浅谈运用计算机管理会计档案的重要性

徐璐

摘要：原有的会计档案管理方式已经不能满足现状，采用计算机管理纸质会计资料和电算化数字资料，可以大大提高学校会计资料管理的水平，并为今后提供快捷、方便的利用服务，是学校会计电算化应用中的重要环节，也是当前学校财务档案管理中不可或缺的主要内容。

关键词：财务档案管理现状；会计档案的特点；计算机管理会计档案

Abstract: Original accounting records management can no longer satisfied with the status quo, using paper computer management accounting information and computerized digital data, can greatly improve the level of the school accounting data management, and for the future to provide fast, convenient use of services, an important part of the schools computerized accounting applications, is also an integral part of the school financial records management main content.

Keywords: financial records management status quo; characteristics of the accounting files; computer management accounting files

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104（2012）

学校会计工作从手工记账改为采用会计电算化记账已经10年有余，“办公无纸化”的口号也已经喊了很多年，但在实际会计工作中，因为会计档案的特殊性，纸质资料并没有比手工记账时代减少，特别是近些年，学校会计业务逐渐多样化业务量也随着教育事业的蓬勃发展，成几何形增长，加之教育系统采用国库集中支付后，连年支付政策和记账科目的不断变化，会计档案有逐年增多的趋势，除了传统意识上的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料外，更新的“新型”会计档案不断出现。原有的会计档案管理方式已经不能满足现状，采用计算机管理纸质会计资料和电算化数字资料，可以大大提高学校会计资料管理的水平，并为今后提供快捷、方便的利用服务，是学校会计电算化应用中的重要环节，也是当前学校财务档案管理中不可或缺的主要内容。

1. 目前学校财务档案管理现状

1.1 储存环境欠妥

早期电算化会计生成的是电子输出档案，即通过打印输出的纸质凭证、账簿和报表。较早的针式打印机色带输出的纸质资料原本不够清晰，又受空间、经济条件限制，经日晒、风化，字迹极为模糊，有的甚至已消失。

1.2 早期软件、程序存留不利以及运行程序版本的更新，造成了原有数据资料的虚设。如在早期DOS系统环境下，生成的磁性数据资料，虽保存完好，但原有运行环境已不复存在，现今程序又不能兼容，多数数据已不能再现，形同虚设。

1.3 老化机器的淘汰以及机器设备的快速更新，造成了新、旧运行环境脱节。如早期微机上运行的win3、win95等，已难在现今机器上顺畅运行。

1.4 纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步，会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，学校基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计室记账电脑中，即便是定期向上级主管部门移交，也只移交纸质会计档案。

1.5 学校实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，学校记账电脑中的数据连年累计增多，日常缺乏对记账电脑的维护和更新，记账电脑运行速度逐渐变慢的情况普遍，一旦记账电脑出现病毒入侵，或灾害性事件发生，硬盘中多年的会计数字资料难以恢复，破坏了会计资料的连贯性，也给以后的查阅工作带来麻烦。

1.6 现有财务人员缺乏专业档案管理知识，会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，学校会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，更没有利用计算管理档案的意识。各学校普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各学校制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中，基本是“传帮带”的工作模式。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上利用计算机科学管理。

随着教育系统会计电算化的不断发展，学校财务电子档案的形式和数目日渐增多，更多替代了原有传统财务档案的功能和效用，财务电子档案的管理也应得到应有重视。传统的会计档案管理模式已经不能满足现在学校财务管理的需求，利用计算机管理传统纸质财务档案和新型的数字型财务档案，将成为学校会计档案管理现代化的发展方向。

2.用计算机管理会计档案的特点

2.1 运用计算机管理会计档案不仅保留了传统意义上的纸质会计档案，而且还包含存储在计算机硬盘中的数据及其他磁性介质或光盘存储的数据。即会计档案存储管理的范围和领域扩大了。

2.2 传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计“新型”档案必须在特定的计算机硬件与软件系统中才可以使用，才具有生命力。即会计档案的调阅需要一定的软、硬件环境。

2.3 运用计算机管理会计档案的载体，不光是通过打印机等输出的传统意义上的纸张资料，更主要的是磁性介质或光盘。即会计档案的保管不仅是纸质资料，而且更重要的是磁性介质或光盘。

2.4 运用计算机管理会计档案具有易遭损坏，难留痕迹的特点，同时又受计算机的质量、存放环境、存储信息的有效期等条件的影响，即对会计档案资料的安全性、完整性要求更高。

2.5 实行运用计算机管理会计档案的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计档案工作更需要科学地管理。

2.6 运用计算机管理会计档案，要求从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识，而对系统安全性，则更因为网络与计算机本身的原因而提高，同时也对个人安全操作使用提出了新的需要。

3. 学校会计档案管理工作如何运用计算机管理

学校为了更有效地运用计算机快速、准确的特点，为学校教育教学工作提供所需的会计信息。我们必须分别做好会计档案的收集、管理与保存、利用等方面的工作，利用计算机使会计档案管理工作现代化。

3.1 会计档案的收集。运用计算机管理会计档案，收集是指定期 (如一个会计年度结束)，把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上，使之形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件编号保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

3.2会计档案的保存。由于计算机管理会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，将AB两备份存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个电算化会计系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。

此外，还应注意计算机管理会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。会计电算化系统中的数据有了AB份的保存归档，因数据资料过多带来的记账电脑速度缓慢时，就可以考虑采用清楚数据的办法，给记账电脑“减负”。

3.3 会计档案的利用。即会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(l)所调阅的会计档案的版本号与当前会计软件系统版本号一致，此时只需将您所需调阅的档案通过计算机软件系统中的档案调阅（或数据恢复）功能进行调阅即可；(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计软件系统版本号不一致，此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的计算机系统，然后再进行调阅。

3.4 加强会计人员岗位培训。提高会计档案的案卷质量，会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。对会计档案管理人员设立奖惩措施，奖勤罚懒，使物质奖励、精神奖励与相应处罚同步，鼓励会计档案管理人员积极参与相关业务知识的学习，坚持岗前培训，合格上岗。通过竞争激励机制的引入，使会计档案管理人员的业务水平、综合素质始终处于动态的发展过程，促使会计档案管理人员安于并乐于从事会计档案管理工作。同时，档案部门和财务部门要联合起来，组织会计人员学习《会计档案管理办法》和本校的会计档案管理制度，使每位会计人员认识到会计档案和会计档案管理的重要性，保证会计档案归档前各项工作的完成质量。对会计档案的使用要严格借阅手续制度和使用权限制度，电子会计档案信息未经单位负责人同意严禁拷贝给其他单位或个人，会计数据盘片不得带出档案室外。另外，对存储会计档案信息的盘片应定期检查，防止出现人为或自然损坏等问题，造成电子会计档案信息的丢失。

4.结束语

运用计算机整理会计档案有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。实行计算机管理会计档案之后，除了日常的事务外，我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范等问题。做好了以上工作，我们有理由相信运用计算机管理会计档案的工作一定会更好。