数字水利档案馆建设探析

刘晓艳

(北京工业大学 100022)

党中央、国务院高度重视水利工作，2011年中央先后出台一号文件、召开中央水利工作会议，对水利改革发展作出了全面部署。伴随着水利事业的蓬勃发展，近年来水利档案数量激增，水利工作对水利档案管理和利用要求不断提高。而与此不相适应的是，水利档案管理水平不高，管理手段比较落后。加快推进水利档案信息化建设特别是数字水利档案馆建设已迫在眉睫。

1 建设数字水利档案馆的必要性

水利档案是指水利系统各单位，在从事水利工作及相关活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、数据等各种历史记录，是水资源管理、防洪抗旱和水利工程建设等的重要依据，也是国家档案资源的重要组成部分。

数字水利档案馆则是指收集电子水利档案并将纸质、照片、声像等传统介质的馆藏水利档案数字化，通过网络设备进行管理和利用，是传统水利档案馆功能的延伸。数字水利档案馆具有馆藏数字化、存储海量化、服务网络化、信息共享化、形式多样化等特征。

1.1 数字水利档案馆是信息时代发展的必然结果

20世纪50年代末，由于计算机的出现并逐步普及，信息的数量、传播速度、处理能力和应用程度等都以几何级数的方式增长，信息在社会发展中所起的作用越来越大，和能源、原材料并列为自然界的第三大资源。人类由此进入了信息时代。20世纪末互联网的发展和普及更是引发了前所未有的信息革命和产业革命，信息爆炸时代已经到来。今后，随着以下一代通信网络、物联网、三网融合、新型平板显示、高性能集成电路和云计算为代表的新一代信息技术的发展，社会全面信息化必将走向高潮。水利档案作为一种重要的信息资源，不可避免的受到时代的冲击。随着水利电子档案数量激增，以及对水利电子档案利用需求的迅猛增长，如何管理水利电子档案并为用户提供快捷服务成为重大难题。传统水利档案馆显然已经无法满足信息时代的要求，只有扩展传统水利档案馆功能，加快建设数字档案馆才能解决上述难题。

1.2 建设数字水利档案馆是水利事业发展的内在需要

我国水利事业发展已经进入了新的历史时期，水利工作逐步从传统水利向现代水利和可持续发展水利转变。水利信息化建设步伐不断加快，水文站网、水资源自动监测系统、国家防汛抗旱指挥系统、水土保持监测网络系统建设都取得了可喜的成绩。随着水利事业的发展，信息量不断增大，传统的水利档案管理方式很难保证档案的利用效率和管理质量。水利工作的快速发展要求水利档案工作必须逐步改变过去传统的工作手段与工作方式，大力兴建数字水利档案馆，统一管理水利工作中产生的大量电子信息，并将其他介质水利档案数字化，为水利现代化工作提供便捷的网络化服务。

1.3 建设数字水利档案馆是做好水利档案工作的必由之路

水利档案利用频繁，水资源管理、水政监察、水行政执法、水利建设、防洪抗旱等都离不开水利档案。传统水利档案馆管理模式下，档案利用时间、精力耗费多，利用门槛相对较高。用户必须到档案馆借阅档案，借阅手续较为繁琐，检索效率准确率较低。借阅档案前，必须明确查询线索，然后检索相应目录才能查到所需的档案实体。如果查询线索稍有出入，要查到所需信息即如大海捞针。检索到档号后，查找实体方法专业而复杂，需要由专职档案管理人员完成。而目前水利档案专职管理人员普遍较少，加之水利档案种类多、数量大，于是大量水利档案利用需求与水利档案管理人力不足之间的矛盾日益激化。此外，传统水利档案管理主要对水利档案实体进行管理，所以每次档案利用大多提供档案原件。随着档案利用的增多，档案原件的损害程度日益严重。建设数字水利档案馆，可以克服水利档案利用在时空上的障碍并简化档案利用业务流程，用户可以通过网络应用平台直接到数字水利档案馆中快速、准确地查找所需档案信息进行利用。

2 数字水利档案馆应实现的功能

数字水利档案馆是数字水利档案信息资源高度整合、网络利用便捷的现代化服务型档案馆，应该具备收集、管理、保存、利用数字水利档案信息的功能。

2.1 水利档案数字化和电子文件采集功能

传统水利档案资源大部分是以纸张、胶片、胶卷等为载体。这些档案信息完全依附在档案载体上，无法与载体分离。对于这类水利档案信息，数字水利档案馆必须借助扫描设备、数码相机、计算机、声卡等信息处理设备，将馆藏纸质档案，照片、图纸及音、视频档案等转换成数字档案信息。随着水利工作现代化，水利业务信息化日益普遍，直接形成了大量具有保存价值的电子信息。这些电子信息属于数字水利档案的收集范围。数字水利档案馆应按照国家标准的要求，利用ERP数据自动归档接口、OA数据自动归档接口、MES数据自动归档接口、PDM数据自动归档接口、移动载体联机归档接口、多媒体联机归档接口及时采集需归档的水利电子信息，经审核、检验、原文批量封装后，归档到档案服务器中，实现电子文件网上实时归档。

2.2 数字档案存储功能

数字水利档案馆一般应配置数据库管理服务器、数据应用服务器、数据存储服务器(主要指全文数据)等计算机服务器，以及大型数据库管理系统、服务器操作系统、数字档案管理系统等软件系统。数字水利档案馆应能全面有序管理元数据，实现水利档案不同形态、基本属性集、背景属性集、关联属性集等元数据的统一管理;可以长久独立保存水利档案信息，实现档案资源库脱离系统软件和目录数据库，依然可以查阅和管理;可以全方位监控系统中连接的计算机;有详细的管理权限控制;可以全方位跟踪日志痕迹，详细记载系统用户在系统中的操作痕迹;可以实现系统数据备份恢复和格式批量封装、数字水印功能。

2.3 数字档案信息服务

数字水利档案馆相对传统水利档案馆，利用更加便捷、服务更加人性化。数字水利档案馆借助网络为用户提供多层次、多渠道的数字档案信息服务。数字水利档案馆应提供网上检索、查阅、借阅和统计功能。网络检索功能应包括全文检索、跨档案类检索、模糊检索、高级检索、常规检索等。网络查阅功能应实现用户通过一站式登录到数字水利档案网络中异地查询信息资源，在操作权限内下载、打印所需信息。网络借阅功能应实现网络化借阅，并实时掌握档案借出、已归档、超期未归档情况。统计功能是统计当前有库存总数、总页数、总卷数、原文数目、无原文数据、档案的借阅率等。

3 建设数字水利档案馆建议

目前我国数字水利档案馆建设尚处于起步阶段，已经建设投入使用的数字水利档案馆寥寥无几。关于数字水利档案馆的研究也很少，笔者以“数字水利档案馆”、“水利数字档案馆”、“数字档案馆、水利”为关键字，在中文期刊网中检索，未能找到符合项目。根据已建数字档案馆的建设经验及其他行业数字档案馆的研究成果，结合水利档案工作的特点和实际需要，建议建设数字水利档案馆应做好以下几项工作:

3.1 建立健全规章制度

“没有规矩不成方圆”，建立健全数字档案馆各项规章制度是数字水利档案馆健康发展的必要保障。数字水利档案馆不同于传统水利档案馆，它既要做到管理规范化，又要实现技术标准化。首先要根据《档案法》、《档案馆条例》、《电子公文归档管理暂行办法》、《计算机信息系统安全保护条例》、《互联网信息服务管理办法》、《档案管理软件功能要求暂行规定》、《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理办法》等管理办法，结合水利系统的实际情况，研究制定数字水利档案馆的《数字水利档案立卷归档制度》、《数字水利档案保管制度》、《数字水利档案保密制度》、《数字水利档案人员岗位责任制》。《数字水利档案立卷归档制度》应当明确数字水利档案的归档范围和归档期限、接收方法、元数据采集规范、数据整理规范等。《数字水利档案保管制度》应当包括档案数据安全管理办法、网络运行安全办法、计算机机房管理办法等。《数字水利档案利用制度》应当明确信息利用权限规定、信息发布规定、软件操作管理规定等。

另外，根据国家标准、《电子公文归档与管理办法》、《静态影像压缩标准(JPEG)》《动态图像编码标准(MPEG)》、《纸质档案数字化技术规范》等，制定《数字水利档案数据存储压缩格式规范》、《数字水利档案数据长期保存格式规范》、《数字水利档案数据加密算法规范》、《数字水利档案网络数据传输规范》、《数字水印标准》等技术规程规范。

3.2 加强软、硬件建设

基础设施建设和档案应用系统开发是建设数字水利档案馆的必备条件。水利数字档案馆建设的基本保障包括:ⓐ网络设施建设，包括水利数字档案馆业务网络系统建设、数字水利档案馆与公共网络的对接建设、数字水利档案馆对外网络的建设与维护;ⓑ硬件基础设施建设，主要有服务器、交换机、海量储存设备、档案数字加工设备、电子信息采集设备、数码照相机、摄像机、扫描仪、光盘记录设备、数据库及安全保密设备等硬件设施建设;ⓒ数字档案需要的系统软件和应用软件，系统管理平台应满足数字水利档案信息化功能需求并适应水利工作发展需要。

3.3 提高数字档案的安全防范水平

与传统水利档案馆相比，数字水利档案馆的安全问题尤为重要。数字水利档案信息的易逝性、易变性和可操作性极大地威胁着档案信息的安全。数字水利档案馆极易出现安全隐患主要有:服务器的非正常停机;数据信息泄密、复制、篡改、丢失、删除;数据库系统管理失控或破坏。目前，由于技术限制，上网的信息在不同程度上存在安全隐患，所以凡是需要保密的非公开信息都应确保不上传至网络。

数字水利档案馆对于上网的信息必须做好安全防范。ⓐ要确保物理安全，建立符合要求的机房，配备门控系统、监控报警系统以及磁带备份系统、光盘刻录系统、断电保护UPS系统等外围辅助设备，使用符合技术要求的电子档案柜架，加强介质使用、传递、保存、报废管理，确保介质安全。二要保证数据安全;ⓑ按照数据分布模式和用户级别划分用户和权限。进行功能模块授权，区分数据管理权限;应用系统之间进行数据交换时，不能直接对对方数据库进行操作。定期进行数据备份，本地存放两份，异地存放一份。制定系统恢复预案、系统应急计划和响应策略;ⓒ保护网络安全，配备交换机、路由器、防火墙等网络支撑设备，设置系统备份、容灾恢复和电磁兼容等安全管理功能。实施对服务器和客户端查毒、杀毒，并制定严格的防毒制度。采用通过国家鉴定的防火墙设备构建网络防护体系。随着信息技术的不断发展，网络信息安全问题必将彻底解决，届时所有的水利数字信息必将能够全部上网。

3.4 不断完善数字档案利用工作

围绕水利工作的实际，数字水利档案馆应广泛收集档案信息，尽力提供信息服务，让档案信息从水利工作中来，再服务于水利工作中去，最终实现水利档案资源共享和信息利用便捷。不同水利档案利用群体所需的档案信息服务各不相同，要最大程度地发挥水利档案信息的作用，必须以用户为中心，对用户进行分析，最大限度地满足用户个性化需求，切实用活水利档案信息。数字水利档案馆首先应实现最基本的一次信息服务，即目录查询服务。在此基础上还应进一步提供知识型、智能型等高端服务，开展二次信息或三次信息服务。将收集的水利档案信息资源进行重新分类、组织、分析后形成的专门化知识服务，根据用户的实际问题和具体工作环境，提供有助于用户的个性化的、有效的知识应用和知识创新服务。实现用户查阅档案信息时，数字水利档案馆不仅应提供其所需的直接信息，还能提供相关优质信息。

1 廉香娟.数字档案馆建设的内涵及策略研究［J］.山西财经大学学报(高等教育版)，2010(4)，59-61.

2 张晓波.浅谈如何做好水利档案工作［J］.黑龙江档案，2010(5)，51.

3 赵金凤.浅议水利档案的价值和意义［J］.水利发展研究，2011(6)，70-71.

4 刘维秦.数字档案系统的安全保障［J］.西安文理学院学报(社会科学版)，2011(14)，90-92.