用好五张表，会议效率提高30％

2012-03-28郝迎春一拖洛阳福莱格车身有限公司

文/郝迎春·一拖（洛阳）福莱格车身有限公司

用好五张表，会议效率提高30％

文/郝迎春·一拖（洛阳）福莱格车身有限公司

议时限、严格控制参加人员、严格进行会议跟踪等三个方面入手，实施精简；支撑会议体系，应遵循必要性原则，与阶段性工作相结合，有必要则开，无必要则可不开，能整合的可以进行整合。

重新梳理后的会议体系，例会由18个减为13个，减少38％；会议时间每月将压缩28.6％，会议成本减少36.4％。

第三张表：周会议计划表

凡事预则立，不预则废，提高效率，必须从周密的计划开始。每周五上午下班前，各会议召集部门向办公室报下周会议计划，办公室汇总后，经公司经理办公会批准，在内网上发布，周会议计划表上不仅明示会议名称、计划实施时间、参加人员、召集部门、主持人等内容，还明确会议记录人和会议观察员，便于各岗位安排一周工作。

在编制周会议计划时，如各部门上报的会议时间总和超过有效工作时间的30％，办公室则提出预警，可以与召集部门协商取消或推迟召开。

办公室每周会对会议计划完成情况进行通报，如会议超时或计划外会议均会被记录，以便促进会议按计划召开。

在福莱格公司的会议体系中，有一个很重要的角色，就是会议观察员。每个会议要安排两名会议观察员，主要的职责是观察会议是否按规定的程序、时间进行，对会议效果进行评估，对如何改进会议提出建议。

会议开始前，主持人的开场白应按照标准话术，如规定会议时间并分配每个人的发言时间，指定会议记录人和观察员等，主持人对发言时间超时的及时提醒或打断，保证会议在规定时间内完成。

会后，会议观察员填写《会议效果评估表》，办公室会在会议计划完成情况报告中将会议观察员反馈的问题进行明示，以便提醒召集部门进行改进。

会议效果评估表也将成为定期评审会议效果的输入资料，对于不必要的例会，可以通过定期评审予以取消。

开会本身不是目的，通过会议解决问题才是目的。因此，引导员工养成自动自发执行会议决议并及时复命的习惯，是会议管理的一个重要环节。

因此，无论员工本人是否参加会议，凡会议纪要上要求完成的工作项目，员工在项目节点前24小时内填写《工作项目完成情况反馈表》至会议召集部门和主管领导进行主动复命，如遇项目障碍，则在发现项目无法顺利进行的4小时内进行反馈，以便迅速决策。

会议管理是公司各项管理中的一个环节，也是往往被忽视的环节，实实在在提高会议效率，才能真正推动管理效率的提高，从而形成“效率文化”。