医疗设备采购人员的职业素质及管理探讨

张颖冬，马俊，孙忠河，蒋红兵

南京医科大学附属南京医院（南京市第一医院），江苏 南京 210006

医院规模和技术的快速发展使得医疗、科研、教学以及与之配套的保障系统所涉及的理念和资源越来越广泛，采购工作的任务、流程和理念也不断地面临着创新和挑战。采购人员如果不能具备与医院发展相适应的理念、知识、能力，在一定程度上会影响医院目标的实现，降低采购部门职能的发挥和竞争优势。本文主要探讨医院究竟需要什么样的采购人员

1 掣肘医疗设备采购工作的核心问题

随着社会经济的发展、科学技术的进步、生产供应的增加、医疗产品的丰富，采购市场正由生产导向型转变为需求导向型[1]。据研究，原材料价格每降低2%，在其他因素不变的条件下，净资产回报率可增加15%[2]，采购过程中节约的成本能够直接转变为利润，提升医院的市场竞争力。因此，采购部门受到越来越多的重视，其角色也从传统的后勤支持型转向决策参与型。但是国内医院成立专门采购部门的时间不长，采购人员职业发展管理的经验相对较少，人员结构、素质等方面与医院现实要求相比仍存在较大差距，真正拥有专业采购技术和能力，具有较高科学文化素养，熟悉法律、政策、业务的现代采购人才紧缺[3]，高素质人才匮乏成为掣肘采购事业发展的核心问题。目前，各家医院的采购人员多为内部调整，专业五花八门，整体学历层次和素质偏低；许多采购人员仅停留在询价、砍价等低端阶段，难以从事务性工作中脱身；部分采购人员把采购简单等同于市场招标，对采购政策掌握、理解不透，采购过程不规范现象时有发生。鉴于此，打造一支具有责任意识、服务意识、风险意识、廉洁自律意识，业务过硬、素质精良、执业规范、德才兼备的采购队伍，对采购工作健康发展将起到至关重要的作用[4]。

2 医疗设备采购人员应具备的职业素质

采购人员要经常与医院各科室的管理层和技术专家进行接触，接受医疗、检验、护理、后勤、工程、办公及其他专业的采购要求，将相关专业技术需求和采购商务因素以及政府相关规定平衡考虑，在各种矛盾的综合平衡中整合自己的业务，没有一定的工作能力和工作魄力就不能有效圆满地完成各类采购任务。

2.1 道德素养

医疗设备质量的好坏直接关系到疾病诊断和治疗的可靠性、有效性，关系到病人的生命安全与身心健康，也关系到医院的医疗质量、服务信誉和经济效益。采购部门是大笔资金的流出部门，良好的道德素养对于采购人员来说尤为重要。采购人员只有做到诚实而不愚钝、精明而无邪念，才能在各类医疗设备的采购过程中坚持良好的行为准则，以最低的成本，取得高性价比和低消耗的产品；才能自觉抵制各种腐败和不正当交易行为，防止医院利益和病人安全受到损害。

2.2 专业技能

医院引进的医疗设备，特别是代表学科最新发展方向的现代化医疗设备，大多具有结构复杂、加工精细、技术含量高的特点。采购人员应具有系统的管理知识和现代科技知识，熟练掌握采购需求分析、采购计划制定、采购洽谈、采购合同履行、供应商管理、采购控制管理、采购信息管理、电子商务方面的知识和技能，了解经办设备的材料来源、组合过程、基本功能、品质、成本、用途等。还要能够与所需科室共同协商设备器材技术参数、性能、指标、耗材配件及售后服务[5]，以避免申购科室利用专业知识和学术地位施压。同时，也要针对不同时期面临的采购难题，为院领导提供市场情报分析及应对的策略。

2.3 成本意识

及时供应与降低成本是采购的目标，采购人员对医院的成本控制起着十分重要的作用，不能仅满足于质量合格、及时交货，更应综合考虑设备性质、故障率、安全性和环境要求，精打细算，明察秋毫，随时将时效、损耗率、维修次数等投入与产出状况相对比，努力追求产品全寿命周期内采购总成本的最低。在医疗设备货源充足的情况下，尽量采取零库存或低库存管理模式，按经济订货量模型测算最佳采购次数、时间及批量，制定最佳采购策略，获得最佳采购效益。

2.4 沟通能力

医疗设备采购工作量大面广，需要与院领导、科室领导、操作人员、政府部门及供应厂商进行广泛的沟通交流。采购人员既要严格按制度和流程办事，以诚恳待人的方式处理好各方面的关系；也要主动向临床科室征求意见和建议，宣讲采购管理规定，适时提出合理化的变通方案或建议[6]。既要具有“长话短说、言简意赅”的口头表达与书面表达能力，准确清晰的说出或写出所购物品的数量、规格、价格、交货期限和付款方式；也要为今后顺利有效地执行采购作业，形成长期共存、合作共赢、和谐发展的医疗设备售后服务市场培育良好的关系[7]。

2.5 学习意愿

采购事业正在快速发展，但是目前大学里并没有开设采购专业。规模化、法制化、集中化、电子化、专业化采购的实现，要求从业人员不断更新、补充、拓展和深化相关知识，形成较为完善的知识结构和较强的解决问题能力。在平时工作中准确评价个人特点和强项，找出自身能力与工作需要之间的差距，定位好职业发展方向，运用自学与培训相结合的方法，勤于实践，善于总结，争取早日进入采购战略管理阶段，即能够分析并整合医院内外部资源，制定合理的战略采购计划，平衡资源需求与市场变化，压缩采购周期，寻找到低成本的战略伙伴。

3 医疗设备采购人员的培养与管理

道德水平高、精通采购技术、熟悉商品性能、责任感强的高素质医院采购队伍的建设，至少应该包括能力培养、考核评价、程序建设、风险防控4个部分。

3.1 能力培养

采购人员的能力培养有一种广泛认同的HASK模型 ：Habit（ 习 惯 ），Attitude（ 态 度 ），Skill（ 技 能 ），Knowledge（知识）。比较典型的培养阶段一般包括：①教育训练，通过系统化的训练计划培养专业的采购人员；② 自我评估，通过了解自身采购能力的优缺点，设计今后的改进计划；③ 资格认证，采取外界认可的资格考核来取得采购技能的认证；④ 管理能力发展，对具有潜力的采购人员进行管理能力的训练。目前，我国医院采购部门的大部分采购人员处于职业生涯成长的初级阶段，此阶段应该重视做好采购人员的日常培训教育工作，督促其通过自学、专家授课、经验交流、短期外出培训等多种形式，不断提高个人综合素质和业务能力。

3.2 考核评价

采购人员的绩效评估应遵循5R原则：Right Time（适时）、Right Quantity（适量）、Right Quality（适质）、Right Price（适价）、Right Place（适地），并以数量化的指标作为绩效衡量尺度。采购绩效评估指标一般包括[8-9]：① 品质绩效，可由验收记录及使用记录来判断。拒收或使用过程中品质不佳的设备比率越高，表明采购人员的品质绩效越差；② 数量绩效，该项指标受到经营状况、库存管理、技术变更等因素影响；③ 时间绩效，用来衡量采购人员办事效率，对供应商交货时间进行控制；④ 价格绩效，衡量议价能力及供需双方实力的消长情况；⑤ 采购活动指标，用来了解采购人员工作压力与能力，调整采购部门的组织与人员。整个评估体系实行“采购成本、采购质量”否决制，分解考核到单个采购人员并奖惩到位。

3.3 程序建设

采购部门的业务运行通常是零散的、本能反应式的，缺乏系统性和整体性。工作程序的混乱是最大的资源浪费，审批、采购、验收程序要进一步理顺并向全院各科室告知[10]。程序建设的目的是充分地使用人、财、物和环境信息，通过对目标和流程的研究及对信息最大限度的掌握，将采购管理任务进行数量化分解，确保采购过程中的数据明细可靠、计划准确可行、流程实时可控、信息互通联网，最终组成一个对过程和结果进行精确控制的管理系统[11]，使医院采购作业变成可复制、可操作、可共享的模式。规范化的程序包括政策、组织架构、职务、权责、功能、步骤、流程、指示、规范和特殊事项的指导原则，既是所有采购人员的工作方针和行为准则，方便其自我管理，也有利于采购部门更加容易地取得其他科室的支持与配合，并在医院制定的远景规划的框架里不断发展壮大。

3.4 风险防控

风险防控能有效降低道德因素对“灰色采购[12-15]”行为倾向的影响。一是明确纪律要求及处罚措施，强化内部稽核，建立内外结合的全方位、全过程的监督机制，重点预防监控关键岗位和环节，确保资金支出的安全和有效。二是由纪检、财务、物资等部门组成论证小组，全程参与大型医疗设备的申购论证、编制标书、招标评标、签订合同等过程，同时，在购销中与供应商签订廉政合约及条款。三是明确禁止采购人员收受投标人馈赠礼金、礼品、宴请、回扣，或参加名目繁多的娱乐旅游活动，鼓励或纵容“灰色采购”，最终将危害医院利益。四是组织≥3人的现场谈判小组，削弱单个采购人员的决定权，做到谈判和执行有效分离。五是建立公开透明的信息采集系统。市场信息掌握不充分，既缺乏在更广泛市场上发现和比较卖方的能力和手段，也为采购人员职务犯罪提供了掩护。六是及时了解采购人员的工作态度、工作纪律和采购结果，经常进行思想意识形态教育。

4 小结

医疗改革的深入推进、精细化管理的不断挖潜、开源节流的竞争压力，逐步将采购部门推向医院战略管理层面。从业人员的综合能力是采购事业的羁绊，也成为各界关注的热点问题。道德素养、专业技能、成本意识、沟通能力、学习意愿是采购人员应该具备的5种基本职业素质。能力培养、考核评价、程序建设和风险防控，是建设现代化采购队伍必走的4条道路。只有不断提升采购人员的综合素质，才能推动医疗设备采购活动健康顺利进行，促进医院又好又快地发展。

[1] 敬辉蓉.前沿采购管理理论[M].北京:经济管理出版社,2010:51-55.

[2] 高斌.现代制造业企业战略采购人员的激励研究[D].北京:北京交通大学,2010.

[3] 刘晓静.专业采购人员的职业生涯管理问题研究[D].北京:对外经济贸易大学,2010.

[4] 高连胜.加强政府采购提升采购人员素质[J].中国医学装备,2010,7(4):30-32.

[5] 汤黎明,陈锐华,吴敏.医院设备器材采购管理规范化研究[J].医疗卫生装备,2005,26(9):34.

[6] 罗军.医用耗材采购人员职业压力的构成及应对[J].中国医院管理,2008,28(7):39.

[7] 李斌,汪黎明,郑蕴欣,等.医疗设备售后服务上下游对弈的再布局[J].中国医疗设备,2012,27(3):84-87.

[8] 刘婷.卓越采购主管手册:实战精华版[M].广州:广东经济出版社,2011:179-182.

[9] 王忠宗.采购与供应管理[M].厦门:厦门大学出版社,2009:473-476.

[10] 蒋红兵.独立医疗器械采购部门的SWOT分析和发展策略[J].中国医疗设备,2008,23(2):168-169.

[11] 孙忠河,许若飞,马俊,等.公立医院利用信息化手段实现精确管理的探讨[J].国际医药卫生导报,2012,18(8):1062-1065.

[12] D,Souza C.An influence of giving within Asian business culture[J].Asia Pacific Journal of Marketing and Logistics,2003,15(1-2):27-38.

[13] Zhuang GJ,Tsang AL.A study on ethically problematic selling methods in China with abroaden concept of gray marketing[J].Journal of Business Ethics,2008,79(1-2):85-101.

[14] Hunt SD,Vitell SJ.The general theory of marketing ethics:A revision and three questions[J].Journal of Macromarketing,2006,26(2):143-153.

[15] 庄贵军,范明远,曾仕龙.企业政策因素对灰色采购行为倾向的影响[J].管理科学学报,2010,13(10):40-54.