对现代国有医药企业档案管理工作的思考

施红刚

摘要：近年来，随着现代化企业制度的建立，我国国有医药企业现代化进程的不断深入，国有医药企业的档案管理工作也发生了很大的变化，也出现了一些新的问题。国有医药企业档案管理工作作为企业现代化建设中不可缺少的重要组成部分，势必要求档案工作更加科学规范，只有加快实施档案管理人员专业化，管理制度标准化，并注重信息资源的开发利用，实现档案管理的现代化，才能不断适应和满足企业可持续发展的要求。本文从中美档案管理的角度出发，对国有医药企业档案管理工作做了深入的调查研究，希望对国有企业档案管理工作带来指导意义。

关键词：国有医药企业；档案管理；中美比较

一、引言

2001年11月10日中国加入了世界贸易组织(WTO)，从此中国进入以经济全球化和科技全球化的为基本特征的新时期。对医药行业而言，加入WTO直接带来的是知识产权保护引发的新产品开发危机，医药企业需要加强对知识产权的保护，首先要做好企业档案的管理和利用。要建立完善自己的档案管理制度，制定一套切实有效地实施办法，并使得档案管理部门充分发挥自己的行政权力，使医药企业的档案部门在做好自己本分的档案工作的同时，能够利用自身的优势，收集各方面的信息，为企业创造经济价值。

所以，档案部门作为企业的重要环节，仅仅做好档案的整理分类工作是远远不够的。市场化的竞争环境还要求企业的档案部门提高效率，为实现企业的目标，为企业提供深入的市场调查，分析政策的变化，统计专利等方面的信息。作为企业管理工作的基础工作的档案工作能否为企业生产经营和技术进步起到更大的作用，是档案工作的关键问题，所以对于档案工作就提出了有更高的要求。

二、现代国有医药企业档案管理工作的现状

要对目前的国有医药企业档案管理所存在的问题提出解决方案，首先，我们有必要了解一下目前的国有医药企业档案管理的现状和存在的主要问题。

1.在档案数量激增的同时如何保证档案的质量

在经济建设步伐加快的过程中，企业活动的范围逐步扩展，其活动内容也是随之发生了较大程度的改变，档案的分类和数量也是越来庞杂。但随着企业产生的档案种类和数量的增加，企业文件材料的收集范围如何重新界定，如何保证企业档案的质量，使保存的档案不仅数量上更要在质量上都能适应企业要求，这是每一个企业档案从业者急需解决的问题。

2.在做好管理工作的同时如何做好档案的开发利用工作

在目前的国有医药企业中，普遍存在着对企业档案开发利用的重要性认识不够的问题，进入了重管理、轻利用的误区，导致把精力过多地用在整理工作上，而忽视了企业的长远利益，档案工作需要采用多种工作形式，提高工作效率，最大程度地发挥档案的作用，而不是仅仅将档案工作停留在整理，编目等基础工作上。

3.在信息化时代如何提高档案管理人员的素质

计算机技术的发展和广泛运用使得国有医药企业中的办公自动化水平越来越高，公务和商事活动中人们交流和沟通的手段发生了改变，逐渐由传统的纸张形式更多地走向以计算机为中介，以文字、图像、声音为表现形式的电子文件，档案管理工作也因此开始产生了深刻的变革，如越来越多的公务活动、科技生产活动和商事经营活动的记录都以电子文档的形式出现，这就要求档案管理人员努力提高自身的计算机知识水平，以适应信息化社会的高速发展。

三、中美企业档案管理的比较分析

在研究了中美两国的档案管理系统之后，我们了解到中国的档案管理系统是集中型的，一次对比的是，美国的则是分散型的。对比这两种档案系统的不同，我们发现主要有以下几个方面。

3.1服务对象不同

1.中国的档案管理系统

中国档案管理系统的建立是有层次性的。第一，中国的档案管理系统首先是为工作单位服务的，有时也包括政府单位等国家级别，这属于“超工作单位”；第二，中国的档案管理系统是为政府官员提供服务的，当然也包括为市民取证等服务；第三，中国的档案管理系统才是为普通用户提供服务的，比如说为研究单位提供数据支持以及为相关人员提供服务。

2.美国的档案管理系统

美国档案管理系统则与中国不同，即使也跟中国类似为以上单位和人员提供服务，也是一视同仁的为以上三种单位和人员服务，政府官员还是普通个人都是他们的服务对象，并不区别对待。美国的档案管理系统在每个环节上，包括鉴别、保管期限、甚至出版等都要为这三类人考虑，尽量满足他们每一方的诉求。“信息自由法”在美国的档案管理系统里是一个重要的遵循原则。甚至有时候普通大众对档案管理产生的需求会对档案管理系统产生重大影响。因为美国的档案管理系统从设计之初就是为每一个用户提供服务的，他们呢要根据用户需求的改变而不断调整自己的服务。

3.2阶段投入不同

1.中国档案管理系统的阶段投入

中国的档案管理系统的投入在不同阶段不同，其中每一階段的规划投入对整个过程影响很大，中国的档案管理系统的阶段投入较为集中，但是覆盖范围过于狭小。由此可见，最终的用户对文件的归档和筛选，并作为永久的保管对象的影响不大，档案的来源单位和最终用户对档案管理的中期也不会产生太大的影响，比如文档的整理、录入、分类等环节。只有在档案管理系统的最终阶段，也就是利用检索阶段才会受到人们的特别关注。

2.美国档案管理系统的阶段投入

美国的档案管理系统对每个阶段的投入都很大，不仅投入集中而且覆盖的范围广泛，最终用户更是对档案的归档和筛选，并作为永久的保管对象产生很大的影响。档案的来源单位和最终用户对档案管理的中期，比如文档的整理、录入、分类等环节，都会非常重视。在档案管理的最后阶段，即检索、利用阶段会给予特别的关注。

3.3档案信息化程度不同

从世界范围而言，发达国家的企业档案信息化建设非常成功。以美国为例，进入21世纪以来，美国的企业，尤其是医药行业企业的档案在现代科技的帮助下更加系统化，从信息的接收、整理、数字化采集、存储，直到提取和销毁等一系列管理流程都更加数字化、系统化。档案的类型不仅包括传统的纸质档案，还加入了现在多媒体技术，相片、图纸、音频、视频等各种介质都被用来当作档案的载体。

目前，我国的企业档案基本还是按照传统的档案管理方式进行管理，主要利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等，投入大量的档案管理人员，这种以手工劳动为主的管理模式，花费了大量的人力、物力。传统的档案管理方法在信息技术和通讯技术高速发展的今天突显弊端。

四、基于中美档案管理对比的应对措施

研究了以上这些问题，我们应当如何予以解决呢？我认为，应当从以下几方面予以落实。

4.1提高领导层对档案重要性的认识

1.提高领导的档案法制意识

进一步强化宣传教育，提高企业领导的档案法制意识，加大对《档案法》和档案工作重要意义的宣传教育力度，增强企业领导贯彻执行《档案法》，依法做好档案工作的自觉性，使企业真正把档案工作纳入企业管理的重要日程，做到人员、经费、工作三落实，切实把档案工作抓紧、抓实、抓好。

同时，加大档案执法力度，强化对企业档案工作的业务督导。以认真贯彻实施《档案法》为先导，坚持依法治档，加大档案工作的考核力度，使那些不建档和归档不及时的企业改正不足，实现档案工作的正常化。

2.提高档案在生产中的利用

首先，在档案整理工作中，将档案的门类划分清楚，尽快将归档的档案资料组卷上架，这样，就能方便生产人员的查阅；其次，热情接待前来查阅档案的工程人员，尽可能地为他们提供方便，对于一些说不清项目名称，制造年代的产品，尽一切可能，寻找线索，提供借阅服务。

在提供借阅服务的同时，宣传档案的重要性和利用意义：档案的收集和整理不是收在库房中保存不用的，档案最根本的目的是要为生产提供利用服务的。

从点滴的小事做起，就能为企业生产提供意想不到的生产效益，从而让领导在思想上认识到企业档案的重要性，为今后档案工作的开展提供方便。

4.2提高档案管理工作人员的素质和保密性

重视继续教育，鼓励档案工作人员参与社会的继续教育，从而提高档案工作人员的业务素质 。

由于企业的现代化建设加快，档案管理的方式和形式也发生了翻天覆地的变化，单一的档案室已不能满足现在企业的要求，要建立更加全面的档案科，档案资料不再单一，而是向综合方向发展，档案的种类和数量也是直线增加，这就要求从事档案管理工作的工作人员具有更加熟练的专业技能。所以，要加强从业人员的教育，提高他们的素质，这是提高工作绩效的好途径。

档案管理工作是一门特殊的工作，虽然企业的档案工作不如国家档案那样属于国家机密，但是，在如今竞争激烈的市场经济中，有许多企业档案资料属于商业秘密范畴，这就要求我们档案管理人员提高保密意识，严格把关，既能满足每位工程技术人员正常的调阅档案要求，又能将一些别有用心的人的不良企图拒之门外。

4.3提高计算机管理水平

首先，通过计算机理论知识学习，结合计算机上机操作，熟悉多媒体和网络的运用，加快学习掌握这些现代化工具的运用，通过刻苦的学习，提高自己的实际操作水平，更好地为现代化企业的档案管理服务。

其次，联系生产实际情况，例如在本人的单位，就要求档案管理人员不仅熟悉一般的办公自动化软件，更要与设计所联合，对AUTOCAD等绘图软件熟练运用，以便检查归档材料的质量情況。

最后，企业的生产建设离不开社会大环境，在INTERNET上，不仅可以发布企业的各种讯息，更可以为企业生产寻找商机。因此，完善企业的局域网建设十分重要。在设置一定的权限后，将局域网链接到INTERNET上，为企业树立良好的企业形象，并带了可观的经济效益。美国的档案馆信息化建设相当完善，当我们上网点击到美国各家档案馆的网站上之后，我们可以轻易地查阅到美国档案馆的所有馆藏资料，除部分资料有权限限制外，我们可以通过分类系统查阅各种档案资料，得到所要了解的信息。

参考文献

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