浅析制造企业采购业务环节的内控缺陷及相应对策

杨 宇

一、案例分析

在参加一家制造企业资产清查抽查监盘过程中，我们发现这家企业某些品种原材料存在盘亏现象，通过扩大抽查范围发现原材料盘亏涉及品种项目较多，金额较大。在征得单位领导同意和支持后，我们对该制造企业原材料从采购到入库整个环节进行全过程的跟踪考察与综合分析，通过核对一个时期所有大额采购发票及入库单据，结合当期实际产出情况，最后查明为个别采购人员与厂家勾结营私舞弊、收受回扣，每笔采购业务开具一大一小、一实一虚两张发票，大额发票（以整机形式）据实入库，小额发票（以整机配件形式）由采购员冒充仓库保管员在入库单上签字办理假入库，再另配其他虚假领料单（假借研发、售后领料）完成回扣性质的采购发票顺利挂账的全过程。此案现已提交纪检监察部门另案处理。

二、存在的内控缺陷

1.不相容岗位未分离缺陷。该制造企业规模较小，内部机构设置简单，下设制造部具有采购、生产准备和售后职能，材料仓库下属制造部，仓库保管员仅一人，而仓库保管员不在期间由采购人员代为办理材料入库及材料收发事项。该制造企业机构设置、人员分工不合理，岗位职责不明确，存在不相容岗位未分离现象。

2.内控制度不健全缺陷。该企业内部虽制定了一些管理办法，但明显存在内部控制制度不健全，业务流程不畅通，缺少指导性标准，未制定采购人员考核指标、实施考核办法，采购环节存在较大风险隐患，为不法份子营私舞弊提供方便。

3.物资申购控制缺陷。该企业没有建立采购申请制度，每月采购计划由采购部门根据企业当月销售订单制定，未综合考虑当月生产计划和库存情况，造成仓库某些品种原材料库存过多形成积压，为不法份子办理虚假入库创造有利条件。

4.物资采购方式缺陷。该企业物资采购方式主要通过现金支付和转账支付两种，转账支付中有部分为预付款支付。大宗物资采购均未采用招标方式，且存在采购人员借大额个人备用金现金采购、有些大额预付款逾期未签合同现象，物资采购方式形在缺陷给不法份子虚开发票、收取回扣提供便利。

5.采购合同管理缺陷。该企业虽大部分采购业务执行了5000元以上金额签订合同的内部管理办法，但合同审核不严谨，有些合同本身存在重大风险隐患，例如对方主体有的不具备法人资格、有的不具备相关经营资质、有的代理人未取得法定授权书、有的合同权利义务不对等，而有些合同根本就是内容不实的虚假合同，这些都将使企业经营行为失去法律保障，给不法份子有可乘之机。

6.采购定价管理缺陷。该企业采购定价均采取由采购人员询价定价方式，其他部门未参与介入，制定采购价格、签订采购合同均由采购人员完成。由于采购定价（包括大宗物资采购）只有一个部门参与，缺乏监督、制约、牵制机制，也给不法份子营私舞弊创造机会。

7.入库验收管理缺陷。该企业仓库只设保管员一名，负责材料入库清理点数、登记台账、物资收发等工作，由于人手不足，入库单由采购员代为填列。同时由于存在采购人代替收发货现象，即存在采购员一人办理材料采购、入库、收发货现象，材料入库验收管理存在重大风险隐患。

8.财务管理缺陷。该企业财务人员对采购原始凭证特别是采购发票、入库单据真实性、合法性、有效性审核不严格，既未对仓库实物台账进行定期稽核，也未定期核实采购台账；对大额现金采购行为未及时制止、对无合同大额预付款项未能退回补签合同或跟踪核查，致使预付款逾期货物未回或发票未及时催缴等等，未有效履行会计审核监督职能，使不法份子有可乘之机。

9.采购审批管理缺陷。该企业相关负责人对本单位业务不够熟悉，未能深入了解产品结构、零部件组成、采购目录、定额配置、定额单价等情况，未能起到严格把关、最终审查的作用。

10.供应商管理缺陷。该企业每个品种供应商基本只有一家，合同一年签订一次，第二年续签，未建立A、B供应商档案，未实施供应商管理与考核体系。

11.监督管理缺陷。该企业风险防范意识不强，内部监督管理机制不健全，未充分发挥相关职能部门的监督管理职能，也给不法份子有可乘之机。

三、相应对策

1.企业应科学设置企业内部组织机构，采购部门应与仓储、售后部门分离；建立采购与付款岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保不相容岗位相分离、制约和监督，杜绝同一部门或个人办理采购业务全过程。

2.企业建立健全本单位采购与付款内部控制制度，理顺请购、审批、采购、验收、付款业务流程，并严格参照执行。

3.企业加强请购控制，依据购置商品或劳务的类型确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。主管领导根据其职责、权限及企业实际需要对请购申请进行审批。

4.企业根据市场情况和采购计划合理选择采购方式，大宗采购应采用招标方式；一般物品或劳务采购可采用合同订购方式；小额零星物品或劳务可采用直接购买方式。

5.企业加强合同管理，严格合同审核，重点关注合同主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务是否对等。对于重大采购合同应组织法律、技术、财会等专业人员参与，以堵塞管理漏洞，防范经营风险。

6.企业应健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态兑价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格；对于大宗商品或劳务采购应采用招投标方式确定采购价格；应根据已建立的采购价格数据库及市场变动趋势建立价格信息平台，分析研究并加以合理利用，成为选择供应商的重要标准之一。

7.收货的职能必须独立于请购、采购和会计部门的人员来担任，保管员负责办理材料出入库，并填列材料入库单和出库单，并将仓库台账交给财务部门稽核，及时与采购人员核对对材料入库品种数量，确保仓库台账与财务台账、采购台账一致。

8.单位领导应严格履行领导责任，应全面熟悉本单位经济业务，关注各业务流程的风险点，更要有强烈的责任心，对生产经营各个环节风险点例如采购发票挂账、付款等重要领域应认真核查，严格把关。

9.加强供应商管理，建立科学的供应商评估和准入制度，按照公平、公正和竞争的原则择优选择供应商，并建立供应商管理信息系统和供应商淘汰机制以实时管理、考核评价、优胜劣汰。

10.监督管理缺陷。提高企业风险防范意识，建立健全内部监督管理机制，在加强常规、持续的日常检查的同时，充分利用内部审计、纪检监察、信访举报等专项监督职能，查找物资采购过程中的薄弱环节和风险隐患，加强内部控制措施，强化过程监控，防范采购环节营私舞弊形为，降低采购环节经营风险。