此“服务”非彼“服务”——试析政府公开信息利用服务与档案利用服务的差异性

任冬莉（南京市档案局，江苏南京，210008）

此“服务”非彼“服务”
——试析政府公开信息利用服务与档案利用服务的差异性

任冬莉（南京市档案局，江苏南京，210008）

国家档案局提出的“十二五”期间国家综合档案馆功能建设由“四位一体”向“五位一体”发展的目标，是新形势下档案馆功能的拓展与延伸。特别是建立政府公开信息场所是法律赋予档案馆的新任务和新职责。各级档案馆如何抓住这个契机，扩大档案馆的社会影响，增强社会的档案意识，提高社会对档案工作的认知与认可，实现档案事业的跨越式发展，值得我们研究和深思。现阶段，档案馆如何做好政府公开信息利用服务，笔者认为很有必要将其与档案利用服务进行比较，加以分析，区别对待，以利于推进档案馆信息利用服务的优质化。

首先，政府公开信息利用与档案利用都是档案馆向社会与民众提供信息服务，在硬件建设上没有很大的区别。档案馆尽可能地为利用者提供舒适的利用场所，提供方便、先进的利用设备及人性化的硬件服务，关键是在场所的设置和布局上有所不同。政府公开信息查阅场所应该是一种完全开放的环境，利用者就如同到图书馆或逛书店一样的自如。而查档利用场所则是一个相对封闭的空间，档案馆为了确保档案不受侵害，利用场所一般都有监控设备，对人、物进行适时的监控管理。而在政府公开信息利用场所就不宜采用此方法。同时，两个场所的存放方式也截然不同。档案是存放在档案库房，利用者不可能随手可得，而政府公开信息则应是陈列在完全开放的环境中，利用者可信手拈来。

其次，在两种服务中档案馆的角色定位不同。在档案利用服务中，档案馆是主角，主导全部过程和结果。而在政府公开信息利用服务中，档案馆是配角，是服务主体，过程和结果都不能完全掌控。一份档案能否给申请利用者使用，档案馆须依法界定外，还需根据法律赋予的职责，对利用者的身份、利用目的等进行审核后，决定是全部利用、部分利用或不能利用。而对政府信息，是完全公开、部分公开，还是依申请公开，则由信息制发机构决定，档案馆提供的仅仅是政府信息中的完全公开部分。即便是依申请公开，也是由信息制发机构进行审核和回复，档案馆仅是引导利用者，提供依申请公开的途径和方法。

三是在服务对象管理上的不同。政府公开信息利用者到档案馆利用政府公开信息就如同到图书馆或逛书店一样，不需提交任何有关个人身份的证件。仅当其需要利用依申请公开的政府信息时，才需要向信息制发单位提供相关证件。而到档案馆利用档案，必须根据其档案利用的范围和内容，根据档案馆的相关要求，向档案馆提供相应的证明材料和证件。

四是在利用范围上的不同。档案馆在开展政府公开信息服务和档案信息服务时，必须符合国家法律法规的要求，在法律允许的范围内。值得注意的是，档案和政府公开信息两者是不相等的。档案中包含政府公开信息，但不全是，政府公开信息；政府公开信息中有档案，但不全是档案。因此，档案馆不能单一地根据一个利用标准决定利用范围。档案的利用范围必须根据《档案法》的规定，对档案进行鉴定划控后，向利用者提供利用；政府信息的公开则是政府信息制发机构依据《政府公开信息条例》规定的范围和时间，向利用者提供利用。档案馆既无权扩大利用范围，也不能随意地缩小利用范围。关键是要区分信息类别，区分在档案馆保存的档案仅仅是档案，还是既是档案也是政府公开信息，依据相应的规定而提供信息服务。现阶段，档案馆要特别注意处理好《政府公开信息条例》与《档案法》两者之间的衔接和融合。

五是受社会监督的程度不同。政府公开信息的基本特征就是公开的，现行的，具有现实意义，更为广大民众所关注、社会所重视。各政府部门若没有公开或延时公开《政府公开信息条例》规定的应公开的政府信息，往往会引起社会的普遍关注和社会舆论的批评与监督。这几年不断出现的利用官司就是很好的说明。同时利用者还可以对公开信息内容的完整性、准确性提出质疑，并在符合法定条件的情况下有对信息内容提出修改要求的权力，信息制发机构对此必须有所答复和纠正。相对于此，档案信息受社会监督的程度远比政府公开信息要低得多，这是由档案的基本属性决定的。《档案法》实施25年来，案例之少就是最好的印证。在现实中确是如此，当一个利用者需要利用法律规定应当归档的档案，而查询的结果却是无任何记录和信息时，他也只能一声叹息，无法追究责任。

六是服务方式与方法的不同。在我国，一般来说档案利用者的利用目的很明确，真正属于档案文化休闲的情况还极少。一般查档者要通过和查档接待人员的沟通与交流，方可获得相关信息，两者虽然是互动的关系，但其实是一种被动服务。也就是服务的过程是互动的，服务的结果却是被动的。政府公开信息的利用对象既可能是目的明确的利用者，也不乏像图书馆中休闲和娱乐的人士。针对不同的利用对象采取不同的服务方式和方法，是政府公开信息利用服务区别于档案利用服务的关键。对有服务需要的利用者，通过交流、沟通，了解需求，有针对性地提供检索工具，使利用者能及时获取所需信息。特别是对有自助服务能力的利用者，档案馆要提供编制的检索工具并说明检索工具的使用方法。现阶段，档案馆要特别加强对政府公开信息检索工具编制的研究，尤其是目录的主题词、关键词标识及信息分类的研究。政务信息资源目录体系第四部分《政务信息资源分类》（GB/T21063.4－2007）为我们提供了标准依据。为利用者提供便捷、高效的服务是档案部门责无旁贷的责任和义务。

档案利用服务和政府公开信息服务虽然有所不同，但两者也相互促进，互为补充。档案馆要借助政府公开信息服务，扩大自身的社会影响，提升自身的社会地位，更为重要的是通过政府公开信息服务和档案利用服务，使档案馆的服务成为文化服务的品牌产品。