浅谈实验室环境设施、标准物质的管理

陈炳华 曾祥平 李其美

摘 要:笔者以在检验科、计量科、技术计量科工作积累的经验为基础,按照《实验室评审准则》,结合实验室个性,希望探索出实验室的环境设施、标准物质规范化管理的方法。

关键词:实验室环境设施规范化管理

中图分类号:C93 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)06(b)-0211-01

实验室环境、设施、标准物质等是保障检验工作顺利开展、保证检测质量的基础。笔者在检验科室工作的经历,严重意识到设备的有序管理、环境条件的控制、标准物质的受控,对检测数据的影响很大,对工作效率的提高也至关重要。

实验室环境首先是做到功能分区,标识清楚。根据资料,如仪器的主要功能、特殊使用环境等进行功能分区。在实验室面积允许的前提下,尽量做到功能区分详尽,又结合操作简便的方式调整。大致可分为样品存放室、样品制备间、天平室、纯水制备间、样品前处理设备室、理化检验室、电热设备室、金属元素分析仪器室、食品添加剂分析仪器室、农残分析仪器室、微生物检测室、药品保存室、标准药品室(或标液室)、气源室等等。其中,检测金属元素、食品添加剂、农药残留的实验室,有时因其设备数量有限,做不到专一,则可以设为气相色谱室、液相色谱室、离子色谱室、光谱分析室等。功能分区应做到避免热交换、震动、分析污染源等。另外停用设备应尽量移出实验室单独存放。

功能区分后,则应按照每个实验室内仪器的使用条件进行分析条件控制设备的配套齐全。可以参照《理化检验室规范》等资料,有特殊环境要求的实验室配备空调、除湿机,以及监控环境的干湿温度计,如天平室应做到除湿、恒温等,由此可避免重复建设。

其次则是实验室环境的干净整洁。需要从平时做起,每次实验完毕后要打扫实验室,在实验过程中也应尽量减少污染,养成良好的习惯。定期做实验室清洁,其实这一项在设备维护中也有涉及,如果定期做实验室清洁,则可以避免在维护仪器时再进行的麻烦。

仪器设备,主要分为检测设备、前处理设备、环境条件控制设施、辅助设备等,检测设备是其中最重要的资源。设备管理中除了首先做到上述的功能区分、清洁卫生外,还有很多细节需要注意。

对于设备管理员的设定,笔者认为,最好只指定一名,具体使用维护则应由授权使用人操作。一名设备管理员可以掌握整个实验室的设备信息,但不一定要具备设备的操作能力。而设备操作人员才能对设备进行维护,做到谁使用谁维护,多人使用的设备则指定专人维护,由设备管理员进行定期、不定期的抽查监督。设备管理员应清楚掌握设备数量、设备周检、维护情况、使用情况、设备维修途径、与档案管理员联络设备档案事宜、以及监控设备的使用状态,定期检查、不定期抽查、及时更新信息,要做到随时调用得出准确的信息。

设备从采购到最后的投入使用,不能由一人负责,技术参数的审查、性价比比较应有技术人员负责,参与合同时主要负责监督参数准确、配件完整。验收则由设备管理员、具体操作人员负责,验收时应理清配件、资料,填写好验收单,附同资料按规定一并建档。需要检定的设备应由设备管理员及时申请检定,随之办理相关的启用手续。

首先应注意设备的唯一性标识及状态标识。设备张贴设备卡,主要体现唯一性编号、授权使用人。对于大型设备的配套设施,为了明确是其配件,可以在设备统一编号后增加下一级编号。若配件涉及检定,按规定定期检定后,同样应贴上合格证标示。设备在检定前,应注意配套设施的检定有效期,避免存在配套设施未经检定,设备却检定合格的情况。其中电脑、打印机,应其涉及软件的使用,也应作为配套设施管理。环境控制设施,如除湿机、空调、干湿温度计等,可以单独分类建档,需要送检的送检,进行相应的状态标识。

验收或检定合格后,设备可启用。授权使用人应做好使用记录、维护记录。使用过程的异常应详细记录,提交维修申请等,并及时反馈设备管理员。维修后必要时应重新检定,保证维修后的使用能满足准确性。对于停用的设备,应按规定办理相关的停用手续,尽量移出现场。

状态标识的运用误区。设备标识的使用仍然有很多实验室存在误用、乱用的情况。使用合格证的情况是指该设备完全满足使用需求、检定/校准合格、功能检查合格。黄色准用标识则是指该设备部分功能丧失但具备在用功能、将等级使用。红色停用标识则与该设备的功能是否丧失无关,而是指能使用而不用的设备。

标准物质是指用于统一量值的标准物质。标准物质同仪器设备一样,是实验室检测工作的重要保证,标准物质的使用和管理要做到以下几点:

(1)标准物质统一采购,采购时应考虑使用的要求,如量值范围、基体组成和标准值的不确定度等;

(2)严格验收制度,入库前检查是否符合采购要求、是否完好。建立标准物质台账,信息应尽量完整。建立领用登记制度,库存、消耗、台账应能被追溯;

(3)标准物质应张贴标签表明其状态,避免误用,按证书或有关的储藏条件要求进行安全处置,专人保管,专门区域存放。存放区要标识明显,并有防污染措施,确保标准物质处于标准状态,维持其有效性;

(4)使用国家或有关部门正式批准的有证标准物质,以便能溯源到国家基准、国家测量基准或国家标准物质基准。对于使用未经正式批准的标准物质,必须经过分析、比对验证,证明符合要求方能使用;

(5)标准溶液的量值必须按规定的方法测试、核定、比对确定,能溯源到国家基准;无法溯源到国家基准的,要按标准测试的数据证明满足要求时方能使用;做好标准物质的期间核查;

(6)标准物质已超过其有效期限,或在有效期限内,但已出现异常情况,经测试分析已发生变化,由管理人员填写标准物质报废申请,经审批后,及时处理;

(7)属于剧毒化学品的标准物质及标准溶液按剧毒化学品的管理规定进行管理,对使用进行跟踪记录。

实验室环境设施管理要深刻体会计量认证评审的内涵,持续不断地改进和提高管理水平,将国家权威部门的反馈信息作为管理工作推进剂,逐步完善,建立本实验室特色的管理机制,使之良性循环,长远发展。

参考文献

[1] 计量认证/审查认可(验收)评审准则宣贯指南.国家质量技术监督局认证与实验室评审管理司编.中国计量出版社,2001.

[2] 标准物质管理办法.国家计量局1987.