基于Access数据库和Project软件体系的工程索赔管理信息系统优化策略和方向的研究

侯宇 曹先浩 李亚迪

摘要：工程索赔在工程管理全寿命周期内有着举足轻重的作用，如何快速地发现索赔机会，合理地提出索赔，是任何研究工程索赔的人员都在钻研的问题。考虑到现阶段的各种工程索赔管理信息系统还有很大的提高空间，本文在Access数据库和Project的基础上提出了建立施工日志、提供联网联机、用博弈方法对抗干扰因素等优化策略分析了Access和Project的优越性和适用性，为未来新系统的开发奠定了基础。

关键字:工程索赔 Access数据库 Project 施工日志 联机

中图分类号：K826.16 文献标识码：A 文章编号：

1.工程索赔与工程索赔管理信息系统

1.1工程索赔

在工程全寿命周期中常常会遇到“索赔”一词，索赔就是指工程合同签订后，在履行过程中，合同当事人方面并非自己过错，而因对方不履行或对方未能正确履行合同，而受到经济损失或权利损害时，凭有关证据，按一定程序向对方提出经济或非经济（如工期）补偿的要求[1]。这是一种区别于具有惩罚性质的违约责任的一种补偿行为。

索赔发生的原因有多种，大致可以归纳为招标文件、环境条件、实施方案中的某一个因素发生变化。在提出索赔的过程中要遵循客观性原则，合法性原则以及合理性原则。

我国现阶段的索赔有多种分类方式，本文主要研究在工程全寿命过程中各个参与者之间的索赔关系，因此采用如下分类方式：1、施工索赔。包括承包人与发包人间的索赔，总承包人与分包人间的索赔。这类索赔涉及施工条件或施工技术、施工范围，发生概率大，索赔费用大。2、商务索赔。包括发包人或承包人与供货人、运输人间的索赔，发包人或承包人与保险人间的索赔。这类索赔涉及物资采购、运输、保管、工程保险等方面。

1.2管理信息系统

1、管理信息系统的定义

管理信息系统（MIS）是一种由人和计算机集成，为组织结构的工作、管理和决策提供信息支持的管理系统。该系统需要综合运用计算机软硬件、数据库以及数据模型对信息进行处理与管理。它具有以下特点：

（1）以计算机为基础的人—机系统

（2）集成化的信息系统

（3）对数据库有一定的要求

（4）运用模型

（5）动态系统

2.管理信息系统在工程索赔管理中的应用

随着技术的不断进步以及计算机系统的渐趋完善，管理信息系统的理论体系也更加完善。管理信息系统已经运用到许多管理领域，在工程项目索赔管理中，管理信息系统也发挥着重要作用。现阶段工程项目具有投资大、规模广、技术复杂等特点，加之建设行业受到各方面因素制约，工程索赔几乎伴随所有工程项目，提高索赔决策速度以及优化索赔效果是每一个索赔相关人员的希望所在，将管理信息系统应用到工程索赔中，能够优化索赔决策同时大大缩短索赔周期。

2工程索赔管理信息系统的软件支持概述

Microsoft Office Access是一个将数据库引擎的图形用户界面和软件开发工具结合在一起的数据库管理系统[2]。Access还可以直接导入或者链接数据(这些数据存储在其他应用程序和数据库中)。软件开发人员可以使用Microsoft Access开发应用软件。

Access的作用体现在两个方面：1、可以进行数据录入、查询、分析。方便地进行各类统计，并可灵活设置统计的条件，这一点是Excel无法与之相比的。2、用来开发制作新软件。Access用来开发软件，低成本地满足了管理人员的各方面的管理需要，运用到工程索赔管理信息系统中可以规范工程全寿命中的索赔行为，存储各类工程数据。

Project软件是基于Windows操作系统的一款项目管理软件。其不仅可以快速、准确地创建项目计划，而且可以帮助项目管理者实现项目进度和成本的控制，同时做出分析和预测[3]。

使用Project管理软件，可以部分实现PMBOK项目管理九大职能。以九大知识体系为基础和核心，以成本、进度、质量为最终目标，全面管理成本，同时兼顾人力资源、沟通、风险、采购和综合管理。

Access数据库和Project软件是工程索赔管理信息系统的两个重要支持，它们共同构成了系统的软件体系。其中Access数据库占据系统功能实现的主导地位，而Project给予必要的技术辅助。两者相辅相成、互相依靠地优化了工程索赔管理信息系统。

2.1.软件体系在工程索赔管理信息系统应用方面的特点概述

近年来，随着建设法律法规的逐渐完善，以及工程参与者的法律修养的不断提高，索赔管理重要性逐渐凸显。本文主要研究的是如何优化工程索赔管理信息系统，在多种数据库的选择上最终选定了Access数据库，同时用以Project软件进行辅助操作，实现预定功能。以下介绍Access数据库及Project的各项特点以及它们的自有优越性。

1、操作简单，易于上手。Access数据库和Project均属于Microsoft Office的办公软件，延续了office软件的各种特征。各种向导、模板思路清晰，设计多样，数据录入、查询、分析操作简单，简单易懂。针对从事工程建设工作的人都是非专业计算机人员这一特点，Access数据库和Project在同类产品中脱颖而出。

2、空间小，易于操作。对比其他数据库，Access数据库空间占据比较小，在建筑工程中，单个工程数据的录入、存储并不是特别的多，不必使用过于繁琐和复杂的数据库，由此可以看出Access更加适合作为记录工程数据的数据库。并且project也有相同的特点。

3、宏的设计，VBA的应用。工程数据集中存储，在使用时通过人机对话进行查询，怎样准确将查询指令向电脑传输，就是工程索赔管理信息系统要实现的功能，而Access为我们提供了Visual Basic宏语言；Project中也包括了功能强大且易于使用的编程语言VBA。使用VBA可以记录或创建简单的宏，或编写复杂的程序。宏和VBA在Project中的应用，实现了其与工程索赔管理信息系统的技术对接。这就有效地实现了人机对话，节省了时间，提高了效率。

4、文件共享，联网操作，实时控制。Project可实现文件的共享。首先，文件的导入：可以打开多种不同格式的文件，例如电子表格、文字处理或数据库程序，包括Excel、Access数据库（MDB）、ODBC等。其次，文件的导出：可以把Project处理后的数据保存成Excel等软件支持的文件格式；同时，Access数据库优点之一就是可以经由网络服务通讯协议，联机到数据库；对于索赔者而言，需要能够实时访问数据库，并下载或更改数据，以提高效率，而Access数据库可实现联网操作，远程访问，这样就为数据库使用者提供了更大的便利。

2.2基于软件体系的索赔管理信息系统优化

1、数据输入与对比控制功能在索赔管理信息系统中的应用

（1）数据输入

Access主要功能是数据的输入、存储、查询和分析。施工工程中数据庞大，而我们的工作就是要在如此庞大的数据中科学合理地发现索赔的机会，然后提出索赔。Access为我们提供了良好的数据录入、查询功能，只要提前设置一定的法则，使用者在界面上按照法则录入信息后点击“录入”就可以将数据输入到数据库中。Access的“查询”功能可以在用户选择要查询的信息后，快速的查找用户想要的结果。

运用Access数据库的数据记录功能，可以建立施工日志。从工程开始进行各项事宜的记录，例如：房屋建筑一般流程，基础工程、模板工程、钢筋工程、混凝土工程、砌体工程、抹灰工程等，这些工程的起止时间、材料用量情况、材料价格浮动、甲方新的指示，还有另外可能会出现索赔的情况都要及时的记录到施工日志中，实时更新记录本，将各种情况输入到数据库中，将日志与条款自动比对，由计算机进行自动的提醒用户可以进行相应条款的索赔。

（2）对比控制

Project能够追踪索赔进度，这是对比控制的前提。首先，建立里程碑，用于监控工程索赔的进度。其次，能够实现对索赔期间的限制，即指定任务在特定日期开始或者不晚于特定日期完成。从而起到提醒与敦促解决索赔纠纷的作用，提高索赔效率。

Project为索赔系统提供索赔进度更新，这是对比控制的核心。索赔活动的进程中，时间、与计划完成的比较情况，不见得会如此顺利。Project通过“比较基准”功能，在清楚地保留原始规划数据的基础上，把计划数据与实际完成数据进行比较，产生像“比较基准”的甘特图。这样，为及时调整索赔计划与进度、实现索赔目的提供了重要的技术保证。

将Project软件与Access协同操作，Access数据库收录到各个工程开始和结束时间等数据后，由Project软件画出网络工期图，实时跟进，及时发现、分析索赔，为用户提供直观的工程信息。

2、Access数据库自动创建报表的功能在管理系统中的应用说明

报表是一种有选择的显示数据库中内容的方法。当索赔的信息生成后，需要进行书写索赔报告，Access提供了一种自动创建报表的功能，运用该项功能可以按照提示迅速方便的生成报表文件，必要时还可以直接打印。另一方面可以将报表复制到Word文档中，以书面的形式向上级领导报告或者向造成索赔的一方提出合理的索赔。

3、Access与几种索赔可能用到的Office软件之间的转化处理功能的应用

（1）、在不同的Access文件之间进行数据共享

在工程全寿命过程中会建立不只一个表，为了分类与管理的方便，属于一类的表建立在同一个文件当中，但是各个表之间并不是没有任何联系，不同的Access文件之间也会进行数据共享。当打开当前数据库后（以Access2007为例），可以点击“外部数据”标签，在“导入”工具栏中有“Access”图标，点击后进入对话框。在指定好导入的另一个Access文件之后会出现两种导入数据的方法，“将表、查询、窗体、报表、宏和模块导入当前数据库”和“通过创建链接表来链接到数据源”。第一种方法仅仅是将数据复制，而第二种方法不光复制了数据，同时原数据库的数据更改之后，当前的数据库也会相应地把数据更新。用户可以根据实际情况进行两个或者更多Access文件的数据共享。

（2）、将Excel数据导入到Access中

Excel导入Access的方法与Access文件之间的导入类似。当打开当前数据库后（以Access2007为例），点击“外部数据”标签，在“导入”工具栏中有“EXcel”图标，点击后也会看到两种导入方式，原理与Access文件之间导入相似，用户根据需要使用恰当的方法。如果原Access文件中存在表时，导入Excel时会询问“向表中追加一份记录副本”只要有相同的字段就可以进行追加，用户可以自行追加记录。

（3）、Access数据导入到Word方法介绍

生成索赔文件的方法有很多种，可以将所要写入索赔报告的相关资料进行复制，然后粘贴到Word文档中。另一种方法，比较快捷、目的性强，可以先创建一个Word文档（以Word2007为例说明），点击“邮件”标签，找到“选择收件人”图标，点击，然后“使用现有列表”命令，这个时候就要进行数据的链接工作，在对话框中找到我们索赔信息系统的数据库进行链接，然后就可以编辑这个文件了。点击“插入合并域”，找到你要写进的文件字段，这个功能是直接插入一段文字或图片。之后点击“邮件”下的“完成合并”按照要求写入全部或部分的数据。这样我们要得到的索赔依据或者是索赔所要用到的文件就可以迅速写进Word文档中了[4]。

4、远程连接Access数据库对系统优化的说明

在工程全过程中，工程建设单位、施工单位、监理单位等与工程相关的单位都希望能够实时的了解工程进度，工程建设情况，其中施工单位也想实时监控工程，最快、最有效地发现索赔机会，提出索赔。但是工程的管理者常常要跑业务、协调关系、管理现场，不可能一直坐在办公室，仅仅依靠几个管理系统来管理工程，所以就需要能够使用远程连接的方法，用任何一台设备都能远程访问到数据库。

我们可以建立一个局域网，设置一个服务器，所有数据都存储到该服务器中，在电脑中只要安装了索赔管理信息系统，并且可以连接到建立好的局域网中，就可以通过输入正确的用户名及密码进入服务器的数据库中，远程访问。同时可以在移动设备中安装客户端（例如手机客户端）这样就可以在任何地点掌控工程信息。

当局域网的设想可以实现后，我们也可以建立一个专门负责服务器的大型的管理中心，中心与用户建立信任机制，保证用户的资料不会泄露，这样就可以把网络扩大到广域网中，网络的建立更加方便、快捷，数据的共享更加高效，同时收集更多的工程案例，方便建立专家决策机制。

3软件体系的研究现状

现阶段的索赔管理信息系统，使用Access作为数据库依托的比较少，但是Access用于具体工程管理操作的案例不胜枚举。例如熊良霄和李天斌在中国地质灾害与防治学报上发表的《基于Visual Basic及Access的工程资料档案管理系统开发》，文章中解决了如何利用WinRAR软件实现文件的压缩及解压缩，如何利用SQL语言实现文件多种查询等问题[5]。鲍晓莉等在《电子商务环境下施工索赔标准及支持平台研究》中使用了CCML，在索赔主体的信息系统之间以统一的数据格式实现商务交互的信息共享[6]。陈勇强，何伯森在《国际工程索赔管理的一种新思路》中提出了初步索赔专家系统模型，和一种新的思路：索赔矩阵[7]。档案管理系统可以优化施工日志，商务交互和信息共享可以应用到联机操作中，索赔矩阵对我们在以后进行博弈模型的建立有很大的帮助。

网络计划技术在索赔管理中的关于工期索赔计算的应用是现在索赔研究的趋势之一，如美国著名的 Primavera 公司研制大型项目管理软件P3e，它们可以提供计算分析系统、信息支持系统以方便决策者进行索赔管理[8]。考虑到软件的大小和软件的适用情况，Project作为辅助软件为索赔提供技术支持。

4软件体系对于系统开发的现实意义

研究各种工程管理系统的软件发现，几乎所以的系统都会用到数据库。由于工程数据庞大，在管理中经常要用到数据的查询、分析等功能，仅仅依靠Word，Excel等简单的办公软件是不够的，所以需要数据库做支持。选定Access和project为我们进行优化工程管理索赔信息系统的软件，是在考虑到他们的优越和协作后得到的最好结果。

使用Access不仅仅是为了存储各种工程的数据（包括文字、图片），还要存储最新的FIDIC文件，然后使用Access将用户录入的工程信息与FIDIC文件比对，进而发现索赔的机会，提出索赔，争取利益；由于使用Access数据库，施工日志的建立有了依托，施工日志的查找更加方便；使用Access数据库之后，联网更新数据变得快捷、方便；通过使用Access的数据分析功能，VBA的应用等可以进行索赔值的计算。

分析Access数据库的特点和功能后可以发现，Access数据库对于系统的开发有着重要的支持作用。进一步开发会发现这样的数据库会十分的实用。

5系统的开发方向以及开发预测结果的描述

研究其他的索赔管理信息系统后发现，1、很多系统索赔方式都比较单一，但是工程会遇到很多的不确定性，所以不能将索赔的分类想象的过于简单。2、索赔的双方在其他的系统中并没有得到充分的分析，而实际情况是索赔的双方有很多种组合方式，需要进一步的分析。3、其他的索赔没有建立施工日志，仅仅是索赔发生后人工的进行输入系统，比对合同。4、系统没有进行联网，很多更新不能做到及时有效。

所以基于以上的分析和研究，我们可以对原有的系统进行进一步的优化。1、使用Access后可以存储各类索赔实例和各类条款，这样可以应对更加细致的索赔分类；2、运用博弈的思想，使用矩阵的方法，分析业主、施工单位、监理单位的三方博弈，而Access可以进行数据的求和、求差、求积等操作用于矩阵的模拟。3、索赔在实际情况中有很多干扰因素。使用Access建立施工日志，可以提前预测一部分索赔；使用Project软件对索赔项目进行进度跟踪和进度更新，实时掌握索赔动态，使得软件使用者在各种动态变化中掌握索赔控制的主动权。4、对于Access和Project的联机功能在本文中已经反复的介绍过了。

参考文献:

[1] 李启明,土木工程合同管理（第2版）[D],2008,东南大学

[2]Step by step Access2007 循序渐进教程[D],2008,科学出版社

[3]杨志波,Project2010从入门到精通[D],2010,电子工业出版社