信息化赢在效益

文/本刊记者 谢晓丹

要提高投入产出比，就需要我们从学校发展的角度统筹规划信息化，在做成本预算时审时度势，在迫切的需求和有限的资源之间寻找整体和局部、长期和短期效益关系的最佳结合点。

每年的新生报到是对学校信息化服务环境的艰巨考验。暨南大学信息管理办公室主任沈镇林告诉记者：“迎新工作涉及多个校区，每年要应对7 000多名新生的报到、注册。”自从有了数字迎新系统，每年新生入校的工作量已从原来的三天减为一天，为学校节省了大量的人力、物力，更使师生对学校管理和服务水平的满意度显著提高。

信息化正成为学校经济效益和社会效益提升的根本保障之一。用户对信息化系统也已从“不适应”发展到“离不开”。通过对国内近50所不同类型高校的调查发现，每年各高校数百万元的信息化投入已是常态，也不乏千万元投入者。高校规模的扩大，办学水平的提升，人才培养、科研创新和社会服务功能的不断拓展，真正均摊到每个学生的花费是几十元至上百元。沈镇林说：“我校在校学生有40000多人，在岗教职工有4000多人，每年为信息化持续投入300万元。这笔经费相对于全校的应用需求非常有限。我们上马每一个应用系统时精打细算，从学校整体考虑业务系统的发展方向，以期节省成本，提高经济效益，提高效率。”逐年增大的信息化投入远远跟不上高校国际化和现代化发展的脚步。

合理投资保障效益最大化

教育信息化的本质是利用信息技术手段提高教育质量和水平，发挥大学的社会功能，为经济和社会发展培养人才提供基础保障环境。成本效益分析可以为教育信息化提供科学的决策支持，通过对教育信息化每一个阶段成本效益模式的跟踪审计、效果评价，按照可靠的数据和事实来衡量资金的使用率及其合理性，避免不合理的投入，以达到在有限的投资里获得最大效益。

教育信息化成本和效益的问题已经引起大学C I O们的深刻思考。教育信息化投入是必不可少的，有了投入就要见效益。考核信息化建设的成效，采用恰当的成本效益分析手段将其充分展现出来，让管理部门和学校领导更清晰地认识到信息化的影响力，从而更加积极、持续地投入资金。江汉大学副校长桑建平曾经提出，做高校信息化，有一些关键问题需要解决。比如，在数字化校园的硬件设备该有哪些，需要建成什么规模，需要多少投入，软件应该如何选择，运维工作需要投入多少人力，设备如何更新等。解决了这些问题，才能帮助大家在数字化校园建设中少走弯路，少花冤枉钱，整个中国高校的信息化校园建设将会更好一些，效率会更高一些。

“一把手工程”统筹规划先行

高校建设信息化的传统思维是“有多少钱办多少事”。这种“唯成本论”的误区并不能使信息化投入的最大效益得到发挥，其结果反而使信息化部门一边喊着缺人、缺钱，一边不断盲目扩充设备。各院系部门重复购置软硬件，设备利用率不高，甚至闲置，“信息孤岛”严重。

为了提高资源利用率和信息化效益，越来越多具有战略眼光的大学C I O在设计信息化蓝图时强调“顶层设计”，提出“办多少事花多少钱，”，“少花钱，多办事”。以需求为导向，以用户为中心，重视顶层设计的规划和部署，不同阶段持续投入与之相匹配的成本。

上海财经大学在“十五”初期就提出现代化、国际化和信息化相结合的目标，先后进行三轮信息化规划指导。明确信息化建设任务、组织机制及队伍建设等问题。每一个阶段都有不同的规划重点。从最初的搭建信息平台，到信息系统的深度应用，再到2011年的“优化资源、整合服务，提供管理决策支持”，上海财大非常重视信息化建设的投入。近三年来，信息化建设总经费为49 00万元，按学校12000名学生估算，每年均摊到每个学生的信息化费用超过1000元。而且，每年投入呈逐渐增长趋势。

“坚持以信息化规划为指导，有利于避免盲目投资和重复建设，从而有效发挥信息化资源的作用。分阶段循序渐进的信息化建设方式，既满足了学校核心业务需求，同时通过新建系统和原有系统的集成整合，使得信息化的整体效益逐渐显现。”上海财经大学校长助理刘兰娟说。

刘兰娟表示，高质量的信息化规划是要站在学校的发展战略高度，前瞻性地思考未来3~5年学校信息化建设发展路径。

统筹规划使高校决策者将整个学校信息化工作看成一盘棋。紧紧围绕用户的真实需求，按照迫切需求和有限资源之间的关系，设计好学校信息化的发展阶段及其建设周期，制定每一个阶段的任务、目标、组织机制等。协调各个部门之间的关系，加强与社会的合作，盘活一切可以利用的资源。

当信息化不再是“雾里看花”时，高校决策者就能把控住成本投入的数量和“方向盘”， 保障持续投入足够的资金，在需求和投入之间找到平衡点，减少，甚至杜绝不合理、不必要的浪费，保护好信息化投资。

执行力：投入产出的博弈

信息化的落实关键看高校信息化部门的执行力。执行力的本质在于掌握好成本和效益的投入产出关系。按照规划，明确每一个信息化项目的建设时间和目标，厘清重点和难点，分步实施建设不同项目系统。在资金运作方面，建立信息化成本预算机制，既要保证相关软硬件设备和基础设施到位，还要对I T技术进行科学选型，对人才队伍建设、人力资源培训、运维、管理等配套资源加强投入，为项目的顺利实施打造良性的“软”环境。

想要少花钱、多办事，信息化部门就要把钱花在刀刃上，处理好成本与效益的关系。只有建立信息化成本预算机制，才能梳理清楚每一个阶段需要投入的总费用和每个项目需要投入的成本，甚至细化到每一个软件、硬件、水、电等的费用，做到“胸有成竹”。

信息化项目种类多、范围广，数据重复而分散。“在构建信息化成本投入前期，就应对各项成本投入进行一定的分类、合并、拆算和删减，以方便今后的数据采集、统计、分析。”对外经济贸易大学财务处处长孙强说。

他认为，信息化成本可包括硬件基础设施建设成本，信息系统建设成本，软件资源建设成本，运维成本，人力资源成本，调研、规划设计成本和管理成本。

不同的学校要根据自身情况分配成本比例。处在信息化发展初期的学校，要购置大量的服务器等硬件设施，需要向硬件投资倾斜，兼顾软件等资源的配套。对于信息化建设较为成熟的学校，资源建设、运维、管理、人力资源等“软”投资的比重就相应提高。学校还需要为产品更新等预留出5%的资金，作为不可预见的预算。

兰州大学的信息化建设正处于起步阶段，预算有很大一部分用于新系统建设和人员的培训。而上海财经大学已在逐年增加教学资源建设和运维方面的投入。该校对网络建设和维护的费用每年都在500万元以上，信息系统建设和运行维护在200~300万元左右。2011年实验室建设投入增加比较快，达到450万元。数字资源建设费用也在递增，从2009年的215万元，增加到2011年的400万元。

I T选型是信息化投资决策的一个难点。有些学校对技术选型不合理，交了“学费”还得推倒重来。北京师范大学信息网络中心主任刘臻认为，要建立“绿色I T”观念，尽量集中学校各部门的I T需求，选择主流技术。

2008年以前，北京师范大学各个院系和职能部处几乎都有自己的网站服务器，全校有超过100台二级单位主页服务器，这在很大程度上增加了服务器采购和运维的成本。而实施服务器虚拟化技术和集中托管、共享模式后，院系还拥有13台独立主页服务器。这大幅节省了建设资金，也节省了各院系为设备提供的环境空间。

刘臻还认为，在选择校园I T设备和方案时，不能只考虑需要采购的设备或者服务本身的价格，还需要考虑设备和系统运行未来相关的成本。例如维护、条件支撑、人员培训、电力费用，以及每年一度的服务许可费用等。新设备与系统可通过良好的管理来延长设备服务的时间周期，保护用户对设备的投资，减少在资金投入方面的浪费，对现有设备充分挖潜。设备本身的可靠性和可管理性对I T运维成本的降低具有重要意义。

更新软硬件的周期是多久，这要看其维护难度和成本。“对于维护难度大的鸡肋型系统，要果断推倒重来；对于耗能大的设备，更新换代是明智选择。”兰州大学网络中心副主任李仲贤说。

建立效益评估体系实现可持续发展

教育信息化的成本效益评估涉及到教育发展的长远社会效益和内部经济效益。随着信息化从“硬件”向“软件和服务”过渡，可量化的显性效益比重降低，不可量化的隐性效益比重上升，导致高校成本效益结构复杂，分析难度大。而且，高校尚未建起一套标准的评估指标体系，更没有匹配的评价模型。

有一些学校从计算节约额等经济效益入手，进行效益分析的初步探索。沈镇林以暨南大学开发的多机构模式行政办公系统为例，给记者算了一笔账。该系统从2008年1月1日正式应用于全校和二级部门的管理以来，已经处理了近8 000份公文，9 000多份行文。华文学院每次交换所耗费的人力、物力为500元，每年往返1000次，珠海校区院和深圳旅游学院各为1000元，每年分别往返500次和200次，共节省500×1000+1500×500+1500×200＝155（万元）。同时，每年可节约纸张和耗材费用约30万元。“这些数据清晰地说明该公共服务平台下的行政办公系统，明显减少了华文学院、珠海校区和深圳旅游学院因交换文档而耗费的人员和物力，每年都持续为学校降低成本支出。”

还有一些较为成熟的评估方法值得借鉴。比如，寻找低成本、高效益和高效率的最佳成本效益之比的绩效评估法，被美国多个州采用的教育信息化效益评估工具，研究“规模有效”与“技术有效”的数据包络分析法等。

除了算经济账外，孙强认为，经过多年的信息化建设，高校信息化的建设工作已经对我国高等教育事业带来了深远的社会影响。既促进了高等教育教学理念、教学方法的改变，提高了教学质量与科研水平，改善了教学效果，又提高了教育管理效率，节约了资源损耗和劳动成本，降低了教育管理成本，还推动了高校科研工作的开展，带动了教师科研和学生创新活动，促进了高校学科建设。同时还带来了学生学习环境、学习能力、学习效果的变化，促进了学生整体素质的提高。目前，我国高校信息化水平已经能满足基本教育需求。通过现代化信息技术的运用，教学、科研、管理等方面都有了较大提升，各类信息系统及各种数字化教育资源成为高等教育建设发展的重要组成部分，信息化建设发展所带来的经济效益和社会效益已经显现。但高校信息化的建设工作仍需要大力加强信息化成本效益研究成果对教育信息化建设的指导作用，在高校教育信息化的发展中，必须增强“成本”意识，坚持“效益”优先的策略，为高校信息化的应用、管理和决策提供更有力的依据和保障。

为了更好地了解投资的合理性，以便于调整发展战略，我们需要建立一套成熟而标准的效益评估机制，不仅要细化评价经济效益的指标，还要增加评价社会效益的指标及其比重。同时重视成本分析。“深入研究教育信息化成本投入结构，分析出信息化不同类型成本与其效益的关系，建立科学合理的投入与效益测算指标体系，在此基础上分析不同投入模式对效益的影响。”孙强说。

“十二五”教育信息化工作拉开帷幕之后，高校投入信息化的手笔日渐阔绰。高校信息化进程正加速前进。如何提高投入产出比，是学校必须面对的问题。由于成本投入结构复杂，效益难以科学评估，给投资决策带来一定难度。这就需要我们从学校发展的角度，统筹规划信息化，在做成本预算时审时度势，勇于取舍，在迫切的需求和有限的资源之间，在整体和局部、长期和短期效益关系中寻找最佳结合点。让教育信息化“赢”在效益，为教育信息化的发展奠定科学、长效的成本保障和可持续发展空间。