谈矿业权档案的归档与管理

丁艳珍（江苏省国土资源厅，江苏南京，210029）

矿业权档案是国土资源行政主管部门在矿业权建立、监督、变更、注销等过程中直接形成并具有保存价值的各种形式的历史记录，是矿业权管理全过程的真实反映，也是矿业权管理工作的重要基础。矿业权档案是国土资源档案管理的重要组成部分，也是维护矿业权人合法利益的重要凭证。

为适应矿业权市场发展的需要，加强矿业权档案的规范化管理，统一立卷归档的方法和基本原则，国土资源部发布了我国首部地质矿产标准《矿业权档案立卷归档规范》（DZ/T0431-2005，以下简称《规范》），并于2005年10月1日起实施。《规范》的实施，统一了标准、规范了程序，基本扭转了多年来矿业权档案管理的混乱局面，维护了矿业权档案的真实性、完整性和安全性，推动了矿业权档案的集中统一管理，为理顺矿业权档案管理机制奠定了基础。

一、认真贯彻《规范》，强化国土资源档案管理

为切实贯彻好《规范》，完善国土资源档案分类体系，我厅对全省矿业权建立、延续、变更、转让、注销等资料进行收集、整理、归档、编目、统一保管，并同步进行矿业权档案的数字化；同时对各级国土资源行政主管部门矿业权档案的管理进行指导。结合《规范》的具体要求，我们制定下发了《江苏省国土资源档案分类方案补充规定》，要求全省国土资源系统贯彻执行。省厅机关通过与省地质资料馆合作，经过几年的抢救性整理归档，现已将1987年至2011年产生于机构改革前的原江苏省地质矿产厅和机构改革后的江苏省国土资源厅矿业权档案，进行了有效管理。共整理纸质档案2583卷，其中探矿权档案1340卷、采矿权档案1243卷。同时数字化后产生的电子档案共205盘，其中探矿权光盘65盘、采矿权光盘140盘。

二、结合我省实际，加强矿业权档案科学规范管理

一是坚持档案的集中统一管理。各级国土资源行政主管部门的矿业权档案，由本单位档案部门集中统一管理。明确矿业权主管部门和档案部门的责任，矿业权档案的归档实行部门立卷。矿业权主管部门是文件的形成单位，熟悉审批工作程序，了解文件的内容及构成，易于掌握文件的分类和排序，便于操作，负责文件材料的收集、整理和立卷归档工作；档案部门负责指导、监督、检查、验收、归档、保管并提供利用。

二是结合实际工作，简化操作程序。本着“简化整理，深化检索”的原则，根据矿业权文件材料的内容和其形成的特点，认真领会和把握《规范》的精神。紧密结合我厅实际情况，减轻文件整理的劳动强度。考虑到矿业权档案的内容不可分割和成套性的特点，为遵循文件的形成规律，以一个矿业权（一个许可证）形成的成套文件为单位立卷、编目、排架。《规范》中的储量管理类材料是一个矿业权成套材料中的一部分，不单独设类，并入探矿权管理类和采矿权管理类，以保持文件之间的有机联系。《规范》中的十一小类作为探矿权管理类和采矿权管理类下须归档的文件材料，不单独设类。

在矿业权建立、监督、变更、注销管理工作中直接形成，并具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等均为归档收集的对象，按其形成规律和有机联系组成案卷，根据矿业权材料形成特点确定组卷材料的排列顺序，结论性的材料放卷首，如许可证、申请登记书、划定矿区登记书，文字在前，图件在后。将一个矿业权（一个许可证）的文件材料设为一个归档单位，按年度，分探矿权、采矿权两个类别，进行分类整理、立卷编目和归档。

三是精心组织标题，科学编目，凸现重要信息。探矿权管理类包含探矿权审批文件、变更延续保留文件、转让发证审批文件、转让申请人材料、转让受让人材料、监督管理文件、注销管理文件、矿产资源储量评审登记核实文件等；采矿权管理类包含采矿权发证、划定矿区范围的申请与审批文件、评估、采矿权申请文件、变更延续文件、发证审批文件、转让申请人材料、转让受让人材料、监督管理文件、注销管理文件、矿产资源储量评审登记核实文件等。因材料内容繁多、信息量巨大，设置一套涵盖所有重要内容的目录表意义特别重大。

案卷标题，采集一组信息组成，包括项目名称、矿业权人、许可证号、发证日期、有效期限，制成统一标准格式，一律打印在封皮上。

三、推进矿业权档案数字化

我们强调要同步进行矿业权档案的数字化工作，以准确高效提供档案利用服务。一是把好档案资料扫描关。按照《图文地质资料数字化规范》进行扫描，严格工作流程，严格质量控制。

二是做好电子文 件整合。矿业权档案在数字化过程中遇到有别于其他档案的问题。因实际扫描操作过程中，图件（彩图、黑白图）与文字报告扫描进度往往很难同步，所以需要整合，就是将图件（彩图、黑白图）电子文件经适当修饰后，添加到原档号的文字报告电子文档中去，和原纸质档案保持一致。

三是加强脱机管理。电子文档保存到载体后，应在数字国土工程“图文地质资料光盘存储管理”系统中进行浏览检查，保证能够读出电子文件。保存数据的载体，应具备利于长期保存、保管条件相对简便、数据不易更改的条件，以“C D-R”光盘刻盘入库（一式三套：一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存）。与此同时，“图文地质资料光盘浏览管理系统”随电子文档一并归档入库，以提供软件支持。

四是编制好电子档案目录。电子档案目录由目录号、光盘号、保管期限等构成；同时还要备注所对应的纸质档案的部分信息，如每一张光盘所对应的纸质档案分类号、目录号、案卷号、许可证号、发证日期、有效日期和项目名称。

矿业权档案的建立为国土资源工作的有序开展发挥了积极的作用，对矿业权的市场化运作起到了重要保障作用。矿业权档案已经充分彰显了它的社会效益和经济效益。