浅谈河南省水利普查档案质量控制管理措施

罗晓丹

浅谈河南省水利普查档案质量控制管理措施

罗晓丹

水利普查是一次综合性、全方位的普查，涉及范围广、参与部门多、技术要求高、工作难度大，这在河南省水利发展史上是空前的，在统计调查史上也是少有的。水利普查档案管理是水利普查工作的重要内容，收集保存好大量的水普档案、加强水普档案监督管理就显得尤为重要。第一次全国水利普查自2010年正式启动以来，河南省各级水利普查机构高度重视，周密部署，将档案管理贯穿于普查工作全过程，与其他各项工作同安排、同部署、同时抓，同步推进，指导思想上突出一个“早”字：早计划、早安排、早部署，早建章立制、早落实管理人员、早落实工作责任；工作方法上落实一个“协”字：协调左右，协同部门，协助基层，多管齐下，协力工作；具体工作中狠抓一个“细”字：细心制定工作制度，严密工作流程，仔细收集资料，悉心整理，细密分类，细致归档，精细装订，谨慎保管，做到简化整理，深化检索，科学管理，规范归档。主要经验做法是：

一、高度重视，明确责任，切实加强领导

领导重视和支持是普查档案工作顺利开展的关键。河南省水利厅党组高度重视水利普查档案工作，在多次各类工作会议上对全省水利普查档案工作提出要求。第一次全国水利普查工作开展伊始，全省各级水利普查机构高度重视水利普查档案管理工作，成立了档案管理的工作组织，明确了分管档案工作的领导，选调了档案工作人员，明晰了工作责任，落实了工作经费，同时建立了水利普查档案工作制度，认真履行档案工作的责任和义务，将档案工作纳入水利普查工作计划和管理工作程序，实行同步管理，同步运行。

二、及早安排，超前谋划，注重资料收集

资料收集是档案管理的基础。2011年，根据《第一次全国水利普查档案管理办法》要求，河南省普查办结合全省实际，率先研究制定了《河南省水利普查档案管理细则》，从制度上将档案工作纳入水利普查工作内容和工作计划，落实职责分工，完善工作程序，配备必要的档案管理软硬件设施，及时、积极、主动开展水利普查档案工作。要求全体普查工作人员在抓好普查工作的同时，必须对水利普查过程中形成的有保存价值的各类归档资料，应交尽交，个人不得保存，严防资料丢失和泄密。档案管理人员对各类资料要做到早收集、早归整、应收尽收，边收集，边整理边归档，确保水利普查资料的完整。

三、加强沟通，密切合作，规范化管理

省普查办多次与省水利厅、省档案局沟通协调，及时商讨研究解决业务中的疑难问题，制定印发《河南省水利普查档案管理细则》，细化分解水利普查文件材料归档范围保管期限和归档文件材料整理要求，并按照要求配备了专用档案室、档案柜和保险柜，存放涉密材料，同时做好防火、防盗、防潮、防污染、防虫害等工作，确保档案安全。建立健全档案管理制度，从档案收集、整理、立卷、归档以及安全、保密等方面，制定和完善了一系列规章制度，使档案管理工作做到有章可循，确保档案管理工作规范化、制度化。省水利厅、省档案局联合制定和印发了《河南省第一次全国水利普查档案验收办法》，细化各项验收规定。全省各级水利普查机构也注重与当地水行政主管部门和档案行政管理部门沟通协调，寻求档案业务指导与技术支持，及时协调、解决在普查档案工作中的困难和技术问题，推进普查工作进展。

四、加强培训，强化队伍建设

省普查办先后召开全省水利普查档案管理座谈会，举办水利普查档案管理培训班，邀请省水利厅、省档案局专家，对各市、县（市、区）水利普查办公室、技术支撑单位档案管理工作人员等400余人进行系统培训和业务指导，现场参观省级档案资料实物，增进认识和交流，并就水利普查档案管理中存在的问题进行了现场讨论、答疑，提高水利普查管理人员的业务水平，保障档案工作要求的规范实施。组建全省档案管理QQ群，覆盖到各县（市、区），打造业务沟通、指导平台。收集档案整理过程中的疑难问题，研究解答后形成汇编材料印发。

五、明确原则，统一标准，严格过程控制

为了确保水利普查档案规范、准确、完整、系统，河南省制定了详细的工作流程和归档标准。全省水利普查档案整理遵循科学性、系统性原则，着重突出“简化整理，深化检索”。一是明确归档材料整理原则。水利普查文件材料要按“卷”进行整理，在案卷整理工作中，应注意遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，便于保管和利用。二是统一归档文件材料整理要求。结合《第一次全国水利普查档案管理办法》、《第一次全国水利普查档案验收办法》和其他电子文件档案、文书档案的管理规定，从如何建立水利普查档案的最基本单元开始，对归档文件材料整理原则、方法，归档文件编号，案卷装订、装盒到文件材料的收集、整理、移交、安全保管等方面进行了系统全面的要求。三是统一归档格式和验收时间。所有纸质文件、音像材料、照片资料等都要归档规范、包装美观。电子文件、音像材料、照片分别参照《电子文件归档与管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《照片档案管理规范》进行整理归档。根据《河南省水利普查档案管理细则》要求，省水利普查办负责各省辖市水利普查档案管理工作的验收，省辖市水利普查办负责所辖各县（市、区）水利普查档案管理工作的验收。四是制定普查质量归档流程，编制河南省第一次全国水利普查归档材料收集指引，列出省级、市级、县级及技术支撑单位水利普查档案资料收集清单，明确归档重点与分类，按照“谁形成、谁收集、谁整理”原则做好资料归集。

六、强化分工，精细操作，确保档案质量

在水利普查档案整理中，河南省坚持一个“细”字，即从工作细节着手，收集资料要细心，整理资料要细致，装订资料要精心，保管资料要严密，确保普查档案真实完整、可靠安全。省普查办选配了业务能力强的水利普查档案管理专职人员，对全省水利普查档案管理进行综合指导，指定专人负责档案日常管理工作，同步做好有关文件、便函和简报、周报的收集，及时做好有关会议、培训等资料的整理、归档工作，建立归档文件材料的案卷和文件级目录及重要文件材料全文数据库，促进水普档案信息化管理。各专项同志严格按照《第一次全国水利普查档案管理办法》，将各项资料分门别类，交由专人统一归档。把档案整理与日常业务等工作有机结合起来，合理分配工作时间，做到普查填报工作与档案整理两不误。

全国水利普查工作已进入收尾阶段，河南省水利普查工作也在紧锣密鼓地进行。作为全国水利普查大军中的一员、水利普查档案工作者深感责任重大，使命艰巨而光荣，相信通过全省各级水利普查机构团结协作，真抓实干，一定能够圆满完成河南省水利普查档案工作

河南省水文水资源局 450003）