模糊管理在高校办公室管理中的运用

胡 晓

（湖南科技学院 办公室，湖南 永州 425100）

高校办公室作为一个管理机构，是高校党委和行政的综合办事机构，在学校管理系统中担负着上下沟通、内外联系、左右协调的中枢和桥梁作用。办公室管理水平的高低、工作效率的快慢、服务质量的优劣等直接关系到学校各项工作的正常运转，更直接影响到学校的声誉和形象。模糊管理是管理学界近年来提出的一种新理念，它极大地丰富和发展了既有的管理学理论，有助于人们重新审视和把握传统的管理行为。在高校办公室工作实践中，科学理解和准确把握模糊管理的内涵，恰当运用模糊管理，有助于全面提升办公室的管理水平和服务质量。

一 模糊管理的概念和内涵

“模糊”是从哲学领域引进的术语，是指客观事物（包括人类的思维和语言）的不稳定、不精确、不清晰。它不等同于我们所说的含糊、含混，而是认识事物的一种方法。德国哲学家康德于1764年提出“模糊”这一概念，认为“模糊比清晰更具有表现力”。中国古典文论较康德早三、四百年就认识到使用模糊概念和模糊手法，对于传情达意有说不尽的妙处。1965年，美国加利福尼亚大学教授查德提出“模糊集”，并发表著名论文《模糊集合》，这标志着模糊理论的诞生。由此，“模糊”的方式逐步得到重视并开始广泛运用于各个领域。人们逐渐认识到，事物本来就有模糊性和精确性、不确定性和确定性、稳定性和变化性之分，这些两相对立、相依相存、矛盾统一而又不可相互转化，正确运用“模糊”，有效把握事物中的模糊性，不仅有利于正确把握事物的本质和规律，还能有效促进事物更好地发挥作用。

模糊管理是在批判吸收科学管理的基础上，以系统科学尤其是模糊科学的成就为理论指导，吸纳中国传统管理哲学、管理方法论和管理模式而建立起来的一门新的管理学。模糊管理是有限的规范、不十分清晰的界限以及复杂的人际关系情况下的一种管理方法，是与精确管理相对应的管理艺术。科学管理是建立在一种不断变化发展的规范化、确定性的基础上，而模糊管理则要求有限的规范、不十分清晰的界限以及人文和人伦（人际关系）的方法。模糊管理并不排斥规范、界限、定量和技术方法，并没有否定科学管理，只是从另一个角度提出这些并不是绝对的。现代管理思想已经出现了科学管理与模糊管理的两种趋势。这并不意味着科学管理失去了生命力，恰恰相反，由于模糊管理的挑战，科学管理随着科学技术的进一步发展有可能变得更合理。合理的方式与管理模式应该是科学与模糊相结合。正如恩格斯所指出的：“除了‘非此即彼’，也应在适当的方面承认‘亦此亦彼’！并且使对立互为中介。”可见，模糊理论丰富了唯物辩证法，而运用模糊理论来认识客观事物、把握对象，揭示其本质和规律是一条不可或缺的重要途径。高校办公室作为高校行政管理的主要部门，在整个高校管理工作中占据着十分重要的地位。它既包含“事”的管理，也包含“人”的管理，既包含“对内”的管理，也涉及“对外”的管理，既包含对确定、精确、稳定等事物的管理，也包含对不确定、模糊、变化等事物的管理，这就决定了它理应被置于模糊管理的观照视野之中。在高校办公室工作中，合理运用模糊管理，使之与科学管理有效结合，不仅能解决精确管理中不能解决的问题，更能促进高校办公室工作健康有序发展。

二 模糊管理对高校办公室管理的启示

1.提高办公室工作效率

参与政务和管理事务是高校办公室工作的主要部分，参与政务即协助领导决策、组织决议实施、监督检查等，管理事务就是日常的服务性工作，包括办文、办会、办事、公务用车、来访接待等。这两方面不是固定不变的，而是灵活性很大。政务与事务两者相辅相成，紧密联系，两者之间又可以相互促进，很多参谋意见都是在处理日常事务时形成的，反过来又会通过辅助领导决策发挥作用。同时，这两者也不是墨守成规的，而是要在坚持原则的基础上及时吸收新理念、新方法、新思路，保持开放性，才能与时俱进，不使高校办公室工作陷入保守落后的境地。

一方面，当好领导的参谋助手是办公室工作人员的天职，但办公室不是“参谋部”和“指挥部”的统一体。因此，在参谋过程中，办公室人员一定要掌握“度”，定好“位”，要保持目标的模糊性，紧紧围绕工作重心，抓住事物的重点、难点，多出点子、多想办法，促进事物的顺利完成，但决策的事应由领导按照程序办理，做到到位而不越位，献策而不决策。如果一味追求大而全，只会竹篮打水一场空，没有任何成效。

另一方面，事务管理是办公室的常规工作。高校办公室被称为“都管部”，意指凡是别的部门不好协调、不好出面处理的工作都交给办公室处理，这就使得高校办公室事务十分琐碎繁杂，工作不确定性和随意性较大。同时，高校办公室工作又十分重要，任何一个环节的疏漏都有可能造成重要影响和损失，但这并不是说必须用科学管理而不允许用模糊管理的方式，相反，高校办公室工作是一个连贯性的工作，每个环节之间都息息相关，如果刻板地只用科学管理方法，每项工作虽然都完成了，但一定会大大损失工作之间的灵活性，会使办公室工作陷入被动和僵化的局面。恰当运用模糊管理，不强调细致、绝对的分工和目标的完成程度，而是从总体上提出大概性的要求，同时，模糊管理对工作过程也不做强制的规定，给管理对象很大的活动空间，允许工作人员根据工作实际改变和调整计划，并允许其发挥主观能动性，利用周围一切有利条件，达到组织目标，提高办公室的工作效率。

2.促进办公室管理的民主化

人是自然、社会、精神的统一体，其本质是一切社会关系的总和。任何管理活动都必须建立在对现实人性的理解基础之上。对人性的理解是促进管理工作民主的核心要求，而要做到管理的民主化，就必须树立“以人为本”的管理理念。近年来，随着高等教育的快速发展和高校管理体制改革的不断深化，人本管理思想也已经或正在渗透到高校的各项管理工作中，成为高校管理体制改革的重要推动力。在高校办公室管理过程中，建构人本管理模式，树立以人为本的管理理念，是当前高校办公室加强管理、提高工作效率的发展方向。模糊管理在本质上是“以人为本”的管理。它所提出的“以人为本”，不仅指通过尊重人、关心人、爱护人，来调动人的劳动积极性；也不仅指把人作为手段来开发和利用，而是既把人当作手段，又把人当作目的，实现目的与手段的统一。可见，模糊管理对人性的认识比以往管理理论更全面、更深刻，更有利于人的全面自由发展。

高校办公室工作人员大多数综合素质较高、思想品德好，他们对事物的认知有其独特的判断能力，一般难以接受命令式的管理，更反感管理者用简单的行政命令的方式来推动管理目标的实现。而与之相对应的，高校办公室管理长期以来处在一种封闭或半封闭的状态中，工作透明度不高，既难以保证管理的科学化，又很难避免人为因素的干扰，管理失误现象时有发生，已经越来越不适应形势的发展的要求。人本管理的运用，要求在办公室各种管理工作中要将工作人员放到应有的主体地位，不仅尊重人、理解人，还要做到依靠人、满足人、发展人，努力营造平等、民主的人际氛围，使之更好地完成相应的工作任务；要求充分考虑和尊重办公室工作人员的发展需求，如下放管理权和决策权，让工作人员参与管理和决策，形成一种全员参与、心往一处想、力向一处使的管理模式，促进办公室工作关系和谐发展。

3.推动办公室工作创新

办公室工作人员是活生生的现实的人，是人格独立、地位平等的人，他们都有各自的喜怒哀乐、爱好习惯和个性特点，都有自己的适应面和发展空间，传统管理过程中太多的共性，必然扼杀人类本性中的创造性潜能，使办公室管理活动失去应有的生机和活力。

模糊管理理论者认为，管理行为中的关键因素是人，是人的积极性的调动，通过全面调动人的积极性，开拓人的创新思维，促进事物的发展。办公室管理中适当运用模糊管理，用人所长，从大处着眼，不过度吹毛求疵，能为办公室工作人员提供较为宽广的空间，启发和激发人的积极性、主动性和创造性，从而有利于促进工作创新，促进工作开展。同时，合理运用模糊管理，能在一定程度上减小管理对象的压力，使其能够更好地朝着预定目标发展。

总之，对于管理工作来说，模糊管理与精确管理都是经论证且有效的管理方法，不存在孰高孰低、孰对孰错的问题。模糊管理主要用于解决宏观性、抽象性的问题，精确管理主要用于解决具体的、定量性的问题。实践告诉我们，只有在进行科学的精确管理的前提下，充分发挥模糊管理的作用，把原则性、严肃性、计量性与必要的灵活性、开放性、机动性有机结合，才能更好地促进办公室管理水平的不断提高，使办公室更好的发挥中枢和桥梁纽带作用。

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