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论高校档案管理员队伍的优化

2012-04-02

当代教育理论与实践 2012年2期
关键词:管理员队伍档案管理

张 彬

(湖南广播电视大学,湖南长沙410004)

论高校档案管理员队伍的优化

张 彬

(湖南广播电视大学,湖南长沙410004)

随着高等教育日趋大众化和高校校园日趋数字化,高校档案管理工作的重要性更加凸显,其管理形式和内容也在不断变化。建立一支专业化、信息化、科学化的档案管理队伍,对于提高档案管理工作服务于学校中心工作的质量和水平具有至关重要的作用。在全面分析当前高校档案管理员队伍现状的基础上,着重探讨了加强高校档案管理员队伍建设的基本方略。

档案管理;素质;优化

近年来,随着高等教育的日趋大众化和高校校园的日趋数字化,高校档案管理工作出现了一些新情况、新趋势:一是高校档案数量日益膨胀,社会对高校档案信息的需求量、系统性、时效性要求不断提高,传统的加工、利用、存贮档案的管理模式已不适应形势发展的需要,信息化已成为高校档案管理的基本方向和趋势;二是高校档案管理工作由封闭型向开放型转变,人员专业化、馆藏特色化、服务多元化已成为高校档案建设的基本目标,能否拥有高质量的档案资源和能否为用户提供全、新、快的档案服务,已成为今后衡量高校档案管理能力与水平的主要指标。这些变化无疑对高校档案管理工作提出了新的更高的要求,加强高校档案管理员队伍建设,进一步提高他们的素质,显得愈来愈重要和迫切。那么,当前高校档案管理员队伍的现状如何,应该从哪些方面着手优化提升?这是一个值得关注的问题,本文拟就此进行粗浅探讨。

一 高校档案管理员队伍的基本现状

档案管理是高校的一项基础工作,是高校开展学术研究、教学评价、教师晋升等活动的直接的信息资源,也是高校制定规划和进行改革的重要依据。随着信息时代的到来,档案的内容、形态、利用方式和服务技术等方面都发生了深刻变化,档案管理的职能和重要性进一步拓展。为适应形势发展的需要,各高校不仅逐步完善了档案管理的基本条件,推进了档案管理工作的制度化、信息化建设,而且通过教育、培训、考评等多种方式,不同程度地加强了档案管理员队伍的建设。但总体而言,高校档案管理员队伍整体素质偏低,能力水平有限,无法适应高校改革发展对档案管理工作提出的新要求新需要。

1.专业人才比较匮乏,人员素质参差不齐。由于我国现代档案管理专业起步较晚、推进不够,专业档案管理人才培育无法满足社会的需求。高校档案管理员绝大多数并非科班出身,而是从其他岗位(如行政秘书、党务工作者、计算机管理员、图书管理员等)转而从事档案管理工作的,“拉郎配”的现象屡见不鲜。虽然他们中不少人有某方面的专长,但知识面普遍较窄,专业素质欠缺,更没有与自己的工作很好地结合起来。他们在工作中大多凭经验、凭主观办事,随意性较大,效率较低,一定程度上降低了高校档案管理的效能,不利于高校档案管理事业的科学发展。而且,档案管理是一项综合性工作,需要的是复合型高素质人才。档案管理员不仅需要具有专门的档案管理知识,还需要具有许多新的交叉学科、边缘学科和综合学科方面的知识,即便是档案管理专业出身,也难以达到这个要求。

2.年龄结构不合理,中老年居多。在高校绝大多数年轻教职工的思想观念中,档案管理工作是一个冷门,没什么“出息”,不利于个人的长远发展。因此,他们大都乐于从事教学科研或行政管理工作,很少愿意从事档案管理工作,高校很难招聘到年轻的档案管理员。高校档案管理员队伍中老年居多、后继乏人,已成为制约高校档案管理员队伍整体素质提高的一个瓶颈[1]。在信息时代条件下,档案管理事业进入全新的发展阶段,中老年职员很难适应新的技术变革,思想上形成了固定思维,往往对高校档案管理制度的改进产生一定的反作用。尽管近年来各高校提高了对档案管理工作重要性的认识,加大了人才引进力度,一些本科生充实到了这支队伍中来,一定程度上缓解了高校档案管理员队伍年龄结构不合理的问题。但是,引进的这些年轻人大都是别的专业的,真正学习档案管理专业的少得可怜,有多学科综合素质的复合型档案管理人才和档案管理研究人才更是凤毛麟角。

4.创新意识不强,知识更新缓慢。现代科学技术的发展,使档案的内容、形态、利用方式和服务技术等等方面都发生了深刻变化,以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备,迅速、准确地处理各种信息,提高了办公效率。它为人类社会进入知识经济时代,收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段。而高校现职档案管理员在信息的收集、鉴别等方面大多仍然沿用老办法;在信息的使用上仍然采用被动式的提供;没有对档案工作的机制、管理、服务等方面进行创新。同时,由于领导者档案意识的淡薄,档案管理人员自我学习能力不强,导致档案管理人员知识出现了老化,没有及时“充电”,更新自己的知识,对纷繁复杂的档案信息不能迅速作出鉴定,对有价值的档案信息无法深加工、新开发、快传输,阻碍了档案管理事业的不断前进。

二 优化高校档案管理员队伍的主要途径

优化高校档案管理员队伍,进一步促进其制度化、专业化、信息化,既是高校改革发展对档案管理工作提出的必然要求,又是高校档案管理工作顺应高校改革发展的必然举措。这首先需要高校转变观念,进一步增强档案意识,为档案管理工作创造良好的外部环境,更需要档案管理员自身增强政治意识、责任意识、服务意识,树立终身学习观念,主动提高自身的综合素质和专业技能,以满足高校改革发展对档案管理工作提出的新要求新希望。结合上文的现状分析,可以从以下几个方面入手加强高校档案管理员队伍建设。

1.坚持爱岗教育。从重要性上说,高校档案管理工作也许比不上教学科研工作,但它具有自己独特的特征,对从业者有着不一般的要求:其一,档案管理工作是一项复杂、细致的工作,要求档案管理人员具有求真务实、严肃认真的工作态度和任劳任怨、一丝不苟的工作作风;其二,档案管理工作是一项平凡、清苦的工作,要求档案管理员耐得住清贫、守得住寂寞,具有默默无闻、无私奉献的精神;其三,档案管理工作是一项服务性、从属性工作,要求档案管理员摆正位置、甘为人梯,主动服务和服从于学校中心工作。要做到这些,必须坚持对档案管理员开展爱岗敬业教育,着重解决好三个问题:一是认识问题。既要让档案管理员充分认识自己所从事工作的独特性、专业性、重要性,也要让他们充分认识所从事工作的复杂性、艰巨性、服务性,从而切实提高他们工作的积极性和主动性。二是理想问题。理想是奋斗目标和内在动力。档案管理员只有树立崇高的职业理想,才能从心灵深处提高所从事工作的责任心和自觉性,把平凡的工作变得有意思,把有意思的工作变得有意义[3](56)。三是兴趣问题。兴趣是最好的老师。档案管理工作非常琐碎、复杂甚至艰巨,只有提升档案管理员的职业兴趣,才能将工作要求变为自觉行动,将工作规程变为自己的行为习惯,自觉成为档案管理的行家里手。

2.强化素质养成。档案管理工作是一项复杂的专技性工作,对档案管理员思想政治素质的要求比较高。首先,必须具有敏锐的政治素质。档案管理工作的政治性、政策性都很强,高校档案管理员必须具有坚定正确的政治方向,坚持以社会主义核心价值体系为指引,坚持科学发展观,充分了解和掌握党的路线、方针、政策,熟悉与档案工作相关的法律、法规,认真贯彻落实《档案法》,严格遵守党和国家的机密,认真执行档案工作保密制度,妥善处理好保密与利用的关系。其次,必须具有高尚的道德品质。高尚的道德品质是做好档案工作的根本,直接影响档案工作的效率和质量。高校档案管理员必须树立高尚的道德品质,对档案具有敬畏心,严格自律,以适应档案管理工作的服务性、准确性、动态性、繁琐性等职业特性要求。其三,必须具有周到的服务素质。高校档案管理工作关系到全体师生的切实利益,高校档案管理工作只有能够很好地满足师生员工的利用需求,才能让大家感觉到档案及档案管理工作的价值所在,从而重视档案管理工作,促进档案管理工作的良性循环。因此,高校档案管理员要牢固树立“以人为本”的新型服务理念,改变过去以保管为主、重保管轻利用的思维方式,以满足利用者需求为己任,以利用者能最大限度利用档案信息资源为快乐,在服务态度上主动、热情、耐心、周到、及时,在服务语言上文雅和气、谦逊有礼[4]。

3.重视技能培育。高校要通过以下方式,不断加强档案管理员的教育培训,不断提高他们的综合能力:(1)脱产进修。高校档案管理部门应结合自身发展需要,适时选派部分热爱档案管理事业、安心档案管理工作且发展潜力好的人员进行脱产进修,让这部分骨干有机会全面提高自身的文化层次和能力水平。(2)在职学习。高校应出台相关政策,鼓励档案管理员参加在职研究生、函授等继续教育,更大范围上提高档案管理员队伍的业务知识和业务水平。(3)专题培训。根据档案管理员的具体岗位要求、知识结构,进行针对性轮训(如数据库建设培训班、电子查询系统维护培训班等),或者针对某一方面的问题请专家进行专题讲座(如计算机操作能力讲座、档案管理信息化能力讲座、档案管理软件操作讲座等),通过这些专题培训或讲座,有针对性地弥补档案管理员队伍的知识和能力缺陷,促进高校档案管理的现代化。(4)对外交流。分批次组织档案管理员有针对性地到兄弟单位参观访问,或组织安排档案管理员到一些先进的或某些方面有特长的档案馆作短期工作和学习,开阔视野,吸取经验,充实提高。(5)终身学习。动员档案管理员树立终身学习理念,力争做到学习生活化、生活学习化,将个人生活方式的优化和能力水平的提高与所从事的工作紧密结合起来,做到学习、工作、生活三不误。

4.规范内部管理。一是搞好人事制度改革。目前高校正在进行新一轮人事制度改革,改革的实质是转换用人机制,实现由身份管理向岗位管理转变。这是加强档案管理员队伍建设的绝佳机会,高校要按照科学合理、精简效能的原则进行档案管理岗位设置,明确档案管理各岗位的职责任务、工作标准和任职条件,坚持按需设岗、竞聘上岗、按岗聘用、合同管理,推进档案管理员队伍的科学化、规范化、制度化建设。二是健全档案管理制度。档案管理工作是一项非常严谨、细致的工作,一定要有章可循。比如:要建立健全高校档案材料的归档制度,特别是对于人事变动、工资调整等材料,应及时向有关部门催缴收集,并按规定进行存档;要鉴别整理规范化,严格按照档案整理相关规范进行规范化整理;要自觉执行档案管理的八项制度,使每项工作制度化,保证管理工作井然有序地开展,等等。三是加强队伍的合理配置。既合理匹配老中青三代在高校档案管理员中的比例,实现老中青三代的协同相继,又根据专业背景合理配置档案管理人员,使管理人员的专业知识形成互补,实现良性循环。四是完善绩效考核机制。绩效考核是加强档案管理员队伍建设的重要举措。要健全绩效考核指标体系,对不能量化的指标应进行明确的说明;要进一步规范绩效考核的程序,有效提高绩效考核的科学性和合理性;要及时反馈和应用好绩效考核的结果,对于考核成绩优异的人员及时给予奖励,对考核成绩居末的员工进行再次培训、降级,直至辞退。

5.完善激励机制。档案管理工作是一项基础工作,所产生的主要是社会效益,属于滞后效益,要经过几个月、几年甚至更长时间才能显现出来。也正因为如此,档案管理工作的重要性很难得到大家的充分认识。高校必须从学校长远发展的角度科学安排、统筹兼顾,采取切实有效的措施激励档案管理员队伍成长。一是健全职务、职级晋升机制。要从制度上明确档案管理员的发展预期,从根本上解决他们的后顾之忧,使他们感到干事有劲头,努力有奔头。二是要坚持贯彻档案管理员队伍年轻化、知识化、专业化方针,大胆选拔有作为的年轻干部。三是适度引进高级人才。高校要将档案管理员队伍建设纳入学校人才队伍建设计划,分步分批地适度引进专门人才,逐步提高档案管理员队伍的整体素质。四是适当提高档案管理员的工资待遇。待遇留人是稳定队伍的有效方式之一。高校要根据自身的财力和经济社会发展形势适时提高档案管理员队伍的待遇,增强他们所从事工作的自豪感和满足感。

三 结语

在新的历史时期,高校档案管理工作面临新的形势、任务和内容,重要性更加凸显,高校领导对档案管理工作应做到足够重视,采取措施,通过增加档案管理投入、引进人才、注重培养、健全考核制度等途径自上而下地推动高校档案管理事业的发展。高校档案管理人员要适应形势,全面提升自身的各方面素质,树立档案部门的良好形象,努力提高工作质量与效率,更好地为学校的教学、科研与管理工作服务。

[1]谢开明,叶方莲.浅谈高校的档案管理[J].安康师专学报,2005(2).

[2]姜丽蓉,宁庆降.关于提高高校档案管理人员素质的几点思考[J].重庆电力高等专科学校学报,2009(14).

[3]王 康,王通讯.人才学基础[M].哈尔滨:哈尔滨工业大学出版社,1987.

[4]王晓菲.高校档案管理的人力资源优化[J].经济研究导刊,2010(10).

G64

A

1674-5884(2012)02-0057-03

2011-12-18

张 彬(1971-),女,湖南湘潭人,经济师,主要从事档案管理研究。

3.岗位吸引力不足,人员流动性较大。首先,高校档案管理工作没有得到应有的重视。在人们的传统意识中,档案管理是高校最为边缘化的岗位之一,甚至认为它是“为闲人设置的闲职”。上至学校领导,下至一般教职工,对档案管理工作的重要性普遍认识不足,导致很大一部分档案管理员对档案管理工作的选择具有偶然性和短期性,鲜有有意识地选择档案管理作为长期的工作,更遑论在此基础上做长远的职业生涯规划。其次,高校档案管理的投入尤其是财政投入严重不足,档案管理部门的改革与创新始终处于高校各方面革新的末端。在整个社会档案管理事业日趋信息化的大背景下,高校档案管理工作资金设备投入不足,岗位前景不明朗,自然难以留住高水平的档案管理人才。再次,高校档案管理的激励机制不健全。对档案管理岗位缺少科学的绩效考核标准,即使学校有绩效考核,考核结果也没有和部门晋升职称、提高待遇等方面相联系。同时,由于对档案管理重要性的认识不足,高校档案管理部门职工的职务升迁和待遇提高也相对滞后于教职人员[2]。其四,市场经济高速发展的社会环境下,其他行业对员工吸引力越来越强,员工的择业空间越来越大,致使高校档案管理部门员工的离职率相对高于教职员工的离职率。

(责任编校 朱正余)

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