会计电算化的现状及发展趋势研究——以中小企业为例

胡 炜

中石油北京天然气管道有限公司

会计电算化的现状及发展趋势研究
——以中小企业为例

胡 炜

中石油北京天然气管道有限公司

随着社会的不断进步，不少中小型企业都面临着机遇和挑战，在这种情况下，充分发挥会计电算化在企业财务管理中的作用，建设与完善中小企业的财务制度对企业的发展起到至关重要的作用。因为会计电算化相较于手工记账，不仅缩短了财会人员的劳动时间，提高了工作效率，而且为后期诸多检查和核算工作提供了方便，促进对管理的电算化，提高企业的经济效益。本文以会计电算化在我国中小企业中的必要性及现实意义为出发点，根据当前中小企业的特点以及针对我国中小企业会计电算化中存在的主要问题，对中小企业如何合理运用会计电算化方法进行分析探讨，并提出相应措施。

会计电算化；中小企业；会计信息系统

会计电算化是计算机技术在会计工作中的应用，即采用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以对会计信息进行分析和利用的过程。会计电算化是现代社会化大生产和新技术革命的必然产物，也是会计发展史上的一次重大变革。会计电算化的实施缩短了财会人员的劳动时间，提高了工作效率，大大提高了会计信息处理的速度和准确性，能为企业提供及时、准确的会计信息，是会计事业发展史上一次史无前例的飞跃。随着电子信息产业的不断发展，会计电算化在社会经济中的运用越来越广泛， 几年前， 使用财务软件大企业的专利， 而现在， 越来越多的中小企业也已紧跟大企业的脚步， 开始配置财务软件。在我国，中小企业占全部企业数量的99%，在我国国民经济发展中占有十分重要的地位。然而，中小企业的会计电算化实施情况却不容乐观。

1 中小企业会计电算化的必要性

1.1 会计电算化是企业发展的必然选择

一个企业的生产经营活动，是一个相互联系、相互制约的有机整体，而会计是从价值方面综合反映和监督企业财务状况和经营成果。会计电算化是企业信息化的基础和核心，可以满足企业预测、决策、控制、分析和管理上的要求，企业各级管理者可以随时获取企业的最新会计信息，并可分析特定事项的财务影响。当前，很多大中型企业已经实行了会计电算化，经过工作实践，使得企业在会计核算效率等方面有了很大的提高。因此，会计电算化是企业生存和发展的必然选择，不仅能提高企业的财务工作质量，也为以后顺利实现管理信息系统和企业资源规划积累经验，培养人才，为企业的高效稳定的发展打下良好基础。

1.2 会计电算化是市场经济的客观要求

随着科学技术的高速发展，信息化、网络化已成为当今世界经济发展的主要趋势，信息技术已经渗透到社会经济发展的各个领域。信息化水平已经成为衡量一个国家或地区现代化水平和综合实力的重要标志。由于我国的经济体制从以前的计划经济向市场经济转变，使得企业间的竞争加剧对管理提出了新的和更高的要求，为企业管理提供财务信息的会计部门，也面临着新的挑战，会计电算化是建立和完善社会主义市场经济体制搞好宏观调控的重要手段。作为企业经营者，如何适应瞬息万变的市场经济，必须借助会计电算化，及时、准确提供相关信息，以便做出相应的决策，这是发展社会主义市场经济的客观要求。

2 我国中小企业会计电算化的现状及问题分析

2.1 我国中小企业会计电算化的现状

自70年代末我国推行会计电算化以来，会计电算化取得了很大的成就。财政部门明确规定， 到2010年全国要有80%以上的基层单位基本实现会计电算化。但目前中小企业界对电算化的管理未引起足够的重视，无论在理论上还是在实践上都未形成一套完整的体系，导致会计电算化没有在中小企业发挥应有的作用。

中小企业会计电算化主要局限于会计核算方面， 是把计算机用于会计处理， 对会计信息， 会计资源分析， 预测方面尚没有充分发挥作用， 不能够对企业的经济活动建立数据模型， 运用多种方法进行经济分析和经济预测。另外，中小型企业的会计机构设置比较简单，层次少，分工不太明确，兼职较多，甚至有的小型企业没有设置会计机构，没有专职的财务管理人员，财务管理的职能由会计机构或其他部门兼管，或由企业的主管人一手包办。由于设备维护管理的需要，有的企业设至了一名系统管理员，负责系统日常运行的维护管理，很多小型企业没有系统管理员，系统出了毛病找人来修，或者会计人员同时负责系统管理员的工作。而在软件使用功能方面，企业较多地应用了存货子系统、库存子系统，而对于其他子系统应用较少，如应收款系统、应付款系统、工资子从开展会计电算化的中小企业来看，所采用的财务软件品牌主要是《用友件》、《安易财务软件》、《浪潮财务软件》，以及其他较小品牌的财务软件，如速达、学者等等。在软财务软件》、《金蝶财务软系统等，导致的结果电子信息滞阻于部门内部，不便于信息的充分利用。

2.2 中小企业会计电算化存在的问题

2.2.1 企业管理基础较差

一个单位的管理水平决定了单位的会计电算化工作，因为良好管理基础是会计电算化的保证。而我国许多中小企业管理基础薄弱， 不能达到实现会计电算化的要求， 或者会计机构设置不全， 人员配备不齐， 严重影响了会计工作的质量，而与电算化系统相关的各项管理制度的不完善，就造成了单位内控薄弱，从而增加会计数据被破坏或泄密的风险。

笔者曾调查了一家中型企业，该企业已经实行了会计电算化，财务科成功采用了主要财务软件进行核算，财务科的工作运行有效，会计核算及时，而且采用的是星型的拓扑结构，即各台计算机均以点对点的方式连接到一该公司采用的是星型的拓扑结构，即各台计算机均以点对点的方式连接到一个中枢装置集线器上。但是在企业管理上却存在许多问题，影响了会计电算化正常职能的发挥。该企业仍然采用手工环境下的财务规章，如机房管理制度、系统维护制度等规章制度都没有，出了问题也没有办法追究，造成管理上的漏洞。比如财务科的出纳因为和科长关系好，就利用财务科的计算机上网，这是严重违反财务纪律的。因为从网上容易传入病毒，虽然出纳采用的手工方式，所用的计算机没有与装有财务软件的计算机相联，但二者之间有时也要交换文件，不能保证不传播病毒，而且单位的计算机也容易受到黑客的攻击，泄露财务数据，账户密码客户信息等公司机密。

2.2.2 企业领导缺乏重视

领导重视程度在实施会计电算化系统的过程中起着至关重要的作用。在我国目前尚不太完善的市场经济体制下，很多中小型企业领导具有“说一不二”的权利，对企业开展会计电算化这一项目来说，领导的认可或不认可，直接关系到该项目的生死成败。中小企业领导人员大多是出生于 20 世纪六七十年代的人，他们对计算机信息的了解是有限的，对会计电算化的需求是被动的需求，对经济变化反应不灵敏，没有充分认识会计电算化系统对企业的经营管理决策所起的作用。

笔者在调查过程中发现，有些企业的领导对会计电算化的工作特点有一定了解，知道会计电算化相对于手工会计操作具有核算规范、难于做假账的特点，他们为了逃避有关部门的有效监督，从主观上不愿实行会计电算化；还有一些企业的领导人认为财务软件高深莫测，遇到问题不易解决，还有各种各样的病毒破坏，不如手工会计方法操作简单、安全；更有部分领导认为会计只是对经济业务的记录、计算，完成算账、报账工作，对会计工作的重要性认识不到位，认为没有必要投入大量资金开展会计电算化取代手工会计工作方式，没有认识到实施会计电算化对提高企业管理质量、提升企业竞争能力方面的重要意义。

2.2.3 财会人员素质较差

只有具备了高素质的财会人员，实施会计电算化系统才有了人才保证。特别是在计算机技术日新月异的今天， 新的应用软件不断涌现， 操作系统也不过一两年就升级， 所使用的财务软件即使未更换， 但也存在升级、追加功能等一系列问题。这都要求不断地适应形势变化需要， 对会计人员进行会计电算化及相关知识的再培训。但实际情况却是，我国中小型企业竞争力一般，待遇也一般，难以吸引高素质、高学历人才，财会人员的文化水平绝大部分是大专以下学历，且年龄偏大，企业对这方面的培训不够重视，往往是在实施会计电算化前组织会计人员集中培训一次， 取得会计电算化上岗证后就不再培训。

在笔者所调查的一家公司中，电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来，学历全部为大专以下水平，年龄在38岁至45岁之间，他们在使用微机处理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外， 对微机的软硬件知识了解甚少， 一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时， 就束手无策， 即使厂家在安装会计软件时都作了系统的培训， 但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢， 而且在上机时经常出现误操作， 一旦出错， 可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统数据丢失， 严重的导致系统崩溃。有的企业的财会人员虽经过会计电算化培训，但培训效果不好，培训内容是按照会计从业资格考试中初级会计电算化考试大纲规定的内容进行，只涉及了基本的计算机操作知识和建账、总账、报表两个子系统的基本操作内容，而对会计软件系统中的其他部分如应收款、应付款、工资、固定资产、存货等几乎没有涉及，导致这些人员所学知识难以满足会计电算化系统的日常工作需要。

2.2.4 软件购买存在风险

由于我国财务制度的特殊性，使得西方的财务软件公司难以进入中国市场，导致国产的财务管理软件占据了我国企业财务管理软件的绝大份额（据统计达到95%以上）。但由于财务管理软件是一种专业性非常强的软件系统，在软件的开发过程中，要求开发人员不但精通计算机知识，还要懂得一定得财务管理知识。同时，由于各个单位对软件的需求不尽相同，因此对于软件的个性化要求非常高，需要在使用过程中不断地进行维护、升级等后续服务，才能确保企业财务管理的正常进行。目前我国的财务软件公司从数量上说不少，但从规模和服务上来讲参差不齐。虽然规模大、信誉好的大公司的产品质量和后续服务比较好，但受到它规模化作业模式的影响，并不一定能够满足客户的一些专业化要求，这就为一些规模较小的公司提供了生存空间，但也带来了软件购买的风险，因为小公司的服务质量和软件的质量常常难以保证。

3 中小企业会计电算化的完善

3.1 转变领导观念

企业领导观念是能否开展会计电算化的第一关键要素，只有老板认可，企业才能实施会计电算化系统，企业领导从思想上接受会计电算化是企业顺利实施会计电算化的关键。企业领导应该充分认识到在手工条件下， 由于大量会计信息需要进行记录、加工、整理， 使需要信息者不可能及时得到财会信息， 这不利于企业掌握经济活动的最新情况和存在的问题。而电算化后， 大量的信息都可以及时记录、汇总、分析、传送， 保证向企业管理者准确、及时地提供会计信息。

3.2 灵活运用电算化模式

企业应根据自身的特点在常用的构建式会计电算化模式、在线租用式件模式和代理记账式模式中选择合适的会计电算化模式。

构建模式是指企业购买实施会计电算化所需的各种软件系统和硬件系统，建立健全会计电算化各项管理制度，组织实施人员培训，自己负责会计电算化系统日常运行、系统维护等工作。企业可以根据自身实际情况，构建合适的计算机硬件结构，如选择单机结构、对等网结构、多用户结构等；选择合适的系统软件。企业构建的会计电算化系统只有经企业授权的相关人员才能访问操作，避免了外界人员随意使用、访问计算机，由此避免了大量的恶意访问、不必要的误删除、误操作，以及带来的病毒危害。这种模式资金投入较高、对财会人员的素质要求较高，适用于规模较大、业务类型比较复杂、管理制度健全，财会人员会计电算化知识储备较多的企业。

在线租用财务软件模式是用户不购买安装复杂的计算机软、硬件系统，只需一台能够上网的计算机，通过网络租用财务软件，直接在网络上运行软件来完成会计核算以及其他财务管理工作，也叫ASP 服务模式，现在国内一些大型的财务软件公司，如用友、金蝶等公司都推出了这一模式。企业不需要构建会计电算化系统，只需要按月支付租用软件的租金和网络使用费即可，在 ASP 模式下，财务软件的选购风险则完全由 ASP 服务商承担，企业避免了大量的会计电算化系统的管理工作，从而降低了企业的管理标准，降低了对财会人员的素质要求。这种模式适用于规模较小，资金实力较差，业务类型比较单一，会计电算化知识储备较少的企业。

代理记账模式是小型企业自己不进行会计电算化业务处理，而将相关工作交给有代理记账权限的代理机构完成，小型企业按期支付代理费用。这一模式适用于规模很小的商业、服务业企业，抑或规模较小的各种类型初创公司。

3.3 提高财会人员素质

由于会计电算化涉及会计和计算机两种专业知识，单纯的财会人员已不能满足会计电算化后的工作需要， 企业必须另外配置与电算化工作有关的专业人员，以负责会计电算化工作的管理以及项目开发和系统运行、维护等。

鉴于优秀案例可见，中小型企业要积极加强企业员工的会计电算化培训工作，提高财会人员的业务水平和综合素质。在吸纳高校会计电算化毕业生的同时， 还应选拔具有一定计算机知识的会计业务骨干到高校进修计算机知识，建立起新老结合， 高、中、低结合的会计电算化人才队伍。同时还必须大力加强人才培训的力度，由于一些会计人员的基本素质较差，因此培训时间应尽量较长，可采用半脱产形式，半天在岗工作，半天离岗培训学习，给会计人员一个接受知识、消化知识、巩固知识的时间。培训内容应满足开展会计电算化工作的需要，既要进行基本的账务、报表操作的培训，又应适当扩大培训范围，涉及采购、销售、工资、固定资产、成本等基本内容，争取培训完毕，受训人员就能够运用所学知识开展会计电算化工作。为了拓宽财会人员对电算化软件的了解，可以在培训过程中适时地向财会人员介绍一些质量、信誉、售后服务等较好的会计软件，比如金蝶公司开发的“金蝶 KIS小型企业专版”财务软件、用友公司推出的“U8系列”财务软件。另外，会计电算化培训结束后，应当进行严格的培训效果检验，检验的内容难度应当大一些，真正发挥通过检验来督导学习的作用，切忌走过场、走形式。

3.4 健全企业管理制度

《会计电算化管理办法》规定，建立严格的管理制度是企业实施会计电算化的前提。企业应使管理更加规范化、科学化， 逐步加强管理基础， 加强会计基础工作， 健全会计机构， 合理配备人员。中小企业领导要根据会计电算化的特点和要求，加强对会计电算化系统使用人员和维护人员的管理，按照“责、权、利相结合”原则，明确系统内各类人员的职责、权限，并与利益挂钩，健全岗位责任制。

3.5 规范数据收集工作

会计对经济活动进行反映和监督的第一步就是对经济活动发生时的各种原始数据进行收集。这些数据包括应用计算机进行会计处理所必需的各会计科目、凭证类型、计量单位、各种材料、产品、固定资产、企业部门、企业职员等各项内容的名称和编码，以及相关的定额标准、费用开支标准和预算。为保证数据的系统、完整，这些需要补充的内容也应制定必要的制度，设置必要的凭证进行规范。

4 总结

随着市场经济改革的不断深化，会计信息的质量受到更为广泛的关注，会计电算化作为会计核算方式的重大革新已经占到国民经济核算比重相当大的一个部分。推动中小企业会计电算化工作的顺利开展为企业向更高一级的管理信息化进步打下了良好的基础。中小企业的领导应该深刻认识到会计电算化的重要价值，在实施前做好规划，制定健全的管理制度，保证会计电算化的顺利进行。

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10.3969/j.issn.1001-8972.2012.22.085