年底了别再为年终总结而烦恼

陈桂鑫

每到年底，办公室总有人会为年终总结而烦恼。不仅要提交一份合格的总结给上级领导，还要把上级领导的修改意见整合处理，重新形成新的修改定案。年底工作本来就繁重，这来来去去的过程又十分繁琐。如何化繁为简，让年终总结更顺利一些呢？

偷个懒 轻松写出好总结

每到年终总得撰写各类总结报告，一篇好的总结报告能够帮我们总结成绩，找出存在的问题，并提出改进的方向。不过要怎样才能写出一篇让领导满意的好总结报告呢？

一般总结报告编写可分三个步骤：

确定总结布局提纲→收集数据资料文档→按大纲引用资料编写总结

办公室的小陈正好接到经理任务，要求写一份2012年度的企业总结报告，我们就一起来看看他是怎么写好这篇总结的吧。

明确目的，拟定总结提纲

写总结前我们必须先明确所要表现的目的和主要内容，再以这个目的为中心展开要点拟定总结提纲，理出总结要写的各级标题和层次。

总结提纲一般可以先分成开头、主体、结尾三部分。

开头部分：概述基本情况，包括单位特点、主要任务、当前形势、指导思想、总结目的、主要内容等。

主体：具体介绍取得的成绩和数据指标、成功与失败、与往年的差距等方面。

结尾：提出今后的方向、任务和措施，表明决心，展望前景。

小陈还不是很熟悉总结报告需要写的具体项目、内容，他决定偷懒一下，直接从网上搜索下载同行的总结报告范文来作为提纲，再根据自己的实际情况适当进行一些增减完善，这样就可以做出一个不错的总结提纲了（很多朋友也会想到这个偷懒的办法吧）。不过要变成自己的，还需要适当修改。

提纲出来后首先要做的就是统一设置好各级标题格式，这样后面编辑时会更清楚直观。在此强烈建议各标题的编号统一使用自动编号，标题格式则统一使用各级标题样式进行设置。这样以后增删小标题要点时编号可以自动调整，要修改各级标题格式也比较快。

由于提纲是网上找来的范文，各级标题的编号和样式都需要逐一设置，工作量可不小。对此小陈另有妙计，他针对各级标题编号的不同特点，利用Word 2010的查找替换功能三两下就搞定了各级标题样式和编号的批量设置。

删除原有编号

在“开始”选项卡“编辑”区中单击“查找”后的下拉箭头，从中选择“高级查找”。在“查找和替换”窗口中单击“更多”按钮显示高级选项，选中“使用通配符”复选项，输入查找内容为“<[一二三四五六七八九十]{1，}、*^13”（不含引号）。单击“在以下项中查找”按钮，从下拉列表中选择“主文档”，马上可以看到文档中以“一、”、“二、”……开头的标题行已经全部被选中了（如图1）。现在从“开始”选项卡的“样式”列表中选择“标题1”，即可把所有一级标题设置为“标题1”样式。然后切换到“替换”选项卡，查找“<[一二三四五六七八九十]{1，}、”替换为空，单击“全部替换”即可删除原来的文本编号。

设置正规编号

接下来设置各级标题编号就很简单了，随便选中一个标题设置好自动编号，再右击选择“样式/更新 标题1 样式以匹配所行内容”即可为所有一级标题设置自动编号。以后想修改标题文字格式或编号都是这么简单，任选一个标题进行设置后，右击更新样式即可。

对2、3级标题的格式和编号设置操作也差不多，只是需要根据编号不同修改一下查找内容。对于1、……开头的二级标题编号，只要查找“<[0-9]{1，}、*^13”即可，其它操作完全一样。含括号的编号则要麻烦点，得先在不使用通配符下查找“^p（”替换为“^pA”，把段首的“（”全部换成A，再查找

了解需要，收集整理资料

总结报告要通过总结事实、数据和成绩来得出结论和改进对策。因此只有把各种数据和资料准备好了，才能写出一篇好总结。我们需要先按总结提纲列出需要用到的各方面资料，再按记录到各部门去收集相关数据文档、表格和汇报资料，然后慢慢查看筛选搜集来的资料，从中找出能支持报告所要表述内容的事例、数据和图表备用。为了在写总结时可以快速引用，小陈在查看收集来的文档资料时，事先对总结中可能要用到的内容做了记号。

标记所需内容

在Word 2010中使用书签来进行标记既简单又实用。比如想用“2012年度财务管理计划书.DOCX”中的“2012年度管理费用计划表”，那么在打开“2012年度财务管理计划书.DOCX”查看时，就要选中整个“2012年度管理费用计划表”和表格标题等想引用的内容。切换到“插入”选项卡单击“书签”，在“书签”窗口中输入书签名为“管理费表12”，单击“添加”按钮创建一个“管理费表12”书签（如图2）。在此，书签名绝对不能以阿拉伯数字开头，否则“添加”按钮会变成灰色无法添加。照这样对那些准备用到的文本、数据、表格内容逐一用书签进行命名。在写总结时就可以不用打开参考文档，直接通过书签引用所需内容了。

此外，以后要在文档中找这些内容时还可以通过书签快速定位。你只要单击Word窗口左下角的“页面：X/XX”或按“Ctrl+G”组合键，打开“查找和替换”窗口的“定位”界面。在“定位目标”列表中选择“书签”，从“输入书签名称”的下拉列表中选择“管理费表12”（如图3），或直接输入书签名，单击“定位”按钮即可快速定位到 “2012年度管理费用计划表”中查看。

快速引用资料

当写总结需要用到“2012年度管理费用计划表”时，只要切换到“插入”选项卡，单击“文字”区的“对象”，从下拉列表中选择“文件中的文字”。在“插入文档”窗口中找到并选中“2012年度财务管理计划书.DOCX”。单击“范围…”按钮，输入要引用的书签名“管理费表12”（如图4），然后单击“插入”按钮即可插入“2012年度财务管理计划书.DOCX”文档中的“2012年度管理费用计划表”内容。按书签插入的文本，其书签也会一同插入总结报告中，我们在查看总结时，还可以通过这些书签来快速定位。

在此若不单击“插入”按钮，而改成单击“插入”按钮后的下拉箭头，选择“插入链接”，则会以链接方式插入“2012年度管理费用计划表”内容。这样做的好处是，当 “2012年度财务管理计划书.DOCX”中的2012年度管理费用计划表被修改并保存后。你只要在总结报告中按“Ctrl+A”，再按F9更新域就可以自动更新引用的内容。

精炼语言，多用数据说话

现在我们可以按提纲配合数据资料写总结了。总结中尽量少说空话，要有条理有顺序地用数据和事实说话才有说服力。对策或建议都应该在大量事实和数据的基础上进行总结。小陈发现总结中有很多数据经常重复出现，像年产值、利润、目标一类的数据，不仅在年度成绩中出现，在与往年的对比、对将来的展望中都会用到。重复输入同一数据不仅麻烦，重复多了还容易输错。万一数据有改动，还得逐一修改所有相同数据更是个大问题。对此小陈也有自己的独门秘技摆平。

标注重复数据

先在文档内选中需要重复输入的数值，例如年产值的数据“8000万元”，单击“开发工具”选项卡“控件”区的“格式文本内容控件”图标把它转成文本控件。再单击“插入”选项卡的“书签”，打开“书签”对话框输入书签名称“年产值2012”，单击“添加”按钮创建一个“年产值2012”书签（如图5）。重复此操作把各个需要重复输入的内容、数据逐一选中创建控件和书签。

快速输入重复数据

把输入光标定位到要输入重复数值的位置，单击“插入”选项卡的“交叉引用”。在“交叉引用”窗口的“引用类型”下拉列表中选择“书签”，就会在下面“引用哪一个书签”列表中列出所有书签。再从“引用内容”下拉列表中选择“书签文字”。然后在列表中选中需要插入的书签“年产值2012”（如图6），单击“插入”按钮即可插入书签所指内容“8000万元”。交叉引用窗口不会自动关闭，也不影响编辑，建议把它调小拖到旁边以便于随时插入各项重复内容。

修改后快速更新

需要修改年产值数据时，你只要修改一下开始设置书签的那个“8000万元”文本控件中的数据，再按“Ctrl+A”全选，按F9刷新，Word就会自动更正所有通过该书签交叉引用插入的重复数据。不过如果相同数据有好几个，要怎么快速找到原先的那个数据呢？这其实很简单，你只要按住Ctrl键单击任意一个重复数据即可直接跳到原始数据处。你也可以按前面提到的定位窗口快速转到书签所在位置。

不管是链接其它文档的部分内容或本文中的重复内容，每次修改原数据后都得按“Ctrl+A”全选，再按F9或右击选择“更新域”后才能更新数据，多少有点麻烦。对此我们可以设置让Word在打印前自动刷新域。切换到“文件”选项卡，单击“选项”，在“Word选项”窗口左侧选择“显示”，把“打印前更新域”和“打印前更新链接数据”复选项都选中（如图7），确定后就会在每次打印前自动刷新。

Tips

总结报告中也经常用到“详见本报告Y页XXX内容”这样的标注吧？同样可以先对引用的XXX内容设置书签，再通过交叉引用插入“标签文字”XXX。至于所在页码Y，你只要在交叉引用窗口的“引用内容”下拉列表中选择“页码”即可插入书签所在页码Y。此外，若要引用的内容是设置了样式的标题，则无需设置书签，直接在“交叉引用”窗口的“引用类型”下拉列表中选择“标题”，即可从下面列表中选择插入所需标题和页码。