谈科技档案的利用与保密的关系

刘红娟

随着我国经济发展的日新月异、科学技术的迅猛发展，科技档案的利用与保密工作面临着新的机遇和挑战。如何解决好科技档案利用与保密工作的关系，寻找一种既能保护技术持有单位的权益，又能综合利用科技档案的方法，这是新时期我们所面临的实际问题。

一、正确认识保密与利用的关系

借阅利用与保密从根本上说，既对立又统一，二者之间是矛盾统一的辩证关系。科技档案的信息内容属于内部信息，在一定时间和区域范围都带有一定的技术性和保密性，某些档案还会涉及到国家科技机密和企业专利等，正确划定知密范围、密级，以减少繁锁的审批手续，制定严格的借阅制度，即能使利用者全面、完整地利用所需的科技档案，又能使不宜为服务用户提供的信息内容得到应有的控制。

二、切实做好科技档案保密与利用工作

1.在保密的前提下开展档案利用

借阅利用是发挥科技档案利用的主要方式，但并不是说可以无条件地借阅利用，而是在保护档案所有者权益的基础上进行的。有时间、地点、范围限制的利用，才能科学发挥科技档案的技术效益、经济效益和社会效益，把科技档案这一信息资源转化为直接生产力。

做好科技档案的利用服务工作，应从三个方面着手。一是要提高服务意识、拓宽服务领域，在服务中求发展、求生存。二是丰富馆藏，打好基础工作。档案管理人员要做好科技档案材料的收集工作，不断丰富馆藏档案内容。就科技档案业务工作各环节来讲，档案的收集、整理、归档、立卷、鉴定和保管等工作，都是为科技档案的开发利用打基础。三是加强科技档案编研工作。要以现有的科技档案为对象，经过加工，提供简明扼要、便于查询的内容体系，包括编制科技档案目录、编写科技成果简介、专题汇编等科技档案编研资料，使科技档案利用人员及时了解和掌握科技档案的线索，随时可以利用所需的档案资料。

2.在利用的基础上加以保密

科技档案的保密工作，实质上就是为了维护成果单位乃至国家的利益。保密制度是涉密人员做好保密工作的依据，在档案利用过程中，要建立建全保密制度。档案部门对原有的科技档案保密制度要进行完善，制定系统的科技档案收集、整理、编目、编研、鉴定和利用制度，堵塞一切窃密和泄密的漏洞，充分发挥保密工作在科技生产活动中的保障作用。各业务部门的工作人员既是科技档案的形成者，又是科技档案的利用者。因此，在制定科技档案的保密制度时，业务部门的涉密人员在科技档案的形成和利用过程中，能自觉履行保密义务，使各职能部门在实施管理中有章可循。要明确规定在提供利用科技档案过程中，利用者应在规定的地点查阅档案，不得随意带走、复印或转借，借阅的档案要及时归还，对于借阅他人研究的科研课题档案，要有课题组、本部门、科研处及相关的负责人签字，档案管理部门必须严格保证档案的保密性。在人员调离、出国、离退休时，须由档案部门签字确认其是否还清所借档案，然后再办理有关调出、离退休手续。这样做就可以有效地控制因人员流动而带来的科技档案的流失，避免给单位造成损失。