浅谈地勘单位地质资料电子档案管理

兰方平，宋 群，刘兰英

(湖北省地质环境总站，湖北武汉 430034)

浅谈地勘单位地质资料电子档案管理

兰方平，宋 群，刘兰英

(湖北省地质环境总站，湖北武汉 430034)

电子档案是科技发展的必然趋势，对其进行科学管理是地勘单位地质资料管理面临的新课题。在分析电子档案特性与问题的基础上，从储存管理、安全管理、维护管理和使用管理四个方面提出地质资料电子档案的一般管理技术，以期在安全管理的前提下发挥电子档案的最大效益。

电子档案;地质资料;管理;地勘单位

0 引言

进入21世纪，随着科技的进步，地勘单位的地质资料也逐步从纸质走向了电子的变革之路。新形势下，如何让电子档案更好地发挥作用，又不至于使地质资料发生泄密，提高电子档案的管理水平是地质资料管理工作者面临的新课题❶❶国家档案局，全国档案信息化建设实施纲要。。

1 电子档案的特点

1.1 优点

计算机具有强大的信息处理能力，应用计算机软件处理档案，可以收到事半功倍的效果。利用计算机进行档案检索、资料收集、储存、分类、统计和查阅等，使十分繁杂的档案管理工作变得十分方便、快捷、有序，因而无论是借阅查找还是分类统计，都变得简单易行，达到了真正简化整理、深化检索的目的，提高了地质资料档案管理的工作效率。

1.2 缺点

电子档案的存储载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易于磁粉脱离、伸长后不易恢复、易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物，以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案的载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响，因此在高温、高湿、光照射、空气污染、灰尘、有害生物、磁场和电场、机械应力等条件下极易损坏，这就要求我们加大对电子档案的管理工作。

2 电子档案存在的问题

2.1 原始性问题

电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅通过其内容而且还通过文字载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子档案是以电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。

2.2 真实性问题

电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实。电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统纸质档案。最重要的是电子档案可被复制，并且极易被篡改，被篡改后还可以不留下任何痕迹。

2.3 完整性问题

电子档案内容的完整性很难保障。电子档案编辑时，如不及时保存，经常会因为断电等原因导致信息丢失。电子档案结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损。电子档案的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样，存储分散，极易丢失，往往导致电子档案来龙去脉不清。

2.4 安全性问题

电子档案数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”对服务器的攻击以及部分用户根据利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接损害电子档案的安全。

2.5 长期可读性问题

电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的形式进行显示。但随着科技的进步，计算机软硬件技术不断更新换代，电子档案在呈现时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。

3 电子档案的管理

3.1 储存管理

(1)调节库内温湿度。采用去湿机、去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节库内温湿度，使环境温度保持在17～20℃，相对湿度保持在35% ～45%。

(2)防光。改善档案库房建筑，设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内;库房尽量使用无紫外线灯光照明，将电子档案避光保存;在利用时，最大限度地减少曝光时间和曝光强度;定期净化空气。

(3)防灰尘。电子档案要采用密封保存，以防灰尘落在载体上。如果发现载体灰尘，可用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭。

(4)防治有害生物。通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制。采用防霉剂进行化学预防，采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒。化学方法有:熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻—苯酚、环氧乙烷。物理方法有:真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60-γ射线辐射消毒。

(5)避开磁场和电场。电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具有退磁或消磁的设备，可设置专用库房，或选用专门的防磁金属柜作为装具，但不能选用铁盒。

(6)定期检测和拷贝。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，磁盘每2年应拷贝一次，光盘每5年应拷贝一次。定期检测和拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施。

(7)电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。

3.2 安全管理

采用有针对性的技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性，具体方式有以下几种:

(1)采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集电子档案文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据保存。

(2)密码认证。电子档案的使用者最关心的是所使用的档案在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用密码进行认证，如果不知道密码就无法对档案进行访问，这一方法可以保证电子档案的安全性。

(3)防火墙。这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出，保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全。

3.3 维护管理［1］

建立电子档案统一接收的数据格式，推广相关的电子档案整理著录软件，由上一级部门建立统一的电子档案模板，同一文件类型统一文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位。然后定期举办培训班，对各档案形成单位的相关人员进行培训，使他们能够熟练运用模板和著录软件。形成统一数据格式的电子档案，以方便资料室的接收和管理。

在保存电子档案时，电子档案的保存格式应为通用、统一的格式，使现在的电子档案能够更好被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容，并且应把电子档案的格式保存为与计算机操作系统同一公式的应用软件能读取的格式，防止因不兼容而造成电子档案无法阅读和正常使用。

及时更新电子档案的文件结构。针对地勘单位工作任务点多面广，类型多样，技术人员变动较为频繁的特点，建立规范、齐全、完善的电子档案管理制度，便于档案信息查阅、使用，以适应新的“生存环境”，确保电子档案的长期可读性。

3.4 使用管理❶❶鄂水地办 (1993)9，地质科技情报管理工作的有关规定。

地勘单位的地质资料使用，要统一按照《地质资料管理条例》及其实施办法执行。

任何单位、个人可以持单位证明、身份证等有效证件，借阅、摘录、复制己公开的地质资料;需要借阅保护期内地质资料的，应同时出具汇交人同意的书面证明。

县级以上人民政府有关部门因公共利益需要借阅保护期内地质资料的，经国土资源厅及其他主管部门批准，可无偿借阅利用批准范围内的地质资料。

借阅程序如下:交验证件→自查资料目录→填写借阅单→清点借阅资料→查阅资料→阅毕依序还原整理→管理人员检查清点→注销借阅单→离馆。

地质资料谢绝外借。复制资料须经管理人员同意并在指定地点进行，复制品通过复验方可带出。

摘录、复制地质资料只限借阅者使用，不得提供他人。

属于国家秘密的地质资料，按国土资源部、国家保密局有关保密规定，办理审批手续后方可借阅利用。

爱护地质资料，不得涂改、标注、损毁、散失，违者应负赔偿责任。资料室计算机信息管理要规范，确保无安全隐患和漏洞，做到“涉密不上网，上网不涉密”。

4 结语

电子档案与纸质档案相比，具有提高工作效率的明显优势，受到当今地质专业技术工作者的追捧和青睐，同时也存在技术资料泄密等诸多安全隐患。如何对地质资料的电子档案进行科学管理?确保地质资料的安全，又不因过分管理而影响工作效率，使其发挥最大作用，将是一个长期要探索和必须解决的问题。本文对地勘单位地质资料的电子档案从储存管理、安全管理、维护管理和使用管理四个方面提出了一般的管理技术办法，还需在今后的实践和学习中不断地验证完善。相信通过电子档案管理工作者的努力探索和广大地质工作者的积极配合，我局的电子档案管理一定能走出一条科学规范之路。

［1］ GBT11822，科学技术档案卷构成的一般要求［S］.

(责任编辑:张 娅)

Discussion on Electronic Files Management of Geological Data in Geological Survey Unit

LAN Fangping，SONG Qun，LIU Lanying
(Hubei Geological Environment Station，Wuhan，Hubei430034)

The electronic files are the inevitable trend of development in science and technology.Scientific management of electronic files is the new challenge of geological data management of geological survey unit.On the basis of analysis of the characteristics and problems of electronic files，the authors propose general management of electronic files of the geological data from four aspects of storage management，security management，maintenance management and use of management.

electronic files;geological data;management;geological survey unit

G271

B

1671－1211(2012)04－0407－03

2011－08－03;改回日期:2011－08－29

兰方平 (1961－)，女，助理管员，档案专业，从事财务及资料管理工作。E－mail:849393598@qq.com