会计电算化备案制度的上海经验

刘鹏程　胡仁昱　胡向阳

【摘要】 信息技术的飞速发展给会计工作带来了巨大的影响，传统手工记账的方式逐渐退出历史舞台，而被计算机和相应的专业财务软件所替代。但是大大小小的企业纷纷用计算机代替手工记账的浪潮中，怎样对各个单位的会计电算化工作情况进行管理，怎样对参差不齐的各种会计核算软件进行规范成为一个相当重要的问题。文章就上海市会计电算化备案工作的发展过程作了简要的总结，旨在为会计电算化备案工作在全国的开展提供一定的借鉴。

【关键词】 电算化备案； 会计电算化； 会计信息化

一、引言

伴随着以计算机和网络技术为代表的信息技术的不断发展和其应用的不断深化，传统的会计工作也受到其影响而产生了深刻的变革，信息技术与会计学科的结合就产生了会计电算化（信息化）这一会计学科的新领域。近十年来我国的会计电算化取得了很大的发展，经历了从无到有、从无序到规范、从独立到不断标准化的过程。会计软件作为会计电算化的载体正处在高速发展的阶段，涌现出了一大批专业软件开发公司，推出了各种会计软件，极大地丰富了会计软件市场。同时，这也给对大量会计软件和会计电算化的管理工作提出了挑战。

二、传统的审批制度及其缺陷

（一）传统的审批制度

1998年6月以前我国企事业单位会计电算化工作的开展一直使用的是审批制的方法。所谓审批制是指：是否可以实现计算机替代手工记账、甩掉手工账，不是由企事业单位自己说了算的，必须报经有关部门验收合格后，才能脱离手工账，进入正常的计算机核算状态。其具体的步骤如下：

1.申请

《会计电算化管理办法》明确规定，由各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局）和国务院业务主管部门，制定用计算机替代手工记账的具体管理办法。因此具有以计算机代替手工记账的各企事业单位须向其财政主管部门提交计算机代替手工记账申请，以表明本单位施行会计电算化的意愿并将主动配合有关部门的进一步审查。

2.检查

负责替代手工记账验收的单位在收到甩账（计算机代替手工记账）申请后，应制定甩账验收计划，并通知被审单位。依据的标准是《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》。通常审查的内容主要有：检查所使用的会计核算软件是否达到财政部颁布的《会计核算软件功能规范》，审查计算机硬件、设备配置和运行环境情况，审查会计电算化岗位设置和人员技能，审查手工计算机并行运行三个月或三个月以上的账表，审查各种制度是否健全、是否得到贯彻落实。

3.批准

对于已经通过替代手工记账验收的企业，验收审查单位应向该单位和有关部门提供甩账验收报告。在报告中应说明甩账验收的日期、会计软件名称及版本，甩账验收人、甩账验收方法、甩账验收内容、企业存在的不足和改进建议等。单位接此报告后，在对不足部分作完改进后即可脱离手工进行计算机单轨核算。

（二）传统审批制度的缺陷

在计算机代替手工记账的审批办法中最主要的一点是有关政府部门（各级财政局）在收到单位提交的相关材料后组织人员到该单位进行实地考察和验收。但是随着会计电算化的高速发展和迅速推广，这种实地验收和审批的方法暴露出了诸多缺点而不再适用。

1.随着越来越多的单位实现会计电算化，有关财政部门由于人力、物力等方面的限制无法对如此大量的会计电算化申请进行及时的验收，这种没有效率的制度安排将会对相关企事业单位和经济社会的发展造成负的影响。

2.在审批工作中采用的是省、市、县分级管理的方法，这就造成了在工作过程中验收审批没有统一的标准，造成不同单位的会计电算化工作情况参差不齐，不便于日后的管理。

3.由于受人力和技术水平的限制，评审工作只能局限在对会计核算过程的合法性认定，客观上助长了会计软件功能单一的低水平开发，不利于管理型会计软件的发展。

4.在会计软件市场上，已评审与未评审的软件并存，有违公平竞争原则。

三、会计电算化管理方式的转变

基于以上情况，我国财政部根据转变政府职能的精神，要求各级财政部门自1998年6月19日起，暂停接受商品化会计核算软件的评审申请，上海市相应地于2000年全面停止对会计软件的商品化评审。此后上海市财政局开始主动研究、探索财政部门会计电算化管理的新方式、新思路。2002年，上海市财政局印发《关于本市企业、单位实行会计电算化有关问题的通知》（沪财会［2002］41号），规定对各企业、单位使用计算机替代手工记账相关工作的管理由验收制度改为备案制度，财政部门不再组织会计电算化应用验收，上海财政部门对会计电算化的管理由审批制改为备案制，开启会计电算化管理模式的重大转变。

会计电算化备案，是指企业、行政事业单位，在实行以计算机替代手工记账（甩账）前，应到相关财政部门将电子化会计核算数据以及可见性会计文档资料进行检测、备案的过程。备案制度是会计电算化实施的重要组成部分，它的作用与意义主要在于通过备案制度，财政部门可以规范会计核算数据格式的标准化，及时纠正单位在会计电算化应用中存在的问题，保证会计核算、管理等工作的正常运行。

会计电算化备案制相对于以往的验收、审核办法来讲：从企业提出申请然后接受财政部门的检查和审核的方式变为了自己将相关的资料、数据等报送至财政部门，由财政部门来进行统一的汇总审核，是一种从被动到主动的方式上的转变。新的方式大大减轻了财政部门的负担，提高了会计电算化审核、备案的效率，同时也将促使单位自主规范自身的会计及电算化建设，将会计电算化工作中出现的问题有时候改正变为事前控制，这对于企事业单位和财政部门来说都是有利的。然而仅仅是电算化审核程序上面的改变并不能解决财政部门在会计电算化工作规范性审核方面没有统一标准，不同单位上交材料不统一、五花八门的情况。

（一）会计电算化备案制度上海先行

为了克服以上问题，在上海市财政局和相关专家的一致努力下，推出了会计核算软件数据接口规范，并经上海质量技术监督局鉴证，于2002年成为上海地方标准（标准号：DB31/T270—2002）。（2004年该标准上升为国家标准，标准号：GB／T19581—2004）

有了这一标准的数据接口，财政部门在进行会计电算化备案审核的过程中也就有了一把标尺，可以用这一标尺来衡量某一单位的会计电算化工作的规范程度。经过向上海市财政局咨询得知：具体进行检测时，备案单位提供原始数据软盘，通过数据接口导入备案检测软件，按照国家统一的会计制度形成会计报表与备案单位提供的纸质报表进行核对，审查其会计电算化核算是否符合国家规定。通过备案的单位表明其会计数据符合国家标准规范，并在会计基础工作规范管理和财务会计信用等级评定中予以认可。备案检测的重点主要集中在三方面：所使用的会计核算软件是否具备符合《信息技术会计核算软件数据接口》（GB/T19581—2004）的接口；会计资料的录入、核算是否符合国家统一会计制度的有关规定；会计基础工作是否符合《会计基础工作规范》的要求。

在对备案单位财务数据检测之后，上海财政部门针对检测结果进行不同的处理：对未通过检测的单位出具检测报告，督促电算化使用单位规范会计基础工作；对通过检测的单位，财政部门还会将《上海单位计算机替代手工记账备案表》同时抄送同级税务部门。为了避免备案单位为通过检测而伪造数据，备案单位会计机构负责人（会计主管人员）被要求承诺所提供的备案数据与实际会计数据一致，否则，将承担相应的法律责任。

（二）上海市会计电算化备案制实例

上海市在会计电算化备案方面的工作走在了全国前列，同时取得了显著的成绩和丰富的经验。上海市会计电算化备案制的成功案例为全国其他地区的会计信息化工作提供了很好的借鉴和学习的对象，特别是在标准数据接口国家标准公布以后，这种以数据接口为核心的会计电算化备案工作将会在全国范围内迅速推广。下面以上海市徐汇区企事业单位会计电算化备案为例，对会计电算化备案的方法和流程进行介绍以供借鉴：

上海市徐汇区财政局关于单位申请会计电算化备案有关事项的公示：

1.备案项目名称：单位计算机替代手工记账备案。

2.政策依据：《会计法》、《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》、《会计核算软件基本功能规范》。

3.适用范围：单位计算机替代手工记账备案实行属地化管理。即单位税务隶属关系。

4.备案条件

（1）必须保证所用软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料符合我国和国家统一会计制度。

（2）会计基础工作必须符合财政部《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》的要求，取得同级财政部门颁发的《会计基础工作规范证书》。

（3）使用的会计核算软件必须达到财政部《会计核算软件基本功能规范》的要求，符合国家统一会计制度的有关规定，并取得合法使用权。

（4）配备专门或能保证独立运行的计算机。

（5）配备专职或兼职的计算机硬件管理、操作、维护人员，会计人员必须持有《会计从业资格证书》及《会计电算化考试合格证书》。

（6）用计算机进行会计核算运行三个月，并取得合格规范的结果。

（7）需符合《信息技术会计核算软件数据接口规范》标准的要求。符合以上七个条件的单位，可向徐汇区财政局申请上海市单位计算机替代手工记账备案。

5.备案应提交的材料（表1）

值得注意的是所需材料的第三项（会计基础工作规范化证书），笔者曾实际作为上海市徐汇区一家贸易公司的代表为该企业进行会计电算化的备案工作。在备案过程中这家企业正是缺少了《会计基础工作规范化证书》，在实地咨询徐汇区财政局有关工作人员后了解到：企业若缺少《会计基础工作规范化证书》可以在进行会计电算化备案的同时进行会计基础工作规范化的审查，如果审查合格同时发放《会计基础工作规范化证书》以及确认计算机代替手工记账备案。这一两项工作同时进行的方式也是相当人性化的，不但保证了相关政策、法规实施的严谨性，同时提高了财政部门和备案单位双方面的效率。

6.会计电算化备案一般流程（图1）

四、会计电算化备案的意义

虽然有个别地区也已经开展了会计电算化的备案工作，但这些地区的工作或是过于简单、笼统，或是开展时间太短，或是工作效果不理想。因此有必要以上海市工作案例为参照，将以标准化数据接口为核心的会计电算化备案制在全国进行推广，以弥补停止暂停接受商品化会计核算软件的评审申请后会计电算化管理方面的缺失。这样做的有利方面主要有：

1.对企业会计和管理信息系统的建设具有积极作用。由于我国会计信息化起步较晚，专业商品化会计软件市场还不完善，因此许多企业采用定向开发的会计软件；或者将数据引出利用Excel等软件作深层次的财务分析。利用标准数据接口规范将使用户摆脱束缚，可以自主地完成这些工作。即使企业对会计信息系统的各模块都采用购买成品的方式，标准数据接口规范也能使用户对每个模块都采用市场上最好的产品，不必整个系统一定要使用同一公司的产品。

2.提高相关政府部门对会计信息汇总、分析的效率。上级部门对信息的汇总是管理上的需要，不同会计软件不同的数据结构对信息的汇总造成不便；另外，上级部门对下属单位的电算化数据审计时，由于会计软件众多，审查人员不可能对所有的会计软件都熟悉，因而很难利用会计软件直接操作，如用行政手段强令下级单位使用统一的会计软件定会面临许多难以克服的障碍，标准数据接口规范的实施很好地解决了这一难题。

3.会计电算化备案制度从一定程度上讲是一个促进各企事业单位会计工作及其会计信息系统表现形式标准化的过程。经过标准化数据接口的检测，各不同的会计数据就做到了“数出一门”，从而大大提高了这些数据之间的可比性和可分析性。这有利于将一个地区各单位的会计工作甚至其运行情况提供一个更加清晰合理的展示，为更好地把握该地区的经济发展形势提供一定的数据基础。

五、会计电算化备案制度经验总结和政策改进建议

1.在暂停接受商品化会计核算软件的评审申请和会计电算化应用验收后，在会计电算化备案等工作中发现单位违反会计基础工作规范、国家统一会计制度现象非常普遍，随着会计电算化备案工作的开展，单位会计工作中的不规范情况才逐渐减少。实践证明，如果没有有效的会计监督，单位会计信息质量必然会下降，进一步影响其他会计管理工作。

2.上海的会计电算化备案覆盖范围非常广：全国其他地方有销售的会计软件在上海也基本上有用户，实际上上海的会计电算化备案涉及的会计软件包括中外近百家软件公司产品；备案单位类型也覆盖了国内现有的各行各业，不仅包括不同行业、不同规模、不同所有制的企业，还包括各行政事业单位，以及民间非营利组织等。上海的经验对全国各地都可以有借鉴作用。实践证明，无论情况多么复杂，采用先进的会计信息化技术，就能实现高效的会计监督。

同时在上海的会计电算化备案中，也发现目前会计管理工作的政策力度不够，建议加强：

1.会计电算化备案检查中，发现个别单位对会计电算化备案采取消极态度，对发现的会计核算不规范不认真整改。对此，很多一线从事会计监督的人员感觉目前会计监督中规范手段力度不够，只能耐心劝解，单位如一意孤行也没什么好的办法，造成有些单位故意用小的违规掩盖大的错误，用小的代价换取大的不当得利。

2.在上海市和区县财政局开展的会计电算化备案复查工作中，发现个别单位会计电算化备案时纠正了违反相关会计规定的情况，但事后又故态复萌。所以为保证质量，会计监督应建立定期检查的制度。为了弥补政府主管部门工作人员人力资源不足的现状，应有效整合各方面资源。王军副部长曾说过：从我国近30年来会计信息化发展历史来看，会计软件厂商、咨询机构和会计信息服务商等市场主体在推进会计信息化建设中一直发挥着重要作用，可以将会计电算化备案复查和咨询机构每年的会计鉴证服务等相结合；会计软件的用户和他们的软件和服务商在业务上关系非常密切，如果能引导会计软件厂商和会计信息服务商建立规范的服务行为准则，对于企业等单位存在的会计操作不规范问题，将能够更高效地解决，降低社会成本。

六、总结

我国会计信息化的快速发展既是我国经济、社会快速发展的必然要求，也是其不可或缺的推动力量之一。在这一过程中各个企事业单位的会计电算化管理工作不断凸显其重要性，我国的会计电算化审批制度自20世纪90年代以来为我国的会计电算化管理工作提供了较好的指导方法，并且取得了很好的工作成效，为我国会计信息化的发展起到了有效的推动作用。但是同时也应到看到随着会计信息化的蓬勃发展，我国的会计电算化呈现出了与以往不同的新趋势和新现象，在这种条件下传统的审批制度呈现出了一些不适合会计电算化发展的缺陷。于是以会计电算化备案制度代替会计电算化审批制度成为了会计电算化管理工作的新趋势，其中上海市在积极探索和广泛实践的基础上创新性地实施了以会计核算软件标准数据接口为核心的会计电算化备案制度，并且取得了显著的成果，该数据接口也成为国家标准（GB／T19581—2004）在全国范围内推广。因此上海市的会计电算化备案工作作为一个相当成功的案例，对于全国其他地区会计电算化备案工作的开展具有重要的借鉴意义。●

【参考文献】

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［7］ 顾抗，胡仁昱.呼吁尽快建立会计数据接口规范［J］.中国会计电算化，2001（2）.

［8］ 胡向阳.标准数据接口规范及其意义［J］.上海会计，1999（8）.

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