论新媒体时代高校办公室的信息工作

汝一飞

摘要： 高校办公室信息工作是科学管理的前提，是“上情下达、下情上传”的重要途径，也是领导科学决策的基础和依据。办公室信息工作可归纳为信息调研、信息发送、信息管理三大类别。本文解析了新媒体时代高校办公室信息工作面临的新特点，提出了推进与创新高校办公室信息工作的有益建议。

关键词： 新媒体时代高校办公室信息工作

高校的办公室是学校的综合办事机构，基本职能有参谋、督察、协调、服务等，工作面和所涉及的事务相当庞杂。早在上世纪80年代的中期，在全国秘书长和办公室主任会议上，就明确地提出了秘书部门和办公室的工作要实现“四个转变”，即从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋划策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单纯凭老经验办事转变为科学化管理；从被动服务转变为主动服务。直到今天，这“四个转变”依然是高校办公室开展工作的指南。

高校办公室是高校中承上启下、联系左右、沟通内外的桥梁和纽带。要充分发挥这种至关重要的桥梁和纽带作用，就必须做好信息工作。因为信息是沟通的主体，信息的畅通、有效是保证办公室充分发挥各项职能的基础。在媒介技术高度发展的今天，互联网和各种新媒体的崛起为高校办公室的信息工作提供了强大的技术支撑，同时也提出了新的要求。办公室的信息工作必须顺应这种变化，不断推进，勇于创新。

一、高校办公室信息工作的内容。

信息，简言之，就是消除受信者随机不确定性的某种表征。也就是说，信息的作用和价值必须在传播的过程中才能体现出来。信息的传播是一个双向流通的过程，例如，传播的一方甲借助某种中介媒介，将信息发送给另一方乙；乙接收到信息之后，会形成反馈，这种反馈也会通过媒介发送给甲，形成新一回合的信息传播。直到双方的信息需求达到平衡，这一轮信息的流通才告终结。在社会各部门联系异常紧密的信息时代，各行各业，以及社会生活的方方面面已经越来越依赖于信息传播，信息工作成为各个组织生存发展的基础。总的说来，凡是和信息的传播流通有关的工作都可纳入信息工作的范畴。信息工作是科学管理的前提，是“上情下达、下情上传”的重要途径，也是领导科学决策的基础和依据。对于高校办公室而言，信息工作可以分为信息调研、信息发送、信息管理三大类别。

（一）信息调研。

信息调研，就是运用科学的调查方法搜集相关信息，并对信息进行分析、处理，最终为领导决策提供信息依据的工作。新时期的高校办公室早已不再是仅仅完成领导交办的各项事务的被动机构，为领导决策做“参谋”的角色日渐突出。如今的高校规模迅猛扩大，相关工作千头万绪，生存环境也日益复杂。校领导的决策已经不可能走“几个人拍脑袋”、依照经验办事的路子，必须以大量的有价值的客观信息为依据。因此高校领导的决策对信息调研工作的要求也越来越高。进一步探索信息调研工作的高效优质的方式方法，已经成为高校办公室信息工作的重要一环。

（二）信息发送。

信息发送，是指高校办公室在日常的工作中向校内、外发出信息的各项工作。高校办公室由于直接为校领导服务，所掌握的信息往往重要度大、机密性高，而且高校办公室又往往是对校内发布信息的最权威机构，责任重大。因此高校办公室的信息发送工作也比较复杂，严守纪律、准确及时、把握时机是基本要求。特别是在新媒体的环境之下，信息渠道越来越多，信息发送的模式也日趋多样化，对高校办公室的信息发送工作提出了新的要求。

（三）信息管理。

信息管理，主要是指对与工作相关的各项信息进行整理、归类、存储等工作。为了提高信息的利用率，提升信息工作的效率，必须对已使用或暂时未使用的信息进行及时整理，利用数据库等数字化的信息管理方式归类存储，建立起办公室完整、有序、准确的信息档案，为日后的工作打下坚实的基础。

二、新媒体时代高校办公室信息工作面临的新特点。

如今，我们已置身信息四通八达、传输方式五花八门的新媒体时代。新媒体，就是建立在数字技术、通信技术、网络技术的基础之上的各种媒体形式。比如，扎根互联网的有博客、微博、播客、电子书、电子杂志等；基于数字广播的有数字电视、车载电视等；以无线网络为技术支撑的有手机短信、手机彩信、手机电视等。数字技术和以网络、手机为代表的新媒体带来了信息采集和传播方式的巨变。新媒体时代，我们被包围在海量信息之中，信息的洪流在带来便捷的同时也留下了选择鉴别的迷茫；新媒体不再仅仅承载单一品种的信息符号，文字、声音、图像可以统统被装在一起，各种传统的媒介形式，书籍、报纸、电影、广播、电视也都可以被移栽进同一个新媒体的视窗；信息传播的交互性被凸，传统的读者、听众、观众摇身一变，成为玩家、用户、参与者，他们被赋予了前所未有的自主权，可以自由发表意见，甚至改变一个传播事件的最终走向。

在这样的媒体变迁的大背景下，高校办公室的信息工作也面临一些新的特点。

（一）信息来源广泛驳杂、日新月异。

在传统的信息工作中，高校办公室的信息来源主要有：各种报纸杂志、会议文件、院系或其他部门的汇报材料、教职工来信来访、座谈会记录等。这些信息来源数量不多、可信度较高，且一般都在办公室工作的可控范围内，搜集、鉴别、选择都比较简单。但新媒体的扩张，使得高校办公室信息工作的来源变得广泛驳杂，且更新速度极快。如互联网上的各类信息，数量多、内容杂，令人目不暇接，而且这些信息往往鱼龙混杂、真假难辨，需要耗费大量的时间精力去鉴别、挑选。

（二）信息传播的渠道分散、方式多元。

高校办公室在信息传播的渠道和方式上也一改传统的以红头文件为主，逐级进行传递的方式，而是更多地借助校内网站、电子政务、BBS、QQ、手机短信、微信、微博等新媒体方式进行。这些方式灵活多样，快速便捷，节省资源，非常符合当前高校内外信息传播的高效率的要求。也正因为此，高校办公室的信息流转的时间大大缩短，信息传递的模式也从封闭走向开放。当然，传播渠道的分散必然带来管理上的难度增大。

（三）信息接受者个性张扬，反馈活跃。

如今的信息接受者，由于信息的接收、使用方式都大大改变，长期浸泡在新媒体交互、自由的传播环境之中，相较于传统的信息接受者，变得更为个性化，更加活跃，更倾向于发表自己的观点。高校中的信息接受者也是如此。加之新媒体时代，各种反馈机制一应俱全，所以高校办公室在信息传播的过程中，会收到数量更多、更为个性化的信息反馈。这些反馈对于改进各项工作具有重要的意义，必须充分加以重视和利用。当然，接受者的活跃和个性化也会使工作中的“阻力”增加，各种不同的声音、批评建议等也会接踵而至。在这种情况下，合理对待、妥善处理各种声音的“分寸”就成为高校办公室信息工作的艺术。

三、顺应新媒体时代要求，推进与创新高校办公室信息工作。

如果不了解新媒体时代信息工作的新特点，不认清信息工作深刻变化的客观现实，不采取科学的应对措施，高校办公室将无法正确行使对信息工作的有效管理，难以承担起“承上启下”、协调内外的枢纽职能。因此，我们必须顺应新媒体时代对信息工作的要求，推进与创新高校办公室的信息工作。

（一）创新利用各种新媒体，实现多层次的信息开发、利用和管理。

新媒体时代，新技术、新媒介层出不穷，如校园网、楼宇电视、手机短信平台、微博、微信等，每一种新媒介都有它自身的特长和辐射的人群。高校办公室的工作人员应该紧跟潮流，学习和掌握最新的信息传播技能，并且创新地运用到信息工作中来，实现信息的多渠道采集、多层次开发和多元化管理。例如，应该充分利用校园网覆盖面广、影响力大的特点，不仅使之成为信息发布的第一平台，而且可开发成为信息资源共享和搜集信息反馈的大平台，将一部分信息调研的工作放到校园网上来进行，不仅快速便捷，而且反馈及时。再如，微博作为一个灵活的个人媒体，在青年群体中运用十分普及。高校办公室也可充分利用这一媒体，在青年教职工中搭建起一个更为人性化、活泼、有亲和力的信息交互平台。新媒体时代的传播正越来越走向个性化、分散化，高校办公室的信息工作也要顺应这一趋势，从单向、封闭、单一走向互动、开放、多元。

（二）由“信息调研”逐步向“管理咨询”递进。

信息调研是高校办公室信息工作的重点。高校办公室作为高校领导最直接的“参谋”部门，信息调研是其提供参谋的基础和根本来源。随着高校规模的不断扩大，管理和决策的复杂程度也与日俱增。为适应新时期高校科学管理和决策的要求，信息调研工作也必须走向宏观化、综合化、科学化和前瞻化，向更高层次的“管理咨询”递进。“所谓‘管理咨询是指由管理专家针对组织需要咨询的问题，深入进行调查，运用科学方法，对组织管理中存在的问题进行定量和定性的分析研究，找出原因，提出改进方案，供组织领导者进行决策，并帮助指导实施，以提高组织的管理水平和经济效益。其本质就是向组织的决策者提供‘知识的服务。”①新媒体时代，网络等技术的发达，为管理咨询的开展提供了极大的便利条件。可以充分利用网络资源搜集各方面的信息，利用数字技术对信息进行深层次的解析、整合，也可以建立网上专家库或“智囊团”，将管理咨询真正纳入长效机制。

注释：

①闻曙明，薛辉.高等学校亟须引入管理咨询机制——兼谈对高校办公室调研、协调功能的深层次理解.

参考文献：

[1]苗慧珠，孙川三.新时期高校办公室工作刍议.中国高教研究，2003，5.

[2]陈博.新时期高校办公室信息工作管理初探.湖南师范大学教育科学学报，2005，9.

[3]戴嘉宝，吴健敏.新形势下加强高校办公室信息工作的思考.浙江科技学院学报，2006，6.