浅谈信息化图书管理的优势和必要性

邵霞

摘 要：在知识爆炸的信息时代,社会各界对文化与信息的需求量比以往任何一個时代都要大得多,在这样的条件下,图书管理应适应时代需求,与时俱进,借助信息时代的科技手段,更加高效地储存各种文化信息,管理各种文化信息,提供和传递各种文化信息,以满足社会各界文化信息使用者的需求。

关键词：传统管理；现代管理；信息化需求；功能特点

一、传统图书管理的特点

传统图书管理以保证藏书和管理藏书为重点,主要开展馆藏,对图书进行分类、编目、查询、资源共享和传递等工作,其主要特征是:第一,图书的管理呈封闭式，具有自我建设、自我服务的特点。同时,也没有联网式地对社会资源进行有效集合,没有资源共享。作为教育机构,与现今信息时代的知识信息传递特点相比非常落后。第二,管理和服务被动。图书馆通常是等待读者自己上门,图书馆人员的工作只局限在做馆内图书的管理和保存工作，而不做新资源宣传与公布的工作。其实在绝大多数时候，信息使用者们不会轻易想到图书馆拥有他们需要的一些重要信息。因此图书馆也需要主动进行信息宣传工作和适当的信息介绍工作,主动寻找读者和市场,更好地为社会服务。第三,服务层次单一。大多数图书馆由于是院校或城市政府的公共附属机构,由于长期拥有固定的读者群而逐渐具有行政机构的气质,没有竞争,没有主动寻求市场的必要性,难免服务效率低下,服务层次单一。

二、图书管理系统应用需求

图书管理系统需要满足来自三方面的需求，这三个方面分别是图书借阅者、图书馆工作人员和图书馆管理人员。图书借阅者的需求是查询图书馆所存的图书、个人借阅情况及个人信息的修改；图书馆工作人员对图书借阅者的借阅及还书要求进行操作，形成借书或还书报表给借阅者查看确认；图书馆管理人员的功能最为复杂，包括对工作人员、图书借阅者、图书进行管理和维护，及系统状态的查看、维护并生成催还图书报表。

图书借阅者可直接查看图书馆图书情况，如果图书借阅者根据本人借书证号和密码登录系统，还可以进行本人借书情况的查询和维护部分个人信息。一般情况下，图书借阅者只应该查询和维护本人的借书情况和个人信息，若查询和维护其他借阅者的借书情况和个人信息，就要知道其他图书借阅者的借书证号和密码。这些是很难得到的，特别是密码，所以不但满足了图书借阅者的要求，还保护了图书借阅者的个人隐私。

图书馆管理人员功能的信息量大，数据安全性和保密性要求最高。本功能实现对图书信息、借阅者信息、总体借阅情况信息的管理和统计、工作人员和管理人员信息查看及维护。图书馆管理员可以浏览、查询、添加、删除、修改、统计图书的基本信息，但不能添加、删除和修改借阅信息，这部分功能应该由图书馆工作人员执行，但是，删除某条图书借阅者基本信息记录时，应实现对该图书借阅者借阅记录的级联删除，并且还应具有生成催还图书报表并打印输出的功能。

三、建立信息化图书管理系统的必要性

图书馆管理系统属于典型的信息管理系统,建立图书馆的信息管理系统能够对图书进行合理化、信息化管理,这是现代图书馆管理的重要部分。为适应信息技术高速发展和信息化建设的需要,应率先开发与设计适合管理特征的图书馆管理系统。

图书馆作为一种信息资源的集散地，图书和用户借阅资料繁多，包含很多的信息数据的管理。现今，有很多的图书馆都是初步开始使用，甚至尚未使用计算机进行信息管理。根据调查得知，他们以前对信息管理的主要方式是基于文本、表格等纸介质的手工处理，对于图书借阅情况的统计和核实等往往采用对借书卡的人工检查进行，对借阅者的借阅权限以及借阅天数等用人工计算，手抄进行。数据信息处理工作量大，容易出错；同时由于数据繁多，容易丢失，且不易查找。

数据处理手工操作，工作量大，出错率高，出错后不易更改。图书馆采取手工方式对图书借阅情况进行人工管理，由于信息比较多，图书借阅信息的管理工作十分复杂。一般借阅情况是记录在借书证上，图书的数目和内容记录在文件中，图书馆工作人员和管理员只是当时对它比较清楚，时间一长，如要进行查询，就得在众多的资料中翻阅、查找，造成查询费时、费力。如要对很长时间以前的图书进行更改就更加困难了。

基于这些问题，有必要建立一个图书管理系统，使图书管理工作规范化、系统化、程序化，避免图书管理的随意性，提高信息处理的速度和准确性，能够及时、准确、有效地查询和修改图书情况。

四、开展信息素质教育服务

图书馆有必要围绕信息意识、信息能力和信息道德三个维度来教导读者，让用户认识信息价值并最大限度地应用信息，最终获取信息。信息道德是读者在获取、利用信息的过程中要遵守的规章制度、法律规范以及伦理道德等,这部分内容主要包括以知识产权为主体的法律知识,及以此培养读者的信息道德。

我们一贯秉承的人文精神在不断传承和发展，在各个时期，诠释着不同的人文内涵。今天，以科学发展观为指导的中国正朝着民主、富强、文明的未来高歌猛进。社会的繁荣和开放让公共图书馆人的心里充满着对未来的美好憧憬，维护和保障人民群众的知识权利无疑将进一步体现在图书馆人文精神之中。时光荏苒，让我们尊重过去，开创美好的明天。