基于项目管理方法的管理信息系统开发研究

闫丽新,刘显达,王学东

(承德广播电视大学,河北 承德 067000)

基于项目管理方法的管理信息系统开发研究

闫丽新,刘显达,王学东

(承德广播电视大学,河北 承德 067000)

管理信息系统广泛应用于政府机关、企业、文化、教育、医疗、社会保障等各领域,开发适用于各行各业的管理信息系统成为重中之重,只有在管理信息系统开发的整个生命周期引入项目管理的科学理念和方法,才能保障系统开发的成功。

管理信息系统;项目管理;开发

管理信息系统的开发是一项覆盖面广、技术复杂、风险大、开发周期长的综合性系统工程,要投入大量的人力、物力、财力,只有按照系统的观点,使用项目管理的科学理念和方法控制管理,才能做到小投入大产出,降低开发风险,保证开发进度和质量。

一、引入项目管理的重要意义

管理信息系统(Management Information System,简称MIS)是一个由人、计算机及其他外围设备等组成,能进行信息的收集、传递、存贮、加工、维护和使用的系统。[1]它以信息技术、计算机技术和网络技术为基础和基本工具,同时将现代管理理论、现代管理方法和各级管理人员融为一体,最终为某个企业或组织提供数据处理、预测、控制和辅助决策功能。为了使系统开发能够按照预定的成本、进度、质量顺利完成,需要对成本、人员、进程、质量、风险等进行分析和管理,这就是项目管理,贯穿于系统开发生命周期的全过程[1]。项目管理实质是一种过程管理技术,它能确保系统开发顺利高效的完成。项目管理方法在国民经济诸多领域已经成功运用,显示出其巨大的优越性,也完全可以用于信息系统开发项目的管理,我们有必要借鉴项目管理的理论来指导管理信息系统的开发。在管理信息系统的开发中实施项目管理,根据用户需要和发展,分成若干项目,分步进行开发,一个大项目可以分解成若干个小项目。此外,还有一些项目管理软件专门用于项目管理,如美国微软公司的Project2000、美国 Primavera公司的 P3E、我国北京梦龙公司的PERT3.0等。这些软件的作用是搭建项目管理平台,编排项目进度计划,合理配置资源并进行成本管理,按计划安排项目进度,动态跟踪与控制进度等。

二、管理信息系统开发项目管理的组织机构

立项后首先要科学组织开发团队、合理分配团队任务。管理信息系统开发团队一般包括项目经理、开发测试团队、系统集成与安装调试团队、评审专家团队。对开发团队进行规划配置,合理分工,明确责任,保证项目各阶段、各方面的工作能够按计划完成。主张尽量缩短团队组建与磨合时间,正规和表现阶段的时间就会变长。

项目经理也称为项目负责人、项目总监,是整个项目的领导者,负责制定开发计划,组建开发团队,分配团队任务,配置资源,拥有资金支配权,主持项目会议,负责协调开发人员之间、各级最终用户之间、开发人员和广大用户之间的关系。项目经理担任着软件开发的核心任务,其具备高深技术,拥有建构软件的技术领导能力,擅长沟通和倾听,是开发团队关键人物。

开发测试团队包括系统分析员、编程人员和测试人员,开发测试团队利用系统开发的一些关键技术、开发模型和编程软件从事各子系统的开发与集成,并对各子系统进行测试,这是整个开发项目的关键。系统分析员进行技术规划和开发设计,编程人员和测试人员负责选择技术路线、代码实现、写程序抓错虫等。我们应该关心爱护核心程序员,他们责任重大,平时要和普通程序员一样夜以继日地工作,碰到重大的技术难关通宵达旦是家常便饭。

系统集成与安装调试团队负责对整个信息系统软硬件进行集成综合,集成过程中要注意所开发产品与软硬件的结合,要保证系统的可靠性和发挥系统的最高效率。

评审专家团队包括技术评审员和项目监控人员,为保证评审的规范性,应设立开发团队认可的评审标准。技术人员负责评审软件的质量,项目监控人员负责评审开发的进度,成本及版权等。

三、管理信息系统开发项目管理实施过程

管理信息系统开发的项目管理划分为三个阶段:立项阶段、实施阶段和结项阶段。立项阶段是对项目可行性研究、分析成本和制定项目计划,实施阶段是监督和指导项目的实施、实现计划并最终完成项目,而结项阶段是对项目进行验收测试、评审和后期维护。下面分别对三个阶段进行详细阐述。

1.立项阶段

该阶段需要完成的主要开发工作有需求分析、项目可行性分析等。

需求分析是一个循环往复的过程,包括开发前期的需求分析、开发中的用户需求分析、推广应用中的用户需求分析,需求分析既要积极获取用户要求,又要加强需求的引导。开发小组设置总体架构设计师和系统分析员,系统分析员与客户进行沟通协商,我们从计算机媒体角度谈客户需求,寻找需求与媒体表现形式的最佳结合点,按计算机媒体的特点开发系统。

管理信息系统项目开发前,先进行初步调查,写出项目建议书。项目建议书被批准后项目就正式立项,立项后才进行可行性研究。可行性研究是在项目开发前期对项目进行全面的、综合的调查研究,判断项目是否可行。技术可行性研究要从开发计划出发,论证系统方案中各种技术手段的可实现性;经济可行性研究是对项目分析成本经济评价,分析系统开发投资的可能性,预测系统建成后给用户带来的效益;营运可行性研究是从人力、物力、组织工作等方面论证项目能否按计划实施,分析项目开发后在经济、技术和环境等方面能否正常运行。

2.实施阶段

该阶段的主要工作有设计、开发和测试。此阶段所要完成的任务主要是组织开发团队、合理设置岗位职责标准化、合理为开发成员分配任务、设计开发原型、做好整体测试。

(1)科学组织开发团队,合理分配团队任务,实现岗位职责标准化,做好开发人员分工、考核和培训

管理信息系统开发单位对各个岗位制定详细的岗位职责和详细标准,而不是笼统的描述。每个成员都要明确自己所应该完成的任务、任务目标、完成标准,把任务明确到人,责任明确到人。利用岗位职责标准化便于对开发人员进行绩效考核和升职降职评价。为保证项目顺利进行,应对开发人员进行必要的培训,培训内容一定要针对开发过程中遇到的困难,培训形式可以采用集中面授、网络平台、小组讨论、个别辅导等形式,应该制定严格的培训组织纪律、规章制度。

(2)全面监控项目实施,控制开发成本、进度、质量和风险。管理信息系统开发过程中,项目预期和实际实施之间普遍存在偏差。产生偏差的原因很大程度是因为项目实施过程中缺少全面、有效的监控。主张从开发成本、进度、质量、风险等方面加以监控,在进度和质量之间找平衡点,力争把风险降到最低。

开发成本控制是指管理信息系统开发过程中所花费的工作量及相应代价,主要指人力资源的投入。开发成本的估算是从需求分析、设计、编码、单元测试、整体测试、终期评审到交付使用的维护,以整个开发过程所花费的人工代价计算。项目经理应控制好成本,注意节约。

开发进度管理是指项目管理者编制项目计划,并按计划实施,经常检查计划的实际执行情况,分析进度偏差原因,不断调整,修改计划直至项目交付使用。项目经理要清楚整个项目的开发周期,定期举行项目会议,由开发方报告进度和面临的问题,用户方可参与意见,项目组长要多与开发人员进行沟通和交流,引导他们学会问题的解决方法,提出问题和难点,让大家共同解决,或由核心程序员解决,及时总结让大家共享编程思路和方法。

质量控制是指监控最终开发出的管理信息系统和执行过程,既保证开发出的产品符合相关标准,又确保不合格项能够按照正确方法排除。一般开发团队都有质量管理部门(QA)。质量管理包括质量保证和质量控制。质量保证是在项目实施过程中有计划的活动,确保项目满足相关的标准,例如评审和审计。评审是检查项目中间产品,早期发现缺陷避免后期修改和返工;审计是对项目的实施过程进行检查,保证每项工作遵循规程进行。质量控制指采取适当的方法监控项目结果,确保结果符合质量标准,例如测试和跟踪缺陷。测试是直接检查软件产品中的缺陷,确保产品符合要求,包括单元测试、功能测试、集成测试和压力测试等。缺陷追踪是指记录和追踪缺陷从发现到解决的整个过程。

风险控制一直是项目管理中的重点和难点问题。项目管理风险就是在项目管理活动或事件中消极的、项目管理人员不希望的后果发生的潜在可能性。风险控制就是要系统化地识别、分析和应对风险,最大化正面影响,最小化负面影响。可预见风险是可以计划、可以管理的。不可预见风险则是不可计划、不可管理的,需要采取应急措施。有些风险是可以接受的,处理得好还会产生正面的影响,例如快速跟进,快速跟进会带来返工的风险,但是计划好管理好,快速跟进可以大大缩减项目工期。掌握风险分析的方法能大大提高驾驭风险的能力,例如概率分布、概率树及外推方法,PERT、GERT,蒙特卡洛方法。风险分析的结果是一张“预测清单”。它能反映出项目管理过程中某一危险发生的概率以及其后果的性质和概率。我们可以利用某些技术,如原型化、软件自动化、软件心理学、可靠性工程学以及某些项目管理方法等设法避开或转移风险。

(3)强化测试环节。测试既是软件开发质量保证的重要环节,也是让用户直观了解软件质量和熟悉软件操作的有效途径。测试就是用已知的输入在已知环境中动态地执行系统。测试包括单元测试、模块测试、集成测试和系统测试。主张重视单元测试,单元测试是所有测试中最底层的测试,是第一个环节,也是最重要的一个环节,是唯一的能保证代码覆盖率达到100%的测试,是整个软件测试过程的基础和前提。科学测试可在提交客户之前发现设计中的问题,让用户自始至终参与测试工作。

3.结项阶段

(1)执行Beta测试。在开发团队内部经过几轮测试后,需要在客户方进行Beta测试,Beta测试是一种验收测试。Beta测试指软件开发公司组织典型用户实际使用开发出的管理信息系统,并要求用户报告异常情况、提出批评意见,然后软件开发公司再对其进行改错和完善。[2]

(2)终期评审。管理信息系统的终期评审人员包括主审人、评审专家、技术人员和客户,评审方式有会签评审和会议评审两种。会签评审是各个评委根据评审的内容和要求进行审核并发表自己的意见,当各位评委的意见基本一致,或问题基本明确并已得到解决时,则不召开会议而直接填写《设计和开发评审报告》。会议评审就是公司组织内外的专家召开评审会议,根据评审的内容和要求进行讨论、分析并就最终结果达成一致。[3]

综上所述,随着管理信息系统应用越来越广泛,开发高质量的适合各行各业的管理信息系统越来越重要,我们把项目管理的方法引入管理信息系统开发,利用项目管理的科学理念和方法指导管理信息系统开发,既能保证开发的成功,又能保障开发的质量。

[1]侯炳辉.信息管理系统[M].北京:中央广播电视大学出版社,2008.

[2]百度百科.Beta测试[DB/OL].http://baike.baidu.com/view/415272.htm.

[3]软件项目设计和开发评审指南[DB/OL].http://pm.csai.cn/all/200801041424381103.htm.

On the Development of Management Information System Based on Project Management Method

YAN Lixin,LIU Xianda,WANG Xuedong

(Chengde Radio&TV University,Chengde,Hebei 067000,China)

Management information system is widely used in various areas like government agencies,businesses,culture,education,health care,social security.The development of management information system has become a priority for all walksof life.The introduction of scientific concepts and methodsof project management throughout the life cycle of the development of management information systems is the guarantee for its success.

management information system;project management;development

G433

A

1008-469X(2012)03-0038-03

2012-03-28

河北省教育科学“十一五”规划立项课题《管理信息系统及信息共享的研究》(10030015)

闫丽新(1973-),女,河北承德人,副教授,主要从事网络教育、远程教育及开发研究。