优化高校财务前台报销的新思路

徐耀琪

【摘要】 随着教育体制改革的不断深入，高校财务前台工作日益暴露出在现有模式下的不足与缺陷。文章经过分析原因，提出解决问题的思路，以期进一步提高高校财务前台报销的效率，优化报销环节，营造一个井然有序的报账环境，将有利于提高高校财务管理水平。

【关键词】 高校财务； 前台报销； 新思路

高校财务管理最基础的工作是财务前台报销业务。随着教育体制改革的不断深入，高校财务前台工作日益暴露出在现有模式下的不足与缺陷，经费增长与财务人员有限的矛盾，报账人员排队焦急等待与财务人员超负荷工作的矛盾，报账人员财务制度不熟悉与财务人员之间信息不对称的矛盾，财务报销信息反馈不及时等“报账难”的矛盾逐渐尖锐。高校财务前台报销的各种矛盾日益突出，迫使高校必须采取强有力的措施，来解决这一难题。

一、高校财务前台报销存在的主要问题及成因

（一）高校财务报销存在的主要问题

1.财务签批环节有待进一步改善

根据高校支出审批制度，签字审批已由普遍实行的“一支笔”审批制度逐渐演变为“多支笔”制度，审签程序繁琐。财务报销业务需要领导层层审批，高校领导一般是教学、科研、行政身兼数职，公务繁忙，找领导签字很难一两次完成，跑三五趟是常事，签批手续耗费报销人大量的时间成本。报销人因找领导签字问题产生的负面情绪，会延伸到财务前台报销等环节，并对财务部门产生抱怨心理。

2.财务制度建设有待进一步加强

国家的相关制度建设落后，高校出现的新问题受到制约不能及时解决。而财务报销是一项政策性较强的工作，信息的了解、政策的把握至关重要。报销人对财经法规、财务制度等信息的了解程度，是直接影响经办人报销业务是否一次顺利通过的主要因素。各类报销规定和细则的修订很大程度上滞后，与实际情况脱节，势必影响财务前台报销审核工作的执行。加之经办人对制度的不熟悉，办理报销业务经办人要多次往返财务部门，占用十分有限的财务人力资源，降低财务工作效率。这些直接影响到双方的互动和沟通，也最容易产生摩擦。

3.财务工作环境与业务量有待进一步改善

财务处报账大厅每日如同集市，人头攒动，问答解释的声音相互掩盖，报销人员把整个前台围得水泄不通。在这种嘈杂的环境中，面对拥挤无序的人流，财务工作人员既要审核原始票据，又要审查签批流程的手续，一切合格后还要进行粘贴、记账等，工作强度可见一斑。财务工作人员的大脑超负荷运转，在烟雾缭绕又嘈杂的环境中久坐，势必会影响到工作的效率及质量。

（二）高校财务报销难的成因剖析

1.高校财务外部理财环境的变化

近年来随着高校财务主体的增加，各种相关的利益关系也随之变化。例如高校与上级主管部门之间的缴拨款关系，与审计、财政、税务等相关部门之间的年审、检查等监督关系，以及与联合办学各方之间的学费返还、资金分配等财务关系。而高校财务部门如何处理这些方面的经济活动之间的关系，直接影响着高校财务工作的顺利开展及学校的整体社会声誉。财务工作人员面临的外部环境更加复杂化，单靠原有的简单核算方式早已满足不了需要，这些外部理财环境的变化给高校财务管理带来前所未有的挑战。

2.高校财务资金来源渠道多元化

高校资金来源渠道随着高校自主办学规模的扩大，以及国家收费政策的实施呈现出多元化趋势。既有国家财政性拨款，又有学费住宿费收入，同时联合办学收入与科研经费拨款也在不断增加。多样化的资金进入对高校财务提出更高的要求，使财务前台的业务核算工作更加复杂化。

3.不断出台的新报销政策对高校财务的影响

国家各类财务报销政策中针对各种专项资金的管理办法就多达三十种，如“国家科技支撑计划专项经费管理办法”、“国家自然科学基金项目经费管理办法”等，各层次财务报销制度侧重点不同，所规定出的报销标准、范围有所不同，给高校财务前台报销工作带来一定的困难。同时随着社会经济的不断发展，经济政策依据的背景发生变化，在政策执行过程中难免出现与实际情况不相符或滞后性，在一定程度上影响着财务核算人员的业务判断力，增加了业务处理的难度。例如遇到政策中没有明确的事项，财务人员既要考虑票据的合法性又要判断事项的合理性，以及制度报销范围是否允许支出等一系列问题。在科研经费报销中显得尤为突出。用科研经费购置笔记本电脑、冰箱、消毒柜等此类物品，既可以用在科研场所为科研活动提供便利，又可以在家庭使用，很难界定是否用于科研项目活动的开展，经费支出的合理与否一时难以界定。

二、优化高校财务前台报销的相关措施

（一）实行网上预约报账方式

网上预约报账方式是高校财务前台工作的发展方向，也是高校数字化校园平台的重要构成部分。采用网上预约报账不受财务办公地点、时间的限制，为全校师生提供了极大便利，并实现了财务报销业务动态化管理。同时促进了财务制度的不断完善，提高了财务信息的透明度，使高校财务前台报销程序更加规范化。

网上预约报账的最终目标是无等待报销，即报销人无需再找领导签字，只需要登陆学校的网上报销系统，录入报销票据的相关信息，并通过扫描设备把报销票据扫描进网上报销系统，领导进入系统签批。报销人员按规定扫描录入信息并得到确认，投入财务处特设信箱，不到报账大厅就能办理票据的结算业务，这将大大提高财务工作效率。

网上预约报销解决了财务处前台的人流量，改变了财务报账大厅的工作环境，使无序排队变为定时定点“一对一”服务，但并没有从根本上解决报账难的问题。只有减少报销人数和报销手续总量，才能真正解决网上预约排队时间和财务前台报账难问题。

（二）实行大宗同类物品集中采购制

大宗同类物品集中采购是指同一类别的物品定时、定点集中采购，定期结算支出费用的一种采购方式。采用大宗同类物品集中采购是把办公用品等实施全校集中采购定期结算，最大限度地减少教职工报账手续总量，可以有效减少财务处前台报销人员的流量及财务处工作人员的业务量。

以安阳师范学院为例，办公电话费的报销及处级领导干部电话费的发放，就采用集中支付的方法。学校与移动公司签订协议，每半年向移动公司支付一次电话费，移动公司会推出多项优惠政策回报作为大客户的学校。例如处级领导干部电话费的发放，一名正处级领导干部每半年应享受电话补贴300元，移动公司推出优惠政策存300元话费送120元分钟话费，部门电话费也有同样的优惠。这样单位出同样的钱，个人或部门通过集中存缴得到更多话费，教职工接受起来也相对容易，并且把原本每月都会出现十分繁琐的电话费报销业务，变成每半年一次的一笔业务，大大降低了财务处前台的工作强度。

各类办公用品同样采用分学期集中定点采购，每学期开学后勤处集中收集各部门办公用品需求清单，定时定点采购。财务处前台不再报销办公用品类票据，包括科研项目经费支出范围中的办公费。

大宗同类物品集中采购提高了资金使用效率，减少了财务前台报销手续总量。同时这项措施也有效地避免了网上排队预约报销的人流量，切实解决了高校财务前台报账难问题。

（三）充分利用数字化校园平台，促进财务制度建设

首先要充分利用数字化校园平台，建立实时顺畅的沟通渠道。及时更新学校有关的规章制度、财务信息，如：报销流程、预约报销注意事项等，解决师生信息不对称问题。其次应多宣传财务管理系统的网上预约报销系统中多功能完备的查询功能，校内各部门、科研课题负责人能实时在网上查询到经费的使用和结余情况，各院系随时可以查询学生学费的缴费和欠费情况，共享财务信息。同时财务处要在财务管理系统中建立服务反馈系统，对师生提出的质疑及意见，通过多种方式及时给予答复，随时改正财务工作中的不足，切实提高服务效率，以此提升全校师生对财务处工作的满意度。

健全完善的各项规章制度是财务基础工作的有利保障。高校应采取多种措施，各部门相互配合，联系实际，发现问题及时修订制度，进一步规范高校财务行为，提升财务管理水平。

（四）实行原始票据真假查询责任制

高校财务管理环境多元化，财务人员所审核过的单据要经受审计、税务、物价等各方面的检查，甚至时间长达十年以上。因此，在审核票据这个环节中要尽量避免不必要的会计核算风险和财政审计风险。高校财务审批制度中应该明确写出，报销人提供的原始发票在到财务处前台报销前，要先自行查询票据的真假，原始票据的真假由持票人负责。财务处工作人员不再对票据进行查询，这样可以节约工作时间，提高工作效率。报销人查询票据也可以规范大家对假发票的拒收行为。抵制假发票，人人有责任。

（五）进一步优化报账审签环节

在财务报账业务中，手续繁杂且争议最多的当属科研经费。科研骨干普遍认为科研经费是个人努力所得，要求放宽审核、审批权限的愿望强烈。如果按当前的科研管理制度继续执行的话，报销人往返多次找领导签批产生的抱怨心理，会延伸到报销服务的其他环节，势必造成对财务报销前台的抵阻情绪。简化审批手续，优化签字环节，适当下放科研经费审批权限，节约报销人员的时间成本，可以极大缓解报销人员的不满情绪。

优化审签环节，实行科研项目负责人制，并用科研经费预算制来解决和规范科研经费的管理。在科研经费预算制下，要弱化经费审批权限。高校科研处会同财务处通过及时修订科研管理办法，明确规定出科研项目经费的支出范围，并对项目费用名称作出具体说明，进一步明确报账规则，清晰报销范围、审批程序，提高报账效率。例如：资料费指在项目研究过程中发生的资料收集、录入、复印、翻拍、翻译，以及必要的图书和专用软件购置费；数据采集费指在项目研究过程中发生的问卷调查、数据跟踪采集、案例分析等费用。经办人员的票据凡是符合科研管理办法规定的科研项目经费支出范围，只需科研项目负责人签批，就能拿到财务处报销。省去科研处长、校级领导的签批环节，大大缩短报销人员的时间成本，从而减少在这个环节上产生的负面影响。

实行科研项目负责人制，并不代表放松科研经费的监管力度。项目负责人签批的支出经费要对各类科研经费审计负责任，并纳入绩效考核事项中，以确保资金的合理使用及学校科研事业的顺利开展。

（六）转变观念增强服务意识

财务人员在工作中应不断搜索经验，注意收集在报销过程中出现的新问题新情况，以座谈会的形式与师生互动，互换信息，听取师生的意见和建议，以便及时修订相关的制度和办法，使报销制度更加科学合理。财务处应该紧紧围绕如何方便报销人，即从影响报销人满意度的相关因素出发，以服务型财务理念为指导，运用现代化的科技手段，逐步拓宽服务功能，以此提高教职工的满意度。使报销人和财务工作人员之间达到统一的认识，给财务前台工作人员一个相对宽松的工作环境。

总之，对传统报销模式进行改革和创新，是解决高校财务“报账难”问题的有益尝试。随着财务管理信息化水平的提高，财务报销模式还需不断创新和优化，彻底改变财务“报账难”的局面。高校财务借助发达的网络技术及网络预约报销系统中的无等待报销功能，逐步实现教职工无需到财务处前台报销现场，就可以完成财务报销业务的设想。创新高校财务报销方式，优化报销服务，营造一个井然有序的报账环境，将有利于提高高校财务管理水平。

【参考文献】

［1］ 林慧卿.浅析高校财务处前台报账管理中存在的问题及对策［J］.教育财会研究，2009（3）.

［2］ 张弥.浅谈高校财务管理工作创新［J］.财会通讯，2010（1中）：38-41.

［3］ 侯利敏.高校财务报销审核中的问题和对策［J］.会计之友（中旬刊），2010（10）.