新建本科高校加强档案收集工作路径分析

任红燕（常熟理工学院，江苏常熟，215500）

新建本科高校加强档案收集工作路径分析

任红燕（常熟理工学院，江苏常熟，215500）

新建本科高校是在原有专科学校基础上，通过独立升格或合并办学，由教育部批准组建的普通本科院校。这类高校由于其前身对档案工作重视程度不够等历史原因，导致档案收集困难，散失现象严重。鉴于上述情况，新建本科高校档案馆（室）要充分发挥应有职能，有效推进档案收集工作，确保高校档案资源得到更好的管理。

一、制定切合实际的校内立卷单位归档范围

归档范围是开展档案收集工作的主要依据。高校一般都应结合本校实际情况制定归档范围，但有的部门领导并没有真正重视档案工作，没有根据相关规章制度要求制定符合本部门实际的归档范围。同时高校兼职档案员业务素质较差、人员构成局限、工作性质为兼职等特点又使其对档案收集工作缺乏积极性，往往不会主动去研究本部门哪些材料应该归档。《高等学校档案管理办法》明确规定，高校档案馆（室）职能之一是“拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实”。因而，高校档案馆（室）应主动承担起修订本校各立卷归档部门归档范围的职责，积极联系各部门档案工作分管领导，取得他们的支持，了解、熟悉、分析各部门职能，修订符合高校档案管理相关规定和各部门实际情况的归档范围。这对于档案基础工作相对薄弱的新建本科高校而言，显得尤为迫切。由于新建本科高校档案馆（室）大多隶属于党办、校办，没有独立发文权限，因而更要加强档案宣传，争取本部门和学校档案工作分管领导重视，使得归档范围在全校范围内正式发布，增强其严肃性、权威性和约束力。

笔者所在学校是一所新建本科高校，2005年升本之前，以原国家教委《高等学校档案实体分类法》（以下简称《分类法》）为依据开展档案收集工作。《分类法》明确的归档范围对于具体的一个单位而言，过于粗线条，加之各部门档案意识不够强，档案收集工作不尽如人意。2008年学校举办建校50周年庆典活动，集中利用档案时，发现大量应归档文件材料没有归档。升本后，学校修订了《常熟理工学院文件材料归档范围和保管期限表》，作为学校各部门档案收集依据，并于2010年发布。该文件结合学校实际，对归档范围进行细化，有效推动了档案收集工作。但由于学校各部门的档案意识不一，该文件施行过程中，发现有的部门并不愿意对照归档范围进行本部门档案材料的收集，影响了档案的齐全完整。2012年初，学校档案馆又结合学校各部门职能，修订了《常熟理工学院立卷单位归档范围和保管期限规定》，进一步明确了学校各部门的归档范围，增强了档案收集、鉴定工作的可操作性。从施行第一年情况看，成效显著，档案收集从数量到质量都有较大改观，截至2012年8月，文书档案收集数量较2011年增加了604件。

二、高校档案馆（室）要切实履行监督职能

长期以来，新建本科高校档案馆（室）大多作为党办或校办下属的一个机构，对全校档案工作的监督职能被忽略，档案馆（室）仅成为坐等各部门移交档案的机构。要改变这一现状，档案馆（室）必须发挥能动性，以教育部第27号令为依据，对学校各部门档案工作进行有效监督。

履行监督职能，要注重对各部门档案工作前端的监督。这就要求档案馆（室）工作人员必须全面了解各部门应归档材料范围，明确各部门除了归档范围规定的常规工作产生的材料外，还有哪些具体材料应该归档。只有做到心中有数，才可能在对兼职档案员进行归档指导时给出明确意见，列出所缺材料，督促其及时做好档案收集补救工作，切实发挥监督作用。

掌握各部门应归档具体材料的有效办法，就是关注学校及其各部门的年度工作总结、校领导在教职工代表大会上的工作报告、工会工作报告等总结性材料。这些材料往往很清晰地展示校内各条线的主要工作内容、取得的工作成绩。档案馆（室）工作人员可以根据总结显示的相关数据核查材料归档是否完整。比如，校长工作报告中在讲到科研工作时，会有一系列反映科研成果的数据，在归档时档案馆（室）工作人员可据此数据核对科研管理部门收集的相关档案材料是否齐全，发现缺失即时向科研管理部门指出。档案馆（室）工作人员还可根据收发文登记簿核对各相关部门收文、发文收集情况，保证收发文收集齐全完整。

三、高校档案馆（室）业务指导工作须常态化

档案馆（室）作为高校档案工作职能管理部门，对学校各部门档案工作开展业务指导是其不可推卸的责任。目前高校档案机构的业务指导内容主要是对收集到的材料进行鉴定、整理，忽略了如何收集这一环节；同时业务指导行为更多地发生在每年上半年的集中归档期间。高校档案包括文书、教学、科技、会计、声像、实物等类别档案，各类档案的归档移交时间各不相同，因而为更好地收集归档材料，档案馆（室）有必要将业务指导工作常态化，将档案收集环节纳入指导内容，根据不同类别档案不同的归档移交时间要求，及时联系相关部门做好档案整理移交工作。

档案馆（室）可借助校园新闻网推进业务指导常态化。校园网上内容极其丰富，有反映学校各方面情况的大事小情，且图文并茂。档案馆（室）人员通过浏览学校网页，可快速了解学校发生的各类事件，进而不定期主动联系各部门做好相关档案材料的日常收集，确保各类档案材料收集齐全完整，并在规定时间内完成整理、移交。以照片档案的收集为例，笔者所在学校党委宣传部是产生照片档案的主要部门，长期以来照片档案绝大多数由他们移交归档。但通过浏览校园新闻网，我们发现，有些重要活动由相关职能部门自行承担摄影任务。根据这一情况，学校档案馆人员在做好党委宣传部照片档案接收工作的同时，主动及时联系其他照片档案产生部门，指导他们收集整理好这些档案材料，并及时归档，保证了照片档案收集的齐全。近两年照片档案收集数量年增长超过20%。

四、科学设置考核指标

建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，是推进高校档案工作开展的重要保证。笔者所在学校档案馆在这方面做了有益尝试，主动修订档案工作考核办法，提交学校各级领导，获取领导认同，2012年初颁布了《常熟理工学院档案工作考核办法(试行)》（以下简称《办法》）。《办法》将考核结果与部门年度工作目标考核挂钩，档案工作不合格单位年度考核结果不得为优秀。此举极大地促进了档案工作，在当年度上半年文书档案集中归档期间，各部门归档积极性明显提高，主动联系档案馆人员接受业务指导的部门增加了，主动就归档工作进行咨询的电话也增加了。

设置考核指标时，要兼顾影响档案工作的各种因素。组织的健全、全员档案意识的增强、兼职档案员档案业务能力的提高，是档案工作正常开展、档案收集齐全完整的有力保障；档案材料收集完整齐全有赖于平时对档案材料的积累、管理。因此，高校档案考核指标除了归档工作方面的要求外，还应包括组织领导和平时立卷情况。

组织领导工作考核指标具体包括：部门分管档案工作的领导是否落实并重视文件材料管理，解决实际问题；文件材料收集、立卷、归档工作是否列入部门工作范围，做到“三纳入”、“四同步”管理；是否组织部门教职工学习有关档案工作法律、规定或通过会议等形式宣传档案工作；兼职档案员是否落实并能保持相对稳定；档案分管领导和兼职档案员是否按时参加学校档案工作会议、档案业务培训等。平时立卷情况考核指标具体包括：是否坚持做好平时文件材料的形成、积累、整理工作，并有专用柜（屉）存放；是否建立部门收文、发文、借阅登记制度；归档文件材料书写用纸、用笔是否符合规范要求,收集的文件材料是否原件。加强对组织领导和平时立卷情况的考核，有利于增强档案意识，提高业务能力，创造保管条件，推动各部门档案材料收集工作的顺利开展。

［1］黄晓丹.关于高校兼职档案员队伍建设的思考.河南工业大学学报（社会科学版），2010（3）：153-157。

［2］教育部.高等学校档案管理办法.教育部令第27号，2008。