浅谈新形势下如何做好高校系部办公室主任工作

【摘要】2010年5月5日，国务院常务会议审议并通过了《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》。《纲要》的提出为办好新时期的高校教育指明了方向，也提出了更新、更高的标准与要求。在新形势下，如何做好系部办公室工作，如何当好系部办公室主任，如何顺应高等教育的发展方向，是高校教育管理者应当思考的问题，对此，笔者针对高校系部办公室主任的工作特点，提出了几点粗浅看法。

【关键词】高校系部；办公室主任

系部办公室是高校教学单位进行教学、行政与科研管理、以及为广大师生员工提供综合性服务的办事机构，也是系部领导实现管理职能的主要工具与根本报障。系部办公室工作能力的强与弱，工作态度的好与坏、工作方法的科学与否，直接影响着系部的方方面面。办公室主任作为系部各方面工作的组织与管理者，其综合素质的高低直接影响着部门的工作效率与效果。如何做好系部办公室主任，笔者认为，需从以下四个方面入手。

一、勤于思考，善于分析

高校系部办公室是高校教学单位的运转中心和调度中枢，承担着教学运行、事务管理、综合服务等重要职能。作为一名系部的办公室主任，对于各种问题必须具有充分的预见性，出现问题更要具备妥善解决的能力。只有在工作实践中勤于思考，善于分析，才能不断积累经验。

（1）养成多观察的好习惯。作为系部办公室主任，平时必须养成仔细观察的好习惯。系部的上上下下，事情的前因后果，都要多加留心，并找出可能出现问题的环节，只有抱着发现问题的心态，才能在点滴中积累经验，为将来在管理中制定最佳的方式方法提供线索。

（2）养成多分析的好习惯。作为系部办公室主任，要学会在现象的观察中捕捉问题的本质，并运用科学的方法分析出问题的原因。不论是一般问题或特殊问题，只有我们透过现象分析本质，并制定出以人为本，因地制宜的方案，才能为领导的最终决策提供强有力的信息支持。

（3）养成统筹规划能力。面对纷繁复杂的情况，系部办公室需要具备很强的统筹规划能力，在工作中合理规划，分清主次。面对常规工作，我们要制定科学的计划，计划不仅要周密详实，还要有很强的可操作性。除了常规工作的计划，办公室主任还要为临时工作及突发情况留出一定的弹性时间并制定出各种应急预案，只有这样，面对问题方能做到有条不紊，游刃有余。

二、运筹帷幄，把握大局

作为部门领导的参谋与助手，系部办公室主任在领导实施决策的过程中必须在遵循与上级保持一致的原则，并充分理解学校与部门领导的总体工作思路，以此在工作中结合实际情况，制定行之有效的方法与措施。

（1）做到信息沟通的顺畅。通畅的信息是做出正确判断的基础。信息的通畅与否，来源于我们对各方消息的搜集与归纳能力。作为系部办公室主任，我们还要时刻注意各层面的消息，不论是国家的大政方针，还是学校的政策措施，都要随时搜集整理，及时上传下达，不仅如此，我们还要将各种信息进行分类与筛选，及时与部门领导交流研讨，通过集体的智慧提炼出有价值资料，并将其运用于实践之中，以此促进部门各项事务的顺利开展。

（2）做到判断准确。作为系部办公室主任，面对各项工作的同时更面临着形形色色的人与事。面对复杂的情况，我们必须理清脉络，做出判断。很多问题看似微小，实则折射出了较深的矛盾与隐患，只有分析到位，才能判断出症结与隐患的根源，据此做出科学理性的结论。通过上述过程，我们才能在工作的过程中赢得主动，把握先机，真正做到化解矛盾，隐患于无形之间。

（3）要做到团结一致。科学发展观强调“以人为本”，我们的系部正是由多个独立思考的人所组成，不论是领导还是普通教职员工，其根本任务都是为了部门建设，作为办公室主任，一定要担任好粘合剂的角色，只有充分和干部群众相接触，才能做好广大师生员工的知心人，得到上下一致的拥护与支持。

三、勤奋好学，与时俱进

作为系部办公室主任，日常接触的人群综合素质较高。面对这一人群，系部对于办公室主任只有不断加强学习，才能掌握先进的管理理念、管理方法与管理工具，并将此运用于高素质人群的管理实践中。对此，我们应从以下几个方面入手。

（1）加强思想政治方的学习。由于办公室沟通与协调的活动具有较高的政策性，因此，办公室人员必须熟练运用科学发展观理论，学习和领会党的各项方针政策。只有具备了较高的政治素质，才能够高瞻远瞩，预见发展的方向；只有具备了全局观念，才能团结群众，依靠集体的力量，把工作做实做好。

（2）加强人事协调能力的学习。处理人际关系的能力和技巧在很大程度上决定了高校系部办公室工作的效果。从与领导沟通的角度来看，办公室主任要学会倾听，做到充分领会精神，把握工作的方向。另外，办公室主任还要协助领导，广泛听取教职员工与学生的意见、建议，在这一过程中，去粗取精，去伪存真，最终将信息及时客观地反馈给领导，使得部门上下信息畅通，沟通无碍。

（3）具备优秀的语言文字能力。语言文字是信息沟通的工具。熟练掌握语言文字是一个合格办公室主任的必备能力。不仅如此，办公室主任还应具备较好的编辑水平，对于系部部门领导起草的各项文书，能够给予合理的编辑与修改，使之在各方面更加规范如法。

（4）熟练掌握各项现代办公技术手段。为了进一步提高工作效率与水平，高校系部办公室主任应充分学习各项现代化办公技能，从计算机硬件、现代办公与教学软件、现代化通讯工具、多媒体设备等几个重要方面入手进行全方位的学习，只有这样，才能跟得上时代的需要，在处理各项事务中才能更加得心应手。

四、以德为先、严谨务实

做好系部办公室的各项工作，必须以德为先，修德立品。只有在思想上时时刻刻具备了为人民服务的意识，才能在工作中勇挑重担，兢兢业业。除此之外，作为系部的工作主轴，办公室主任应充分明白一个要点，即高校舞台的主角是教师，我们是教师的服务者。只要理解了这一道理，才能在红花面前甘当绿叶，做好一名服务者应尽的义务。

做好系部办公室主任，必须做到严谨务实，淡薄名利，不做骑墙派，不当老好人。只有严谨务实，才能在工作中更好地做到坚持原则，不偏不倚，公正公开，黑白分明。只有做到上述几点，才能将部门的运转引入正轨，部门内的师生员工才会团结一心，共同进步。对于淡薄名利，这更是办公室主任的一条重要做人原则，只有心怀坦荡，虚怀若谷，才能对工作真诚付出，不求回报，在经济方面，才不会有任何非分之想。面对腐败等不良行为，我们更要坚决抵制，与之斗争到底。

作者简介:

原迪 (1980~) , 男, 北京联合大学生物化学工程学院，公共基础部办公室主任，研究实习员。