关于改革目前人事档案管理机制的思考

陈月梅

摘要:随着中国经济体制和人事制度改革的不断深入，原有的人事档案管理的弊病日渐暴露，严重影响了人事档案的管理和利用，主要从人事档案管理制度改革出发，从人才强国的战略高度，提出了相应的改革意见和建议。

关键词：人事档案；管理机制；改革

中图分类号：C93文献标志码：A文章编号：1673-291X（2012）22-0184-02

随着经济体制和人事制度改革的不断深入，人事档案工作面临着前所未有的挑战。既有现实困难，又有发展机遇。因此，如何在新的历史条件下正确的分析审视人事档案管理机制存在的价值和问题，抓住发展机遇，改革现有的工作体系，以适应现代社会的进步与发展，充分发挥人事档案工作的作用，更好地为社会主义现代化建设服务，是摆在人事档案工作者面前的重要课题。

一、人事档案管理机制现状

在传统人事管理制度下，人事档案的作用举足轻重。然而，随着社会的发展，人事档案的价值作用发生了显著变化。一方面，在现代经济环境下，人事档案对人们的就业、求职已不具决定性影响，人事档案的社会价值已不如以前那样重要。另一方面，由于传统人事档案一般只记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况，对工作能力、特长等方面的记载较少，其信息内容已不能满足现代社会政府和企业对人事价值的需求。

传统人事档案制度以控制人、制约人为出发点的控制性管理，是计划经济时代的产物，是典型的封闭式、内向型管理模式。这种管理机制通过目前社会转型期人事档案管理实践的验证，已经暴露出种种问题，严重损害了人事档案的社会声誉，并对人事档案的生存和发展产生了严重影响。如今，“人档脱节”、“死档弃档”、“虚假档案”、 “人质档案”、“克隆档案”等现象大量存在。如此种种表明，传统人事档案制度，已不适应现代社会的发展，人事档案制度改革势在必行！

二、对现行人事档案机制状况的分析

目前，人事档案工作机制运转不畅，社会地位不断下降。造成这种状况的主要原因有以下几个方面：

（一）对人事档案的重视程度不够

一是思想认识陈旧片面。由于历史的原因，以往的人事档案主要收集的是一个人的政治历史材料、家庭出身及社会关系等材料，而现在各项工作重心转移，组织人事政审工作相对减少一些，人们就认为人事档案“没什么用了”。二是受许多新建私营企业、公司用人不建档案的影响，通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式评价聘用员工，目前，众多跨国公司、民营企业、上市公司越来越多地转向去做人才的背景调查，而对人事档案基本上都处于越来越忽略的状态。三是过去个人只能对人事档案所决定的命运无条件接受，而在现在这一转轨时期，大量新阶层与流动人员在很大程度上摆脱了它的影响。大量“弃档族”“漂”到大城市就业，调整档案工资、进行职称评审、提供合同鉴证、办理社会保险和出国政审等人事代理项目实际上也并不需要档案，存在着“要不要人事档案无所谓”的错误认识。

以上轻视人事档案的思想都表明了一些人对人事档案工作缺乏了解，对在人才资源开发中人事档案的作用缺乏认识。在实际工作中，特别是在人事工作改革不断深入的今天，只重视人事的其他工作而忽视人事档案工作已无法适应现在的管理需求。

（二）人事档案形成的质量不高

一是档案内容单调陈旧，不能反映个人的最新动态，失去了档案的凭证价值。目前的人事档案材料分为十大类，其中涉及的个人业绩、成就、能力、诚信、社会保障等材料几乎没有，反映不出个人的专长和特点，对选拔、培养、评定作用不大，无法对当事人作出全面评价，无法满足社会的需求和人事工作的需要。二是档案材料内容雷同，不能反映个人的独特才能，失去了档案的参考价值。现在人事档案中有些材料在内容和形式上，无论是干部还是工人，无论是教师、科研人员还是军人、学生，无论是正式人员还是流动人员，都使用统一的格式，统一的分类，统一的保管方式来进行管理，不能根据具体的情况，分门别类地制定标准来管理，如一些鉴定、考核和评价材料都给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，内容形式相同，不能准确反映每个人的真实情况，难以有针对性的提供权威的证明材料。三是档案材料不够真实和准确，存在着弄虚作假，以档谋私现象，违背了档案真实性特征，失去了档案的利用价值。人事档案是记载一个人的经历和德才表现的材料，它的内容应该是真实、准确的，在传统管理方式控制下，“以档谋私”现象屡屡出现。现实中有个别人通过在档案中伪造干部履历、入党材料和专业证书，靠弄虚作假，平步青云走较高级领导岗位；也有单位个别领导通过档案打击报复，给职工带来极大的伤害。不同形式的虚假档案，“以档谋私”现象的屡屡出现，使档案制度的严肃性、准确性、唯一性屡受挑战。

（三）人事档案的管理模式封闭

由于人事档案工作一直从属于组织人事工作，其服务职能被管理职能所掩盖，从而造成服务方向不清晰、服务职能不明确。再者是服务手段落后，服务功能不健全，阻碍了人事档案工作的发展。人事档案是由单位的组织、人事档案部门实行全封闭的管理，人事档案除供领导或组织使用外，任何人不能接触和看到档案，包括档案员自己。人事档案笼罩着一层“神秘面纱”，这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性，因为信息垄断而使“组织意见”主观随意性增强，难免给人一种暗箱操作的猜疑。这种管理模式，已经不符合政治民主化进程的要求。

（四）人事档案管理手段落后

现行的人事档案缺乏现代化管理，高科技在人事档案工作中的推广和应用力度不大，工作效率不高。很多组织的人事档案仍旧延续纸质化的老路，管理手段还是手工操作，员工填写好履历表，提交了相关证明材料之后，就此放进档案盒锁进柜子里，不到必要时期，任何信息都无法查找。电子化人事档案的普及率低，即使存在电子档案，也仅仅停留在性别、年龄、政治面貌等基本信息的记录上，缺乏系统管理与操作，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。

三、对新型人事档案管理制度的设想

（一）明确公共部门与非公单位人事档案管理的区别，并建立相互分离的管理制度

明确公共部门人事档案的公共性质。由于公共部门雇员从事公共服务，其档案涉及公共利益，具有国家档案的性质，公共部门的人事档案通常自成一体，形成了较为完备的管理制度。中国《干部档案工作条例》和《企业职工档案管理工作规定》也明确了机关、国有企事业单位干部职工人事档案“是国家档案的重要组成部分”，当前要进一步完善这一制度，促进档案管理的现代化，同时避免将这些规定扩大到其他社会组织。

完善流动人员人事档案管理的公共服务体系和人才流动社会化服务体系。为保障流动人员权益和非公单位专有知识信息，非公单位的人事档案应以单位为中心建立，主要用于企业日常管理，不得作为个人身份证明随个人在不同单位之间调动。个人到新的单位供职服务，则新的服务单位应重新为其建立档案。个人离职后原单位应在若干年内保留其人事档案。

（二）建立当事人有效参与机制，保障当事人合法权益

人事档案管理制度的改革要以维护公共利益为改革的逻辑起点，以“以人为本”为价值取向，但在以往的封闭式的人事档案管理体制下，人事档案当事人应当享有的基本参与权、知情权、更改错误记录的和增加新的记录的建议权以及申诉权等，都被制度规避了。在这种封闭的管理机制作用下，人事档案被人为地“神秘化”，并且极大地妨碍了人事档案作为人力资源管理和保障相对人权益的正常工具价值的实现。所以，在社会出现转型后，由于社会上许多单位在招聘和使用人才方面，不再需要查阅传统意义上的人事档案或把人事档案作为单位用人的必要条件，所以这种被人为“神秘化”的组织工具也就失去了曾有的“辉煌”，成了人们眼中的“鸡肋”和“明日黄花”了。

更新人事档案的管理机制，让人事档案回归其本来的人力资源管理工具意义上来，是我们必须予以正视的一个现实问题。因此，放开人事档案的建档权和管理权及使用权，形成一种当事人参与和监督的新的管理机制，不仅可以使当事人享有必要的民主权利、保障当事人的合法权益，而且可以使各个用人单位所建立的人事档案的质量得到有效提高。

（三）规范人事档案管理，服务为主、适当收费

档案管理绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服务内容的。为适应服务人事工作的需要，要进一步完善人事档案管理立法，规范人事档案立档标准，与时俱进，科学设置，使人事档案真正成为个人行为的客观、真实的记录，真正成为用人单位广纳贤才的依据。

另外，档案综合管理部门可以授权政人事档案管理机构行使人事档案管理的行政执法权，使人事档案管理责权紧密结合，有效的实施人事档案的管理与监督职能。 在向用人单位和社会有关方面提供基于人事档案内容分析和研究的人事信息产品服务时，人事档案的管理部门可以依据市场规律，按照经过财政部门核准的价格标准，收取体现其创造性劳动价值的信息服务费。

（四）推进人事档案信息化建设，实行资源共享

为创新人事档案管理服务，提高人事档案的利用率，盘活档案资源，为用人单位及各类人才提供更便捷、更优质的服务，政府应加大对档案事业投入，大力推进人事档案的信息化建设，运用电子扫描等现代电子技术使人事档案处理从单一纸质记录逐步过渡到电子文档的转换，避免一人多档、重档、弃档、毁档等现象的发生，建立全国通用的、标准的、先进的、适用的、可靠的人事档案信息库，逐步实现信息资源契约化、社会化、电子化、法制化。

总之，人事档案虽小，但关系到千百万劳动者的切身利益，关系到中国人事制度改革进程的进一步深入，关系到依法治国和人才强国战略的具体实施，只有以“ 以人为本”和“以民为本”来进行人事档案管理制度的合理改革，才能使人事档案成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台，才能充分保障人事档案当事人的合法权利得到保障，才能解除就业者的后顾之忧，让人们安居乐业，使现有制度的既得利益者在公共平台上实现共赢，促进社会主义和谐社会建设。

[责任编辑 安世友]