与财务两个平台中显示，及时为企业的决策或行动方案的制定提供有价值的信息。

4.集成的可扩展性

在集成前期，旅行社要做需求调研分析，确定需要接口的系统，确定需要接口的业务种类，了解流程和业务数据属性，配置相应的系统和业务接口。但随着旅行社业务的发展，经营范围的扩大和功能的需求多样化，要在原有的系统上增加功能或扩展系统。因此，在集成时应预留相应的接口端，以适应旅行社未来业务拓展和管理的需要。

5.集成的最优性

整体最优强调全面最优而不是单个环节或作业的最优化。它以整体流程的系统优化和全面最优为目标来设计流程中的各项活动，消除外联部、计调部、市场部、销售部、接待部、财务部等部门间的本位主义和利益分散主义。同时在旅行社繁杂的业务中按照重要业务流程的重点进行设计，以减少业务量的剧增造成系统集成的失败。2003年广东中旅在业务重组大半年后，由于流程设计上的不完善和思想观念与局部利益的冲突，出境游的整套领导班子、骨干等离开该社组建了新的旅行社，给企业带来了巨大的损失。

（二）旅行社业务操作与财务管理集成的基本框架

构建在ERP环境下的旅行社业务操作与财务管理集成，需在旅行社销售与采购两大业务平台上结合财务管理理念在旅行社内部建立共享信息系统。旅行社应根据既定的战略目标，制定当期科学合理的预算管理、资金管理、内部控制等政策，当一项经济业务发生时，由相关部门的一名员工根据业务操作规范和管理要求录入业务信息（销售和采购），当信息进入系统后，立即存储在指定的数据库中，同时该业务事件通过动态会计平台生成协同凭证，自动或经会计人员确认后显示在所有相关的账簿和报表上，提供旅行社当期的现金流量和财务分析数据。

业务模块中数据流程分析：旅行社业务模块涉及两大业务平台，旅游服务产品采购和旅游产品销售。旅游服务产品的采购涉及住宿、餐饮、商场、景区等采购链前端的供应商，供应商的议价能力决定了旅行社销售产品成本的高低，因此在采购环节需要由业务和财务人员对旅游产品的采购价格和产品信息共同进行评价，在对外支付结算款项时，以预算管理为约束条件，设置财务的监控和业务的确认环节，保证旅行社资金使用的合理性。旅游产品销售是面对团队或散客市场进行的产品销售，在签订销售合同后，旅行社要承担团队计调及接待计划的落实、导游或领队的管理、结算单的编制以及团款的收取。客户关系的维护是旅行社产品资源得以拓展的基础，因此对于客户的信息、信用高低、信用额度的确认需要业务与财务共同进行评价。在对外收取款项时，以资金管理要求为约束条件，同样设置财务的监控和业务的确认环节，以保证企业现金流在合理的水平。

财务模块中数据流程分析：动态会计平台对业务事件数据进行同步货币计量、会计核算、确认和分析，并通过编制协同会计凭证、登记账簿的方式完成会计核算和监督，最后将会计信息反馈储存到共享数据库中。此时共享数据库触动业务数据库采集渠道，将有关会计处理信息反馈给外联、计调、接待等业务部门，开放其他数据端口，以便查询和统计。同时在满足实时、动态采集和处理会计信息并及时反馈会计处理结果后，财务系统自动生成固定资产核算，成本费用核算，销售核算，工资核算，应收、应付往来款项的核算等各种账簿，形成相应的内部经营管理类报表和通用的财务会计报表提供给会计信息使用者。

在进行业务集成和财务管理集成框架构建中必须体现ERP环境下的预算管理思想。旅行社应根据企业战略规划及年度计划制定各项预算目标，预算目标确定后，由会计人员将各项预算数据存放在共享数据库中。当经济业务发生时，预算管理子系统从共享数据库中获取业务信息并转化为会计数据，管理人员通过在线比较分析发现预算数与实际数的差异，并将其传递至会计人员手中（主要涉及成本费用核算员和收入核算员），会计人员可采取事中预警的方式将信息传递给业务员操作员，会同业务部门发现产生问题的原因，及时采取措施保证预算的实施结果符合旅行社战略发展需要。

四、旅行社业务与财务集成实施中的风险防范

集成的基本架构构建完成后，即进入项目正式实施阶段，这一阶段既要遵从项目总体规划，又要处理诸多细节问题，特点是业务量大，隐形矛盾不断涌现、任务繁重。在这种条件下，旅行社在实施集成过程中应注意以下几个问题。

（一）人员风险

决策层对于管理系统与系统管理在意识上是否集成决定了项目的成败。项目过程中，旅行社领导、主要负责人对项目的理解程度和支持力度在战略层面上决定项目调用的资源、项目协调进展的快慢。经营决策层在大量丰富的业务数据基础上，通过协调各级内外部关系，对资源分配作出及时决策，对经营和财务数据进行详尽客观的分析，才能显现出信息系统数据对于创造企业的财富价值所带来的实质性改变。

同时旅行社项目中的关键用户（主要是一些部门的业务骨干）在得到充分培训后的流失，对项目的顺利开展与未来系统持续维护将产生难以估量的风险，因此在系统集成前项目成员的选择显得尤为重要。

（二）管理理念风险

业务操作与财务管理的集成改变了组织体系原有的人与人之间领导与被领导的关系，体现的是以业务为导向下的人与人之间服务与支持的思想。

一些大型旅游企业对于信息系统集成，往往注重表面形象工程，企业决策层对于系统仅从基层至中层、中层至高层的报告中了解效果，很少有关注系统的集成过程，关注并解决在整个系统集成中的关键性问题，仅仅把系统看成是“万金油”。由于缺乏管理理念的革新，对未来的管理无法提出明确的要求，容易造成未来项目在没有目标约束情况下的经济风险。

（三）分级管理与职能转变风险

建立明确的职责是项目实施的有力组织保障。一些旅行社将系统信息化建设单纯交由IT部门直接负责并接受企业总经理的领导，但这样的项目组织构建往往没有效果。因为IT部门会考虑较多应用纯技术的方法来解决问题，而淡化了“系统管理”的效能，因此项目组成员应来自旅行社各业务部门、财务部门、IT部门，并由一名旅行社高层担任项目经理，这样既能确保工作分工明确、容易协调，又能保证项目实施的连续性。

基层员工在系统集成的过程中容易走入一种误区，认为系统会取代原有的工作，将面临转岗的风险。因此旅行社前期应对各岗位职能重新定位，并从基层员工的职业发展考虑进行相应的岗位职责升级，发挥其原有的业务知识或财务知识水平和技能，如从单纯的数据录入，向数据核对、数据监控及数据分析转变，使其能力在新系统运用上得到进一步的提升，从而真正为旅行社发展带来长远的无形资产和人力资源支持。

（四）数据转换风险

业务运作与财务管理系统的有效集成依赖于准确的基础数据。这些数据包括线路产品数据、客户数据、供应商数据、财务数据、会计科目编码、部门及人员编码等。往往在进行集成前大量的工作是对原有的基础性数据在两个系统中的匹配性及可验证性进行复核，如果前期数据的准确度不高，系统集成将失去存在的意义。

面对巨量的数据转换工作，旅行社应建立业务系统与财务系统的“云”，并设计云计算模型，形成真正的信息桥梁，提高数据转换的准确性。

（五）系统选型风险

非专业的系统供应商为了追求单一的盈利目标或市场占有率，往往会将系统进行软件产品化销售，完成的是安装系统——收款——进行软件功能培训——次年再进行升级收费或软件维护收费的行为。实质上，旅行社需要的并非是软件本身，而是专业支持和真正地解决旅行社经营管理问题的管理工具。而专业的信息系统公司，更注重如何协助旅行社更好地实现信息系统集成管理，帮助旅行社从面向事务处理转移到面向信息资源的处理、开发、利用和经营的价值链管理。

五、结束语

业务和财务集成是旅行社发展的必然，是信息化发展到一定阶段的必然结果，如何提升业务和财务的集成本文只是从理论层面和技术层面做了分析，在具体做法上各家旅行社还需结合实际情况和运行管理要求及各单位组织结构的不同加以调整，以真正实现业务与财务的集成，而不是貌合神离。

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