中文图书政府采购策略研究

[摘 要]

介绍了中文图书政府采购基本情况,针对现时采购中存在的问题,提出了相应的对策和建议。

[关键词]中文图书;政府采购

[中图分类号]G253.1[文献标志码]B

[文章编号]1005-6041(2012)05-0063-03オ

1 中文图书政府采购基本情况

政府采购制度最早形成于18世纪末的西方自由资本主义国家,在我国则起步较晚。1999—2002年,随着《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法》的先后出台,我国开始逐步建立和完善符合中国国情的政府采购法律体系,各地的政府采购活动也日益活跃起来,并逐渐制度化。

我国图书馆界实行政府采购始于1999年,2000年以后才开始在图书采购时采取政府招标方式。图书资料政府采购一开始主要集中在陕西、内蒙古等地,北京、上海、深圳等地反而对其采取谨慎态度。《首都图书馆图书政府采购简介》一文中提到:关于北京地区市属24家公共图书馆图书政府采购情况的简要说明显示,2004年首都图书馆对1 000万文献购置经费实行了政府采购,根据项目评估结果,从2005年起暂缓此项目的实施;北京市23家区县图书馆、少儿图书馆近半数左右实行过图书政府采购,但效果普遍不理想。^[1]广州地区的图书馆是在2003年开始实行图书政府采购的。

目前国内图书馆通常是面向中文图书招标,一年一标、两年一标的情况居多。外文图书、中外文期刊较少采用政府招标方式,这些类型文献的供应商大多具有一定的垄断特征,价格也比较稳定。

在已实行政府采购的图书馆中,采用图书采购方法较多的一是采用多家协议供应商,二是拿出部分采购经费通过政府招标方式购买图书。オ

2 中文图书政府采购中存在的问题

2.1 图书品种难以保证

图书馆中文图书采购一般是通过图书供应商来完成的,每家图书供应商都有其各自的经营方向和服务特色,不可能将公开出版的所有图书品种一网打尽,更不要说其他发行渠道的一些特色文献了。由于图书出版的不确定性,一般图书招标合同中没有也不可能列出详细的采购书目,对于学术类图书,不少图书供应商会因为其读者面窄、印数少、成本高等原因而不愿意供货。另外,政府采购作为一种规范的社会制度,只有采购金额达到一定数额才能开标。如广东省规定货物采取招标采购的限额为:使用财政性资金采购货物,批量货物价值30万元人民币以上,单项货物价值10万元人民币以上。同时,政府采购中也会要求中标商具备相应的资质,这就使一些拥有特色文献的供应商难以参加招标活动或在政府招标时中标。

2.2 经费使用周期与图书采购周期不同步

政府采购原则上是在资金落实以后才开始进行,且采购经费一般实行“零余额”制度,因此采购经费真正可以被采购人支配的时间一般是当年的5月到年底。这就使每年1/3时间的图书采访工作受到一定影响,造成一些收藏价值高、发行量少的图书的缺藏,或是一些时效性较强的图书(如计算机技术、考试、社会热点、科技动态等)因不能及时上架而降低了其使用价值。全年的图书采购任务积压到下半年,又会出现突击采购图书的现象。一些不良图书供应商会利用图书政府采购中采购对象无法明确的特点,将一些低质量图书,如盗版图书、伪劣图书、问题正版(包括重复题材、一号多书、广告传记等)提供给图书馆。^[2]另外,采访人员和图书供应商很难准确控制到货时间和到货总额,要在合同期内使“图书馆收到图书的实洋”刚好与合同所规定的数额相等有一定困难,特别对采用预订方式购买的图书。“上半年有书没钱,下半年有钱没书”正是这一现状的精辟概括。

2.3 劣币驱逐良币

图书实行政府采购不但是为了规范政府财政支出的管理程序,也是为了提高财政经费的使用效率。在政府采购的招标评分中,折扣率占有较大权重,极易出现类似“劣币驱逐良币”现象。一些图书供应商中标后往往又以降低服务水平来补偿利润,出现供应的高品质图书少、到书率低、到货时间长、数据质量差、加工水平低等情况。

2.4 合同约束力不足

图书资料是一种特殊的知识产品,出版发行机构众多,水平参差不齐,出版质量难以监控,对图书质量的评价目前也缺乏客观、统一的标准。因此,在图书采购合同中无法对图书质量加以明确界定。此外,图书资料的出版、采购和到馆验收是一个持续不断的过程,在图书招标采购合同中只能提出一个到书时限,无法给出具体的交货日期。因此,图书馆与图书供应商各自的权利、义务及责任在法律上没有严格的参照标准,图书馆无法根据图书采购合同在图书质量等问题上约束图书供应商。オ

3 对策与建议

3.1 针对文献采购特点,适当调整政府采购方法

3.1.1 预留自主采购经费。图书馆在制定年度采访计划时,可根据下拨经费的额度,预留一定比例的经费用于自主采购,以完成一些临时性、小批量的采购任务。需要自主采购的文献主要有以下几种类型:1)不公开发行的文献:如内部出版物、政府机构出版物、非正式出版物;2)不经过供应商发行的文献:如自办发行的文献、作者包销的图书;3)发行量较少的文献:如科技文献专著;4)图书馆重点收藏的文献,如特色专题文献、地方文献、工具书、年鉴、地方志等;5)读者荐购或急需补充的文献;6)古籍文献。

经过近年在政府采购的摸索,许多图书馆都已经在预留灵活采购经费方面进行了尝试,并取得了不错的效果。但是,经费预留比例仍然是一个值得探讨的问题。广州图书馆是将全年图书采购经费的5%留作灵活采购之用,基本能够满足需要。但想购买一些价格比较高的特色文献如古旧图书,这些自主经费就明显不足了。因此,有图书馆的专业人士“建议能允许有占总经费用15%—20%的自行采购额度”。

3.1.2 改进图书采购招标办法。中文图书招标采购宜以合作资格进行招标,采取公开招标中的物品协议供货形式比较适合;最好选择多个合作供应商,如有某个供应商不履行投标承诺,出现供货不及时、供货质量不保证、甚至毁约等现象,也不会对图书馆文献资源建设产生影响;在图书采购合同中只给出总的采购金额,而不明确各供应商可以分配到的采购额度,这样,各中标供应商会以提供高品质图书、到货率高、售后服务佳等优势来争取各自所能获得的最终交易量。

对于供应商来说,社科类图书和科技类图书进货折扣率是不同的。可在图书采购标书上明确标注本次招标活动中这两类图书的采购比例,以便图书供应商采取科学的报价策略,从而实现图书馆和图书供应商的双赢。

为解决优秀出版社图书到货率不足的问题,可以在图书招标书中列出本馆重点采购出版社的名称,规定其到货率应该达到的标准等。有的图书馆干脆将优秀出版社单列出来,作为一个单独的子包进行招标。如广州大学图书馆在2007年度进行图书采购招标时,就将高等教育出版社、中国劳动出版社、上海外语教育出版社、中国建筑工业出版社等4家出版社出版的图书作为一个单独的子包进行招标;西安交通大学图书馆将核心出版社与外围出版社分标段招标,效果良好。

3.1.3 争取上级支持。^[3]在政府采购图书过程中,应在维护程序合法性的基础上,尽量简化程序,提高效率。图书馆的经费属财政拨款,在每年的人大会议以后才能确定并下拨。为了减少招标对采购业务的影响,宜提前招标,购书经费下拨后进行结算。由于招标时图书采购经费仍未确定,招标图书馆需要在图书采购标书上进行相关解释,取得所有应标人的同意。2007年广州图书馆就成功实施了中文图书、进口图书、国内音像资料及软件、进口音像资料及软件等4个采购项目的提前招标(提早1个月),是进一步完善图书资料政府采购工作的有益尝试。

图书馆还可以考虑采取提前使用部分购书经费或者延长图书供应商的供货期来争取采购时间,这些措施都需要上级部门的理解和支持。2006年广州图书馆在整体文献购置经费1 000万元正式下拨前,向广州市财政局申请先行下拨了200万元购书经费,对缓解上半年不能买书的困境起到了一定的作用。

3.2 提高图书采访工作质量和效率

3.2.1 适当采取看样采购和现货书目订购方式。由于图书采购招标的标的物不是非常明确,供应商提供的图书经常会与图书馆的需求脱节。在购书的实施环节图书馆可以要求供应商提供及时、准确的各种图书的书目数据,或者提供样书来弥补品种上的不足,即专业类图书采用看样采购或现货书目订购的方式。这样既使图书馆避免了各类图书的漏采,也适当降低了图书供应商所承担的风险。

3.2.2 定期进行缺藏分析和补购。为了保证藏书建设的系统性和完整性,图书馆应定期进行缺藏分析和图书补购。^[4]例如,在公共图书馆中,通俗读物(如小说)的品种和复本量一般都较多,而专业类书籍(如数学)则反之,这两类图书与本馆馆藏的相对比例是多少?不同学科、文种、层次的文献在馆藏中应该达到什么样的绝对数量或者相对比例?怎样改善这个比例才能提高文献的利用率,最大限度满足本馆读者的文献需求?对于这些问题,很少有图书馆组织专人进行系统分析。另外,对于图书馆馆藏中的多卷书、丛书等,图书馆编目数据中是否应该对这类书用特定字段进行标记以方便查漏补缺?图书馆业务自动化系统是否有缺藏分析的功能?对这些问题的深入研究,是图书馆进行缺藏分析和图书补购的基础,也是图书馆在政府采购中保证文献品种完整的前提。

3.2.3 提高图书采访、验收人员的专业水平。作为图书馆的图书采访和图书验收人员,必须练就一双火眼金睛,对各种图书质量问题了然于胸,才能为图书馆的采购经费和馆藏质量把好关。

辨别盗版图书,可将其与版次相同的出版社出版的图书相比较,必要时向相关出版社咨询。这种方法花费的时间长,不适合采购图书品种多、数量少的图书馆。辨别伪劣图书,最有效的办法是查在版书目。但是我国目前还没有系统全面、及时准确的在版书目,所以给了伪劣图书的生产者可乘之机,也给图书馆的采访工作带来极大不便。图书馆的图书采访、验收人员要经常留意各种图书出版媒体,如《新华书目报》《中国图书商报》上的新书信息,有助于大家提高识别伪劣图书的能力。

图书馆图书采访、验收专业人员要做到:1)提高自身业务水平,对盗版、伪劣图书的印刷、装帧、纸张、内容方面的特征形成职业敏感度,把好图书的进口关。2)运用一定的采访技巧,尽量选购优秀出版社出版的图书以及知名专家、学者所著图书,努力保证采访质量。3)在与图书供应商的来往过程中要自律。

3.2.4 建设在版书目数据库。规范的在版书目具有可供性、动态性、积累性、全面性和准确性。建设在版书目数据库,有助于识别伪劣图书,有助于实现第一时间订购时效性图书,有助于提高现货书目订购的到货率。

我国目前还没有规范的在版书目数据库,《中国国家书目》和《全国新书目》反映的只是某一段时间内我国的图书出版记录,并不能反映每年市场上的书源情况和价格变动情况,无法达到在版书目的作用,相关部门应加快研究及编制的步伐。

3.2.5 规范图书采访工作流程。图书供应商为招标图书馆提供重复题材、广告传记、火线专著等内容的正版图书并不算违反合同要求,但这些图书的学术价值、使用价值不高。图书馆首先要制定科学、合理的采访方针,同时加强与图书供应商的沟通,在采选前就做好相应的准备工作,以提高采购效率。

图书预订主要依靠图书馆自动化管理系统来完成整个过程,出现偏差的可能性较小。而现场采购图书一般由图书馆的采访人员持采集器完成,采购清单交由图书馆供应商整理,在这一交接过程中极易出现“货不对单”的情况。图书馆采访人员应该在完成现采后,立即将此次采集器中的书目数据以纸质方式打印出来并签名确认,作为验收的凭证;或者将每次现采的数据保存下来,录入到本馆的自动化管理系统中形成订购数据,将到书数据与订购数据进行对比分析。オ

4 结 语

我国图书馆实行政府采购制度已将近10年,相关的争论一直不绝于耳。笔者认为,这是一个矛盾的普遍性和特殊性问题,需要用辩证法的思想来对待:一方面,图书资料的采购经费属于财政支出,采购金额较大,应该坚持实行政府采购,这是其矛盾的普遍性;另一方面,图书资料的采购有其自身的特点,在实行政府采购制度的过程中需要具体问题具体分析,这是其矛盾的特殊性。本文正是在对中文图书采购特殊性进行具体分析的基础上,提出适当调整政府采购方法、提高图书馆采访工作质量和效率等若干策略。

[参考文献]

[1] 陈 坚.首都图书馆图书政府采购简介[EB/OL]. [2009-09-30].http: //lib.njtu.educn/pub/bjtu/xswhjl/gnpx/P020070402568358438688.doc.

[2] 蔡 山,孙 梅,牛晓红.图书招标后书商供书出现的问题与建议[J].图书馆建设,2006(4):25—26.

[3] 毛凌文.图书馆藏书实行政府采购及其招标难点分析[J].图书馆论坛,2008(1):80—82.

[4] 徐祥谦.发挥图书馆职能优势 提高政府采购图书质量[J].科技情报开发与经济,2008(5):80—81.

[收稿日期]2012-05-21

[作者简介]岑均明(1973—),男,馆员,本科,广州图书馆采访部主采访员。