水电工程设计档案归档完整性的管理方法探讨

2012-04-15姜农英

水电站设计 2012年3期

姜农英

(中国水电顾问集团成都勘测设计研究院，四川成都 610072)

1 前言

我国水电事业得到了超快发展，取得了举世瞩目的成就。水电事业的快速发展，也对水电工程档案的管理提出了更高、更严的要求。水电工程设计档案作为水电事业发展的无形资产，在水电事业中的作用和地位日益凸显出来，无论是施工过程、还是竣工、交接验收过程，它都成为水电事业不可缺少的重要组成部分，尤其是在突发事件的处置中，更显示出其重要性。2008年的汶川大地震，对唐家山堰塞湖的处置，以及对受到地震严重影响的映秀湾、太平驿等水电站大坝的处置，充分显示了水电工程设计档案是生产力要素的重要资源和具有“工作考查、科学研究、经验总结、技术交流”的作用，为夺取抗震救灾的胜利，作出了积极的贡献。加强水电工程设计档案归档完整性的管理，是从源头上、基础上做好水电工程设计档案的归档工作，使其能够完整地体现全面性、权威性、应用性的一个重要环节。然而，一些水电设计单位存在水电工程档案不齐全、不完整的现象，直接影响了水电工程档案的质量，给档案的利用带来很大的局限性。因此，加强对水电工程设计档案完整性管理方法的研究，尤为重要。本文结合工作实践，就这个问题作一初步探讨。

2 水电工程设计档案归档完整性的基本要求及归档不完整的原因

水电工程设计档案归档的完整性应当体现“完整、系统、齐全”这一基本要求。但水电项目多、规模大、投资大、工期长、覆盖面广、结构复杂等特点，使水电工程设计档案的文件材料归档存在着很不完整的现象，表现为：建设周期长、时间跨度大、人员变化多的设计项目档案资料不完整或被丢失；工程设计图以外的其他文件材料(如会议纪要、科研项目文件材料、设备文件材料、计算稿)长期滞留在处室或个人手中；外出活动所形成的衍生文件材料未纳入归档的范畴。文件材料呈自发形成和自我保管状态，若无科学的保管和管理，将造成档案材料的损坏、失效、丢失、泄漏，破坏了材料文件的系统性和完整性，以至无法利用和保存，降低了档案资源的“完整、系统、齐全”，影响了档案的质量和使用价值。究其原因，主要有：

(1)认识问题。不论是领导还是相关人员，站在各自的岗位和角度，缺乏对档案归档管理的系统的、全面的认识，对档案的管理检查、落实不到位。

(2)制度的问题。对档案管理没有形成一套完整的系列制度，或执行制度不严格，使归档的目的、时间、原则、要求范围不明确，存在随意性。

(3)人员问题。工程技术部门的领导与技术人员对归档范围不熟悉，使该归的不归，甚至将文件资料视为个人财产，不按规定的归档要求办理；再则就是档案部门人员少，面对点多面广的档案材料主动收集存在困难。

3 提高水电工程设计档案完整性的认识和工作力度

提高水电工程设计档案的完整性，是档案管理部门保证档案的来源和质量的最基础性的工作，收集、保管、利用三大要素缺一不可，收集是基础的基础。从水电工程设计档案的价值来看，其完整性就显得尤为重要和突出。完整的工程设计文件材料是整个工程项目从设计到实施和完成的全面记载，反映了工程技术人员认识掌握工程项目本身规律和本质的全部真实过程。这个过程的记录是工程技术人员智慧的集中体现，具有承前启后的重要作用，是借鉴前人的成功经验，吸取精华，进一步推进水电事业发展的宝贵财富。相反，不具备完整性的文件材料档案的价值则会大打折扣。努力提高工程设计文件材料归档的完整性的认识和工作力度，是档案部门和工程部门全部工作的重要的基础环节。

从水电工程设计文件材料固有的特点来看，必须提高工程设计文件材料归档的完整性。水电工程设计文件具有形成的自身规律性和阶段性，设计方有预可行性研究、可行性研究、招标设计、施工详图等阶段，多阶段的文件材料是一个统一体，具有承上启下、相互作用、相互关联的作用，任何一点的材料缺失都会影响工程设计档案材料的完整性，从而降低使用价值。工程设计作为一个系统工程，其文件材料具有多行业、多专业性质。对于水电工程设计，除了水电专业外，还有交通、机电、建筑、地勘、测量、移民搬迁、安置等多种专业技术人员相互配合共同完成，决定了工程设计文件材料是集多专业、多人员的心血与成果的结合体。多部门、多专业的文件材料都有其特定的文件，内容不分主次，都是工程设计档案无可取代的重要部分，不能混淆，更不可避重就轻。只有全面收集归档，才能形成完整性较强的水电工程档案。水电工程设计文件固有的阶段性、多学科性、系统性，决定了其归档完整性的必要性。

4 水电工程设计档案归档完整性管理的办法

针对工程设计文件材料归档中存在的不完整性的诸多问题，加强对水电工程设计档案归档完整性管理办法的研究，是一项非常必要和紧迫的任务。针对存在问题的原因，应当从制度、人员、措施等几个方面着手，形成和完善水电工程设计档案归档完整性的管理办法。

4.1 借鉴“三纳入、四参加、四同步”的实践与思维

近来来，“三纳入、四参加、四同步”理论的提出与实践，为档案归档的完整性，提供了一条清晰的思路和解决归档不完整性的方法。“三纳入、四参加、四同步”，即将档案工作纳入领导工作仪事日程，纳入单位规章制度及工作流程，纳入有关人员的经济责任制或岗位责任制；档案部门或档案人员参加产品成果、科研设计审定、项目验收、设备开箱验收或引进项目接收，负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统；单位下达项目计划任务应与提出项目文件材料归档的要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完成归档同步。其中，“三纳入”是提前控制思维的体制制度保障；“四参加”是参与控制思维在档案管理中的最佳切入点；“四同步”是控制思维的延伸和扩展，是全程管理的实施方式。

4.2 建立完善的归档制度，用制度化、程序化的方法保障档案的完整性

要做到水电文件材料归档齐全完整，必须要从制度上约束，制定完善的归档制度，明确归档的目的、时间、原则、要求、范围等，使档案部门与相关部门有章可循。为增强权威性和约束力，应依据《档案法》等有关法规制定归档制度。归档制度一经建立，则严格执行，以发挥实效。

确立明确、细致的归档范围。依据国家归档范围的相关规定，结合水电工程设计活动的特点，制定明确、详细的归档范围，是保证归档齐全的重要前提。归档范围应适度从水电工程设计的整体概念出发，根据工程设计中形成文件材料的种类，把握重点、兼顾全面，明确、详细地规定出各个设计阶段的归档范围。

建立逐级管理责任制。责任制是加强工作责任心、提高效率、保证秩序的一项有效措施；建立由分管领导—档案管理部门—项目负责人—项目组兼职档案员组成的逐级管理责任制，把归档工作落实到具体人员的岗位职责，可以使档案收集工作跟上工程设计工作的每一环节，避免遗漏设计活动中形成的文件材料。

编制归档通报和设立联席会议制。根据需要定时召开联席会议，总结归档情况，对质量好、归档率高的项目组予以表扬，批评警示归档率差的项目组。通报结果与设计人员的项目承包奖、设计评优奖挂钩，促进归档材料的完整、准确、系统。

阶段定期归档制。按预可行性研究、可行性研究、招标设计、施工详图等阶段的归档范围要求，分阶段定期归档。基本建设是按照一定的程序依次进行的。大、中型工程项目设计的周期性较长，时间跨度大，相关人员变动也较大，如不分阶段归档，大量的文件材料长期积压在形成部门，对生产业务部门是一个很重的负担，而且不利于维护有关文件材料的完整性和安全性。

随时归档制。对时间紧、任务重的项目，设计人员需加班加点工作，文件材料形成很快，分阶段定期归档制已无法满足需要，需要建立随时归档制，加快节奏，提高效率，变定期归档为随时归档。