科研型企业OA系统选型探讨

史 扬

（合肥通用机械研究院信息化管理部，合肥 230031）

科研型企业OA系统选型探讨

史 扬

（合肥通用机械研究院信息化管理部，合肥 230031）

办公自动化（Office Automation，OA）系统是科研型企业信息化建设不可缺少的一部分，它改变了传统的办公模式，是提高企业管理水平的重要工具。文章提出了科研型企业选择OA系统的原则和要注意的问题，并提出了选型对策。

科研型企业；办公自动化；OA系统；选型

办公自动化（Office Automation，OA）是利用Internet／Intranet技术和先进管理科学技术而形成的一种新型办公方式。它基于工作流的概念，以一种科学、高效和经济的崭新办公模式，极大地改变了传统办公模式复杂、低效和纯手工的状态。OA系统为企业提供了日常办公所需的工作流流转、公文流转、内部门户、知识管理、人事管理、内部通信以及其他功能，通过计算机网络，实现了各种信息充分融合与共享。通过OA系统，人们可以不受办公地点和时间的限制，处理日常工作。OA提高了办公效率，使日常工作逐步向“四化”（数字化、流程化、科学化和规范化）发展，同时也为企业领导管理和决策提供了科学的依据。一个科研型企业实现办公自动化的程度是衡量其现代化管理水平的重要标志之一。

一、企业OA系统选型相关因素及现状

随着企业精细化管理理念的提出，很多企业认识到传统办公模式的种种弊端，对管理科学化、精细化日益重视，纷纷对管理模式破旧立新，大都已经在企业管理工作中采用了OA系统，并取得了较好的成绩。但是由于OA系统自身的复杂性，有的企业还没有真正了解OA系统的组成模块及其功能；有的企业在选择OA系统时，没有从自身性质和实际情况出发，一味追求大而全，最后造成不必要的浪费；由于对OA系统缺乏必要的了解，也有企业在OA系统中未能很方便地实现已经定义好的某些工作流程。另外，OA系统的安全问题对于企业来说也非常重要。OA系统一般部署在企业内网中，日常运作过程中生成的数据及其相关资料涉及企业的商业秘密，是不能公开的，所以OA系统的安全性也十分重要。以上种种都是选型要考虑的重要因素。企业在选型过程中，只有充分掌握好OA系统选型的基本原则，才能选择出适合本企业且能方便、快捷、科学解决企业管理工作问题的OA系统。

二、选型考察原则

（1）系统性与实用性原则 系统性与实用性原则是选型工作中最重要的原则。科研型企业与一般生产型企业不同，是一个综合性企业，工作部门较多，工作性质差异性较大。主要以产品研发、项目研究、技术咨询、工程承包和少量的产品制造为业务范围。因此在选择OA系统时，要从整体性出发，采用系统性原则，综合考虑各部门的潜在要求。考查OA系统，不仅要考查系统中某些模块的功能，还应该注意OA系统各模块之间的松耦合原则，以避免因某一模块功能的改变而影响其他模块功能的使用。

科研型企业的主营业务范围决定了OA系统的工作流流转、知识管理、项目管理以及人力资源管理等模块的具体形态，模块要有机地组织在一起，形成一股合力，以提高科研型企业的经济效益和社会效益。例如，在科研型企业中，工作流的流转主要是指一项事务审批的全过程，它是OA系统中每天都会发生的频发事件，那么系统内人力资源管理模块就尤为关键，因为事务审批流程中每一个节点操作都是由具有相关权限的人员来完成。那么，首先在人力资源模块中要定义好本企业的人员组织架构和每一个人的权限，企业高层、中层和普通人员的权限是有区别的。值得注意的是，权限的划分以行政级别高低为标准，不是以技术职称为标准。其次，设置好流程流转的方向。确定了方向，一个工作流程才可以正常的流转。我们从中可以看到，OA系统中的模块都是互相依托，相辅相成，不可能排他而单独存在。

科研型企业大多由以前的科研院所改制而成，依然保持着老科研院所的诸多特点。改制完成后，经营上有了很大的灵活性和自主性，经费来源不再由国家统一划拨。所以在选择OA系统时，首先要考虑系统是否符合科研院所的工作特点。例如，科研院所中的课题研究分为横向和纵向两大类。那么就要着重考察OA系统项目管理板块是否能够满足项目管理的需要；是否能对各个项目进行全生命周期管理；项目进行过程中各个时间点所产生的数据资料，能否通过OA系统抓取；如果单独部署一套项目管理系统，势必会增加企业的信息化建设成本。所以在选型中，要秉承实用性的原则，选择符合科研型企业特点的OA系统显得尤为重要。

（2）安全性原则 随着OA系统的功能完善和日常工作中对其利用率的提高，系统的安全性就显得尤为重要。科研型企业主要以产品研发、项目研究和技术咨询等作为主营业务，相关数据资料都会在OA系统里存档，这些信息资料对于科研型企业来说，是重要商业秘密和直接或潜在的竞争优势，所以系统安全性受到企业的格外关注。现阶段，在基于web的OA系统安全技术中，访问控制技术是评估系统安全的重要指标之一［1］。首先，通过完善的密码及动态密码验证，加强OA系统的安全性，避免系统数据的异常丢失；要对访问系统的客体进行不同的授权访问，赋予不同的操作权限，验证进入OA系统的用户身份的真实性。同时要确保OA系统里存储和传输的信息的保密性和完整性，重要的信息采用加密算法存储。其次，企业内部用户在系统中所进行的一切操作，均有详细的历史记录，保证历史操作的可追溯性。最后，系统数据库要有备份恢复机制，可以采用双机热备等方法，即使OA系统数据库出现重大问题，也可以在最短时间内恢复，以保证系统的正常运行。

（3）友好性和可维护性原则 从科研型企业员工年龄结构看，以中老年员工居多，他们计算机操作知识水平相对不高，但随着企业的发展，年轻员工所占比例逐年增加，这种局面会逐步改善。由于年龄结构的特殊性，对于OA系统前台用户而言，系统操作界面友好，界面菜单的设计符合人们正常的操作习惯，页面有一定的提示功能，对于计算机操作水平相对不高的中老年员工而言显得尤为重要。使他们在不经过培训或经过初级培训的情况下，能够较自如在系统内进行操作。

就OA系统后台维护而言，OA系统维护主要包括硬件设备维护、数据维护和软件维护三部分内容［2］。首先是硬件设备维护。硬件设备维护应有专职的硬件维护人员来负责，主要有两种类型的维护活动，一是定期保养性维护。保养周期可以是一周或一个月不等，维护的主要内容是进行例行的设备检查和保养；二是突发性故障维修。即当设备出现突发性故障时，由专职维修人员或请厂商来排除故障，维修时间不能过长，以免影响系统的正常运行。为提高硬件系统的可靠性，一般对数据库服务器采取双机备份形式。其次是数据维护。数据维护一般由数据库管理员来负责，主要负责数据库的安全性和完整性以及进行并发性控制。管理员还要负责维护数据库中的数据，尤其要重点维护科研项目研究、产品研发和工程承包等所产生的相关数据。数据库管理员要负责修改相关的数据表、数据字典，并通知有关人员。管理员还要负责定期数据备份等工作，以保留系统运行的轨迹。当系统出现硬件故障并得到排除后，还要负责数据库的恢复工作。

三、选型过程中的注意事项

（1）OA品牌初步遴选 科研型企业的信息化水平普遍不高，OA系统常常是企业信息化建设初期部署的信息系统之一，由于市面上的OA系统开发商成百上千，水平参差不齐。那么，OA品牌的初期遴选显得尤为重要。可以通过如下方法进行初期遴选：

一是同行业兄弟单位咨询。科研型企业多由老的科研院所改制而成，由于单位性质相似，管理体制大同小异，通过咨询考察同行业已经部署OA系统的兄弟单位，可以获得比较真实的信息，有较高的参考价值。二是OA系统开发商已实施单位调研。企业在与OA系统开发商接触时期，一般会被邀请去系统开发商已经合作过的客户那里进行参观考察，这也是一种了解被选OA系统情况的好机会。通过参观调研，以及与该客户单位相关人员的沟通，可以了解OA系统的优点在哪，哪些方面是薄弱环节，以及在OA系统项目实施时应该注意哪些细节等较有价值的信息，这些有价值的信息很有可能对本企业将来部署OA系统起到重要的参考作用。当然有一点要注意，由于去参观的客户单位性质和本企业一般都有区别，所以通过这种方式所获得的参考价值较第一种情况会有所欠缺。

（2）风险甄别 科研型企业部署OA系统存在着一定的风险，做好风险甄别工作，把风险降到可控范围，对日后OA系统的正常运行会起到积极的作用。风险包括［3］：

一是管理风险。集中表现在项目实施中缺乏管理和监督机制，随意性大于计划性，有时缺乏良好的沟通机制，容易造成项目的失败。二是实施风险。由于OA系统项目实施人员对软件的掌握程度很高，但是缺乏企业管理方面的相关知识，尤其是对企业内部的审批流程缺乏深刻的认识，项目实施结束后OA系统的功能、实用程度与预期有差距。三是合同风险。很多企业在和软件开发商商讨合同时，过多地注重合同的价格因素，忽视了软件实施、使用培训和后期维护等因素，最后的结果往往是OA在运行过程中出现的一些问题得不到及时的解决，影响了使用的效果。

四、选型过程中出现的问题及解决对策

（1）企业CEO是否支持与重视 OA项目的实施离不开企业CEO的大力支持。从某种意义上说，OA项目实施就是“一把手工程”，这已经成为业界的共识［4］。缺少CEO的鼎力支持，OA项目很难成功实施。所以，CEO和CIO要在对部署OA系统的态度上保持一致的积极态度。企业CEO对部署OA系统的态度常常有以下几种情况：一是从大处着眼，CEO能够充分意识到信息化建设对企业长远的发展会产生重要而深远的意义；从小处着眼，CEO能够认识到OA系统能够改变企业传统的办公模式，提高办公效率，节约办公成本。二是很多科研型企业是由以前的科研院所改制而来，企业性质从事业单位转变为企业，这些企业通常隶属于大型中央企业集团。在全球信息化的浪潮下，国资委会对各中央企业集团信息化建设提出具体要求。集团下属企业一般年终还要参加集团的统一考评，考评的最终成绩要与企业CEO年终业绩挂钩。所以，CEO不得不重视相关信息化项目建设。三是CEO对项目的态度只是一般性重视，在日常工作中很少作为OA项目实施的统筹协调者真正参与其中，项目一般交由CIO和信息化部门主要负责。由于缺乏企业CEO鼎力支持，造成的直接后果就是信息化部门很难领导其他平级部门，大家在项目实施过程中互相推诿、扯皮现象时有发生，OA项目实施最后成了信息化部一个部门的事情，最终导致OA项目实施进度的减缓甚至是停滞不前。

企业主要领导要在整个OA项目实施过程中发挥其统筹协调的作用，确保OA项目的实施进度和效率。要做到真正行动上的关心，而不是只停留在表面上的支持。CEO通常可以亲自通过组织项目协调会，甚至采用在企业内部发文的方式，以行政手段，督促各部门和信息化部门一起，做好OA项目的实施工作。还可以将各部门在项目推进工作中的表现情况直接与年终考核挂钩，奖罚分明，充分调动大家的积极性和创造性。同时，对于在OA项目实施中出现的问题，CEO要积极化解各方矛盾，站在客观公正的立场上辨别是非，只有这样，科研型企业部署OA系统才有可能取得成功。

（2）数据及其相关资料是否真实和完整 OA系统不是一个空泛的系统，其中最主要的模块就是工作流程的E化，这就需要大量真实和完整的数据及其相关资料作为支撑。这些数据及其资料主要包括企业人力资源信息、企业组织架构信息、资产财务状况信息、生产经营合同信息、企业质量标准信息等诸多方面，门类众多，内容繁杂。对于这些信息的收集、梳理、筛选需要大量的人力、物力和时间。通常大约占到项目实施初期工作量的一半以上。因为数据及其相关资料的真实与完整是日后OA系统正常有序运行的基础和前提条件，如果这些数据和相关资料是残缺的、不真实的，必然给日后OA系统的运行与维护造成很大的麻烦。所以，我们在项目实施初期，要异常重视数据资料的收集和整理工作。一般情况下，OA系统实施方要联合企业信息化部门，首先确定需要收集和整理的数据类型以及门类，做到心中有数，不至于在后续工作中杂乱无章；然后和各业务部门及时沟通、讨论，明确人员的分工，把责任落实到人。收集和整理过程中要及时核对相关数据，对新发生数据和错误数据要及时修改，做到数据动态更新，以免因为数据资料不当造成OA系统运行不畅。

五、结 论

OA系统是一个比较复杂的信息系统，加之它本身结构较完整，技术水平较成熟，任何部署OA系统的科研型企业都必须具备或基本具备系统所要求的管理理念和机制。对于从传统手工管理向计算机信息系统管理转化的科研型企业来说，部署OA系统是大势所趋，也是管理科学化、精细化和规范化的需要。

部署OA系统除了要改变原有的管理模式、办公流程以及企业领导和员工的传统观念外，还要求企业在系统选型时做好规划，目标必须明确。OA系统选型涉及软件开发商资质、技术水平、销售业绩等多个维度的关键评价要素。只要在选型过程中把握好实用性、系统性和安全性等原则，选型工作就一定能够取得成功。

［1］夏 炜．基于Web的办公自动化系统安全问题分析［J］．科学与财富，2011，2：13．

［2］李俊杰．潞安集团办公自动化系统实施分析［J］．实用技术，2011，6：37－38．

［3］蒋军林．办公自动化系统实施中的风险管理分析［J］．青海电力，2010，3：71－72．

［4］李泽洪．中小企业ERP实施过程中存在的问题及策略分析［J］．中小企业管理与科技，2009，18：17－18．

Discussion on the Selection of Office Automation System Model for Research－oriented Enterprises

SHI Yang
（Department of Information Management，Hefei General Machinery Research Institute，Hefei 230031，China）

The deployment of office automation（OA）system is an important step of the informatization construction of enterprises．It has changed the traditional office mode of enterprises，and has become an important means for improving the management level of enterprises．In this paper，the principles of selecting the OA system for the research－oriented enterprises are proposed，some attentive problems are put forward and the relevant strategies are provided．

research－oriented enterprise；office automation（OA）；office automation（OA）system；model selection

TP317．1

A

1008－3634（2012）04－0042－04

2012－04－01

史 扬（1982－）男，安徽合肥人，助理工程师。硕士。

（责任编辑 刘 翠）