档案管理要“文武兼全”

吕舫波

[摘 要] 随着社会的高速发展，工程精细化要求的提高，对工程项目资料的管理要求也越来越高。要做好一项完整的工程项目档案，对资料管理人员的各方面素质要求有相应的提高，管理人员既要懂工程专业的术语，还需要文科的写作水平，才能完整的做好工程项目档案，它是“文理”结合的产品。

[关键词] 工程项目 文理知识资料管理

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

工程项目资料伴随工程活动的开始而产生，随着科学技术的发展而发展。社会的高速发展，工程事故的频繁产生，带给工程项目档案的完整、准确性的要求也越来越高，对项目资料管理者要求也相应提高，对其项目资料管理需要有“文理兼全”的人才。

一、理解工程项目资料管理“文理兼全”的特殊关系：

1、工程项目资料管理是具有工程专业性较强的一门学科，它是贯穿于工程建设的始终。工程项目建设从前期论证、立项申批、勘察设计、土地使用、开工备案、基建、设备等招投标、合同的签订、施工建设、竣工验收、试运行阶段等一系列活动中形成大量的文件资料，经过各个专业部门的技术鉴定，对这些有价值的文件资料进行一系列的修改、整理、编目，经过档案部门的预验收、竣工验收后，最终形成工程项目档案。

2、文件资料在整理、立卷过程中，需要具有文科专业的读写能力。整理得好坏，直接给利用、编研等工作打好扎实的基础。项目工程资料随着项目工期的长短而各不同，一个项目工程跨度长，多则几年，产生的施工单位多则好几家；少则也要1年，少则也要一、二家，文件资料都散乱在各个施工单位的手中，作为一名工程档案管理者要经常去施工现场进行指导，包括案卷的编制归档办法、分类方案，怎么拟写？要完整而有机地做好项目工程档案，集聚了工程资料管理者智慧的结晶。

3、工程项目资料管理要“理文兼管”，两者是相互联系的。

（1）项目资料管理者要具有工程的专业知识。作为一个项目的资料管理者的脑子就好象一张活的工程平面图，要了解这张平面图各个点位置的布置，里面产生多少个单位工程，这些分部分项工程散落在平面图上的哪个点的位置上，心中要一清二楚，不要把不该漏掉的点给错下。每次工程例会、竣工验收会，建设、施工方资料管理人员都要参与，最关键的一点是要去现场查看一下，熟悉这个点的位置，这个点属于哪个区域？

（2）项目资料管理者要具有文字的编写水平。了解了平面图上所有点的位置后，要把所有点都收集起来，对每个点要进行归档前的整理思路，建设方资料管理者对施工单位进行立卷整理的监督、指导职责。资料整理需要化费大量的时间，其最终目的是为了便于保管和利用。整理工作中，应遵循其形成规律，保持档案文件材料之间的有机联系，如按质监站审批的单位工程分部分项来进行立卷等，便于查找。

二、在工程资料整理过程中发现，“文理不清”对立卷整理造成的影响，体现在：

1、资料中工程名称不统一性。一个工程项目名称的确立是有文件依据性的，如每个人的名字一样，改一个名字相当复杂。但现场管理人员根本没有文字管理这种概念，工程名称随意添加、删减，造成一个项目工程资料中的名称对不起来有几十处，资料是工程实体原始性的记录，到后来无法收场的地步。

2、案卷分类模糊。举个例子如有一个已验收完的项目竣工档案表题：某某改扩建工程中间验收证书、交工证书、质量验收资料、单位分部分项划分表、桩基分部工程钢桩预制、沉桩分项工程检验记录表、钢构件出厂合格证。“分部分项划分表”是工程开始进行的，不应该出现在竣工验收的这本，查找档案一般都先看第一卷的“分部分项划分表”，再查看整个资料是否按这分部分项的内容在进行整理、立卷，“桩基”与“沉桩”分项验收应放入对应的分项的文件资料中。

3、案卷题名无法表达主题。一本案卷题名应简明、准确提示卷内科技文件的内容，不能有重复、反复的字出现。但目前通过的验收的案卷表题中出现某某工程某项工程，反复的工程出现许多，立项批文中只有这么一个工程，让人看不懂这里面到底有多少个工程，主、谓语表达不清，如上卷也出现这种情况。

4、工程的分部分项做得不明确，导致无法立卷。有的工程技术人员专业性不强，分部分项做得不是很完整、准确，就无法立出好的案卷。简单举个例子：好好的一幢房子，把它分割成两个分部，它的桩基部分，做进了桩基资料中，而它的上面部分做进了上部结构中，现场看到有这个房子，而在资料中找不出这幢房子的整体原样。

5、工程技术专业不精，造成资料在收集上有漏项。经过一段时间利用来看，项目工程产生漏项较多。一方面原因，由于工程急于验收，有5%的工程可以甩项，工程验收结束后，这些甩项内容没有人再去重视，也没人愿意接受的现象。另一方面原因，资料人员不懂专业，导致室外的给水管线等这部分资料往往在利用中查找不到。

三、要高度重视项目资料“文理”结合全方位的管理

1、领导重视是关键。目前许多人包括一些领导对项目资料人员产生误区，工程资料管理人员等同于后勤人员，简单地认为，管理人员只不过是在把资料整理成册就行了，不需要用脑，而只是简单的手工劳动。其实这种观念已被历史所淘汰，领导应各方面知识性广博，有高瞻远瞩的目光，对历史高度负责的态度，站在全局利益和长远利益看待这一问题，给档案工作者提供必要的教育培训、物质经费等的帮助，为这一时期的实体档案，为利用、编研创造条件，服务于将来。

2、提高工程管理人员的专业、理论知识水平。资料管理人员光懂档案知识还不够，还需要懂工程专业的术语，技术人员光懂工程专业知识也不够，还需了解档案知识，参加各种业务知识培训。

3、工程资料人员的要有执业责任心。虽然对资料人员有“三纳入”、“五参与”的要求，问题是做到比较困难，需要资料人员积极去应对，与各方协调、沟通，全过程介入工程的实体。对实体的工程平面分布要一清二楚，才能完整、准确、齐全地收集好资料，完整地做好工程项目档案。

结论：

“为国家管档，为民族守史”，这是中央对档案机构职责使命的最新最高定位。工程建设是一项工期长而复杂的过程，做好一个项目工程档案管理，凭借资料人员的个体力量是远远不够的，它需要领导、各个专业部门集体的力量。作为一名工程资料管理人员只有不断提高自身多方面的知识，才能对项目工程资料的完整、准备、齐全的收集，做好工程项目档案，通过档案能真实记录、准确反映工程建设的全貌，守护历史，服务将来。