科技档案管理工作探索与实践

唐 峰

科技档案管理工作探索与实践

唐 峰

水利科技档案是指在水利科技活动过程中形成的，以文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体保存的历史记录，贯穿立项、可行性研究、施工图设计、招（投）标、监理、竣工等水利工程建设全过程。水利科技档案数量大、种类繁多、价值高、技术性强，是水利工程质量评定、事故原因分析、竣工验收等不可缺少的依据，在水利工程后期运行、管理、维护等方面具有无可替代的重要作用。因此加强水利科技档案管理，才能使水利科技档案管理工作走向规范化、科学化、标准化。现结合作者科技档案管理工作实践谈几点加强科技档案管理的体会。

一、领导重视、组织机构健全

领导重视科技档案管理工作，将其纳入工作议事日程及岗位责任制中，并切实解决科技档案工作中存在的实际问题。适时召开科技档案工作会议，解决人员配备、库房建设、业务经费等问题，将科技档案工作纳入年度工作目标，领导重视为科技档案管理的发展提供了良好的平台和有力的组织保证。只有形成分管领导直接抓、职能部门具体抓、各部门协调配合的科学合理的科技档案管理网络体系，才能保证科技档案工作的良性循环。

二、深化制度建设，实现规范化管理

健全的规章制度是科技档案管理工作有序发展的根本保证，应以国家《档案法》、《保密法》、《水法》和水利部《水利科学技术档案管理规定》等有关法规为准绳，制定《档案保密制度》、《技术文件资料归档办法》、《电子文件归档管理规定》、《档案鉴定管理规定》、《档案统计制度》、《声像档案管理办法》、《水利工程建设项目档案管理规定》、《档案制度执行情况检查办法》等相关规章制度，并制定完善的科技档案管理业务流程、档案室职责、档案管理岗位工作标准和职责。对水利科技档案的收集、归档、保管、利用、统计鉴定、安全保密等各方面作出严格的规定，确保水利科技档案的真实性、准确性、完整性、安全性，使水利科技档案管理工作逐步走向规范化、科学化、标准化。

三、加强科技档案归档管理

严格执行《档案移交制度》、《技术文件资料归档办法》、《电子文件归档管理办法》、《科技档案归档情况检查办法》的规定，对未归档的产品一律不得参加质量评审，不得评优，不得记录产值，对不具备真实性、手续不完备、内容不完整、书写不规范的档案资料一律拒收，按照《水利工程设计产品文件、资料归档清单》逐一核对。在设计任务书下达之初，档案管理部门就应将科技档案编号，包括分类号、档案号等一并下达，保证档案管理工作与设计工作同时启动。科技档案归档时，相关信息通过网络归口档案管理部门，档案管理部门再对归档数据进行有效组织和整编，促成电子档案上网和纸质档案同步，以便及时提供利用。通过这种流程管理模式的实施，能在各个管理环节对水利科技档案进行有序的控制，使水利科技档案从收集、整编、归档、保存、利用各环节连为一体，实现无缝衔接，保证水利科技档案归档资料的完整性、系统性、准确性、真实性。

四、强化科技档案整理

严格按照《归档文件整理规则》、《科技档案案卷构成的一般要求》《档案案卷格式》、《档号编制规则》、《档案整理工作细则》的规定进行整理立卷，采取定期集中整理和经常性整理结合的方式，适时对科技档案保存情况进行检查，对破损的科技档案及时进行维护和修复，经过鉴别、分类、整理、装订成册，保证科技档案内容完整实用，整理按标准格式打印卷内目录、案卷目录、填写卷内备考表、透明底图归档标签等。

五、开展科技档案信息化、数字化建设

1.熟悉并掌握软件功能、操作

随着科技的发展，档案软件也不断更新，新版档案软件的操作界面比老版有了改进，新增了很多功能。要与时俱进学习《档案信息化》、《档案管理软件功能暂行规定》、《工程建设标准全文信息系统》、《档案数据库建立情况说明》等，熟悉掌握档案信息化新技术，满足水利生产建设的需要。

2.加强室藏科技档案的录入工作

为了使科技档案信息化更好地服务于企业生产，加快信息化步伐，档案人员应运用档案管理系统，将科技档案文件、图像、图纸扫描输入计算机，定期将网上或交送的磁盘、文件转入档案管理系统，利用现代化手段编制档案分类、全引目录、全宗介绍、案卷目录、文件目录、计算机检索系统（条目检索、全文检索）等多种检索工具，以便提供更优质、快捷、准确的服务。

六、开展档案资源的利用开发和编研

开发利用是科技档案管理的中心工作，也是科技档案事业活动的源泉。依据《档案利用管理办法》、《开发利用科技档案信息资源暂行办法》，制定科技档案利用服务计划，并且对科技档案利用计划及实施情况进行检查并登记记录，建立科技档案工作统计台账，编制多种检索工具，将水利工程文件、图纸扫描输入计算机，方便网上查阅、服务，提供科技档案查阅、借阅、复制服务，定期举办档案展览，询问了解水利工程各专业技术人员对提供科技档案信息的需求，建立服务质量跟踪、信息反馈，定期为水利工程各专业技术人员进行科技档案业务指导。

为了提供更多有价值的科技档案资料和信息，更好地服务于各项水利生产工作，应充分利用室藏科技档案，编辑科技档案史料和参考资料，归纳整理出重点水利工程科技档案信息，如：《大事记》、《组织机构沿革》、《水利科技项目汇编》、《水利项目质量评定汇编》等等，针对某些具体专业工程编写相关资料汇编，提供给水利工程各专业技术人员，充分开发水利科技档案资源。

七、注重档案队伍建设，实现档案人员自我提升

1.优化人力资源配置

水利工程流域性广、地区多、专业划分严谨、工程工期跨度大，工程阶段性特点明显，案头工作比重大，需要档案人员严谨细致，有很强的耐心、细心和恒心，要根据学历、职称、年龄、工作经验和能力形成不同层级，拉开档次，明确职责，分工公平合理，杜绝滥竽充数，从而使人力资源配置得以最佳整合。

2.实行目标管理责任制，执行档案业务工作考核

把对水利科技档案工作的重视程度、内容齐全完整性、“三纳入”（将档案工作纳入到单位工作计划，纳入到领导工作议事日程，纳入到单位职工的经济责任制和岗位责任制中）、“四同步”（下达计划任务与提出科研文件材料要求同步，检查计划进度与检查科研文件材料的形成情况同步，验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科技档案材料同步，上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步）的执行情况，结合水利行业特点逐项考核、评判，实行打分制。将水利专业性重要性、工作量比例、科技档案案卷质量、部门立卷、按时归档上交等作为主要考核内容，实行奖惩兑现，对成绩突出的要表彰，对完不成任务的给予必要的处罚，对玩忽职守者应给予必要处分，促使档案人员善于在工作中发现、分析问题，总结经验，在思路上、工作方法上创新，主动适应水利行业专业、载体档案多样化的趋势，提高科技档案工作的效率和质量。

3.加强培训，形成可持续终身教育机制

通过自学、函授、业务讲座、召开业务研讨会和学术交流会等途径，培训学习水利工程档案操作流程、文档管理等新技能等，根据水利行业特点培训识图、制图、建筑学、水利学和水利工程概貌、地域、进度、勘探、可研、初设、施设等方面的基本知识，同时进行计算机及相关设备、计算机网络系统、水利工程图档软件实际操作技能的培训，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分，建立“自学为主，培训为辅”的学习培训模式，逐步形成可持续终身教育机制，提高档案人员的理论研究水平和工作能力。

4.与时俱进，不断创新

引导档案人员与时俱进，不断创新，做创新性人才，进一步解放思想，抛弃不适宜的观念和做法，创新服务机制，拓宽科技档案服务领域，提高服务水平，实现水利科技档案工作在理论上、体制上和机制上的创新，适应时代和科技发展的需要，使水利科技档案更好地为水利事业发展服务。

八、结语

总之，加强水利科技档案管理的最终目的是更有效地做好水利科技档案管理服务工作，以管理不断完善服务，服务不断促进管理，才能使水利科技档案在水利工程建设和管理中更充分地发挥作用，向水利部门和社会提供更广泛、更深层次的利用，更好地为国家经济建设和水利事业的发展提供多方面的综合性服务，创造更大的社会效益和经济效益

（专栏编辑：周 权）

江苏省水利勘测设计研究院有限公司 225009）