基于协同办公系统的二级教学管理模式研究

赵淑兰，李广仁

（1.东北电力大学信息化办公室，吉林吉林132012；2.中油吉林化建工程有限公司，吉林吉林132000）

基于协同办公系统的二级教学管理模式研究

赵淑兰1，李广仁2

（1.东北电力大学信息化办公室，吉林吉林132012；2.中油吉林化建工程有限公司，吉林吉林132000）

本文分析了基于协同办公系统的二级教学管理模式研究的重要性，从二级学院教学管理实际出发，对二级学院教学管理内容和数字化教学管理模式进行深入研究，提出了一种基于办公系统的二级教学管理模式，此管理模式采用定制开发方法，充分利用现有数字化教学资源，极大地提高了二级学院办公效率，对二级学院及学校整体教学质量的提高具有重要意义。

数字化校园；协同办公系统；二级教学管理；定制开发

一、引言

随着高等院校办学规模的逐渐扩大，综合性大学日益增多，校区数量逐年增加。教学管理工作任务重，头绪多且复杂。原有的一级教学管理单位教务处已经不能满足目前教学管理的新需求。校级的教学管理系统尚不能解决二级学院教学管理中众多、繁琐、易错的事务。二级学院教学管理和教学手段网络化还未全面普及，应用效率还不高。一些教学管理软件往往存在重复开发、数据不能共享的问题。大量原始信息停留在电子表格和手工报表的模式上，而电子邮件等数字化信息手段没有形成规模，缓慢、重复的信息获取或资料统计往往占用了教师及管理人员大量时间。[1]

在日常的信息传递中，信息的发布多采用手工和电话为主的传统信息传递方式，严重阻碍了教学管理水平的提高。除了占用教学人员大量时间和精力外，也不利于学校教学质量和办学效益的提高。因此，实现二级学院教学管理数字化是高等学校开展教学活动的必然要求。不仅有利于教学管理活动的展开，而且使教学管理重心下移，提高工作效率、信息传递和反馈的准确性，更好地为教学服务。

二、二级教学管理数字化的目标

本课题研究的教学管理模式依托数字化校园建设的协同办公系统平台，全面实现二级教学管理信息化。二级学院教学管理的侧重点在于有效地进行教学资源配置、教师教学研究和学生学业的引导。[2]实现二级学院教学管理数字化就是在学院范围内建立无纸化教学管理模式、提高教学管理效率及管理水平的一种教学资源共享和交流平台。此种教学模式的应用将极大方便教师使用,不仅加强教师间的沟通，而且对于完善教学质量评价体系具有重要意义。实现教学管理无纸化、教学文件规范化、工作效率速度化和管理水平先进化的教学管理新模式。从此将改变以往教学管理观念陈旧、手段落后、信息化水平低的局面。

通过数字化校园中协同办公系统的二级学院教学管理信息化的研究，一方面为全院教师提供全面、不断更新的教学相关的表格、数据及其他教学信息；另一方面充分利用数字化校园已有资源，进一步建立科学、规范的教学管理模式，解决二级学院教学管理实际工作中的困难，使得在教学过程中的各环节，从文件的传送到阅答、从教学运行到教学评估检查、从教学计划的执行到考试成绩分析，全方位地管理，不仅适应高校教育教学发展趋势，而且提供给教师、教学秘书和学生之间沟通的平台。[3]缩短办事周期，提高教学效率，简化管理流程。

三、二级教学管理数字化的内容

通过数字化校园平台实现二级学院教学管理信息化，不仅能够充分利用现有的信息化资源，而且大大简化了教学管理流程。例如传统的教学计划、听课管理、毕业论文（设计）、课时量统计等都需要经过层层核对审批、处理周期长。采用二级信息化教学管理模式以后，使得管理组织规范化，大大提高工作效率。

二级学院数字化教学管理将围绕教学活动展开，主要包括以下几个方面：

1.日常教学管理模式的研究与探索

以往学院的日常教学管理工作是繁琐、简单、重复的机械劳动。从教材的征订到教学计划的制定，从工作量的统计、成绩上报等到整理保管教学档案等一系列环节都需要经过授课教师、教研室主任、主管教学院长层层填报、审批，最后到教学秘书的回收整理。工作时效性差，又由于高校一线教师弹性工作特点，往往给教学管理带来不便。采用基于数字化校园的二级教学管理模式将真正做到教学管理为学生服务、为教师服务。

2.二级教学管理规范化研究

二级学院教学管理工作任务多。一些表格从填写、打印，再到系主任的确认、主管教学院长的审核，最后递交到校级教学管理部门，少说也得花上半天时间，甚至更长。如审核发现有错漏，得重新打印，从头再来，浪费了不少的人力物力，时效性差。[4]再加上文件在共享和统计中，格式不统一，手工转换，从而加大了工作量。因此，基于数字校园对教学管理工作进行规范化研究，建立起一套适合二级学院教学管理和教学质量评价体系，使二级学院教学管理涉及的文件、统计表格、工作计划等都有统一模板，严格规范教学管理办法，这将对提高教学管理效率，进而促进教学质量的提高，具有重要意义。

3.教学管理数字化的可拓展性研究

随着高校数字化校园建设的发展，办公自动化应结合学校教学管理实际，实现教学管理数字化，不仅要求系统适应性强，而且应便于维护和扩充，并能与校级教学管理软件相兼容。

在系统实施过程中，除了借助目前数字化校园资源，还要结合学校正在开展的数字化办公平台——协同办公系统。开发定制教学管理中各环节的详细流程，使二级学院的教学管理工作变得更具有条理性、更简单化。在最短的时间和最少的人力条件下，达到最佳的工作效率。

具体实施方案采用定制法。就是将教学管理的文件实现院级教师共享，将分散的教学信息集中管理，统一发布，数据报表规范化。对教学各环节的文件及报表的填报、审批、统计汇总、确认工作，实现网络化管理。减少重复性工作，降低工作强度，提高管理质量和管理效率，极大解决教学管理中的实际困难，方便教学秘书汇总，进一步促进教师和教学秘书间的交流和反馈。[5]

四、二级学院数字化教学管理的实施方法

随着高校教学改革的不断深化，实现二级教学管理体制改革势在必行。对于二级学院充分利用数字化校园的建设平台，运用数字化的办公条件开发新的管理模式，探索适合二级学院教学管理的新方法，实现定制开发。

1.以教学管理文件为参考，梳理并优化教学管理流程

根据校级教学管理文件，对日常教学管理工作进行梳理，优化教学管理流程，为下一步工作提供制度保障。例如以教学管理实际工作中工作计划制定，如学期教学工作计划、学期教学检查工作计划、学期拟解决突出问题及解决措施、课堂质量评比计划等进行流程的梳理和优化工作。

2.进行教学管理表单的定制开发

教学管理中，要经常进行表单的填报、审核、确认工作，内容多且审批流程复杂，借助数字化校园协同办公系统，将二级教学管理所用的各种表单或各个环节进行定制开发。主要的表单有如下几种类型：

（1）授课计划标准格式;

（2）教学工作量统计表;

（3）教材征订的标准格式;

（4）实验教学任务书的模板;

（5）重修课的安排表单;

（6）实验课表的模板;

（7）实验教师工作量统计表模板;

（8）理论课教师工作量统计表模板;

（9）毕业设计选题表。

3.进行系统集成开发

通过以上步骤的实施，可以减轻学院教学管理工作强度，提高工作效率，进一步协调好领导、教师和学生三者之间的关系。

五、结束语

本课题的研究在实用性、通用性和可扩展性等方面具有显著特点。系统的实现在实时地处理和监督日常的工作情况方面取得很大效果。进一步加强了外部的沟通与联系，让时间和空间的差异不再成为工作中的障碍。方便灵活的使用模式使用户在网络环境下，随时随地处理业务，可操作性和实用性强。同时系统的各种功能都能根据业务需求进行定制开发，系统功能具备通用性和可扩展性。业务参与者根据权限进行教学业务管理，所有人员协同处理工作事务，随时随地进行在线业务交流和沟通，形成真正快捷、安全、有效的办公模式。系统不仅能随着用户规模的扩大进行扩展，而且能够满足日益增长的业务需求。

所以，实现基于协同办公系统的二级学院教学管理，只有认识充分，才能有效地推行、健康地实施，才能真正做到提高高校教学管理质量和水平。☉

[1]王瑞萍.二级学院教育管理的科学化运作[J].重庆教育学院学报,2010,23（5）：21-22.

[2]朱磊.二级学院教学管理网络化的研究与实践[J].绍兴文理学院学报,2007,27（12）：104-106.

[3]李山.二级学院教学管理研究与实践[J].重庆工学学院学报（社会科学）,2008,22（12）：156-158.

[4]梁天权.高校二级学院教学管理信息化初探[J].科技咨询导报,2007(2)：247.

[5]张林.基于服务导向的高校二级学院教学管理网络建设研究[J].吉林省教育学院学报,2010,26（4）：21-22.

（编辑：杨馥红）

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