ERP 实施及应用分析——基于贵州X 贸易公司的实践

贵州财经学院会计学院 刘军军

贵州X 贸易有限公司业务发展迅速，公司业务已经遍及东南亚，由过去的单一销售转变为如今的综合性贸易企业。公司主营业务有共有五项，分别是投资开发、矿山资源开采、化工大宗原材料、矿产品精细加工和物流。随着业务的不断扩大，在业务量和客户数量不断增多的同时，贵州X 贸易有限公司出现了多方面的管理问题，具体见表1。

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针对这些方面，贵州X 贸易有限公司的董事长认为，无论从当前企业的规模上、效益上还是行业影响力看，公司目前还只能算此行业中的一条小船，但是逆水行舟，不进则退，这样按照原有的状况发展下去，会有被市场的“风浪”打翻的风险；与此同时，他强调，企业规模大小不影响信息现代化过程，信息化对于小企业同样重要。信息化可以促进企业创新、完善企业的企业管理，信息现代化建设必然是企业发展的方向，所以要让贵州X 贸易有限公司应用ER P管理软件。

一、ERP系统应用特点

在企业中，一般的管理包括三方面内容，见图1。这三个方面共同构成一个集成体，通过相应的接口，能够很好地整合在一起对企业进行管理。ER P系统代表了当前集成化企业管理软件系统的高水平，ER P系统的特点包括:（1）现代企业的快速发展，使得企业与外部的业务单元之间、企业内部各个组织单元之间的协调变的越来越多，通过使用ER P系统，可以应用全新的较为完整的组织架构，从而达到跨国经营的“五多”需求（多国家、多地区、多工厂、多币制、多语种）。（2）ER P可以对市场快速响应，更加注重面向市场，面向经营以及面向销售。不仅如此，ER P系统还支持供应链管理，更加强调供应商、分销商与制造商之间的新式合作伙伴关系。（3）ER P更加强调财务管理方面，具有比较完善的企业财务管理系统。这样，可以将企业最看重的“三流”（资金流、信息流、物流）有机的结合在一起。（4）ER P 更加强调工作流与企业流程，通过工作流，ER P可以实现企业的四大集成（财务、人员、分销与制造间），同时ER P还能很好的支持企业流程重组。（5）ER P 支持全新的M R PⅡ&JIT的混合生产管理模式，同时支持诸如连续流程制造、离散制造等多种生产方式。（6）ER P还考虑到人力因素在企业生产经营规划中起到的重要作用，同时，也考虑了人力资源开发的培训成本以及后期的运作成本等。（7）事务处理控制方面，ER P支持在线分析处理、售后服务及质量反馈，强调企业的事前控制能力，为企业提供了企业所关注的关键问题（客户满意度、适应变化、质量、绩效）的实时分析能力。（8）ER P采用了全新的计算机技术，如C/S分布式结构、B/S结构、第四代全新语言及辅助工具、面向对象技术、图形用户界面等，同时，ER P支持不同平台之间的相互操作。

图1

二、贵州X贸易有限公司ERP需求概况

在企业实施ER P之前，企业必须了解ER P，有很多必要的问题是需要了解的，例如知道什么是ER P、ER P能做什么以及企业面临的问题能否通过ER P来解决。归根结底，最关键的问题是企业的需求是什么。贵州X 贸易有限公司的总体需求见表2。

表2 贵州X 贸易有限公司的总体需求

三、贵州X贸易有限公司软件选型过程

具体的选型原则见表3。

表3 贵州X 贸易有限公司的选型原则

四、贵州X贸易有限公司ERP系统简介

ER P系统是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。是从M R P（物料需求计划）发展而来的新一代集成化管理信息系统，扩展了M R P的功能，其核心思想是供应链管理。跳出了传统企业边界，从供应链范围去优化企业的资源。ER P系统集信息技术与先进管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。

贵州X 贸易有限公司采用金蝶K/3 ER P系统，金蝶K/3作为中小企业ER P市场的领军品牌，一直专注于中小企业管理模式的研究和探索，基于80万成功客户的管理实践以及十数年的潜心研发，“中小企业管理智库”正逐步形成，K/3也已发展成为具备全面应用、完整协同、敏捷制造、卓越模式四大显著领先优势的软件品牌——金蝶K/3 W ISE创新管理平台，打造中国智造最佳信息化引擎。

金蝶K/3 ER P为人力资源管理提供了方案。金蝶战略人力资源管理解决方案，是为期望推行战略人力资源管理的企业而设计的。这些企业会围绕企业战略构建人力资源管理体系。注重以能力为核心进行人才选拔评估、培训开展；注重过程甚于结果的绩效管理；注重岗位价值、市场水平和业绩结合的薪酬激励管理；注重带动员工、直线经理、高管层共同参与的协同人力资源管理；注重通过专业化、精细化、前瞻性的人力资源管理，帮助企业提升组织能力，推动企业战略的实施。

五、贵州X贸易有限公司ERP系统实施

ER P系统实施是决定ER P系统能否在企业中成功运用的关键。贵州X 贸易有限公司领导对这个项目非常重视，为确保本次实施成功，公司与金蝶共同成立了项目实施小组。根据金蝶的金手指六步法，双方对整个实施过程拟定了计划。具体如下:

（1）项目组织:为了保障项目的顺利实施，贵州X 贸易有限公司总经理出任项目领导小组组长，以保证该项目的人力和时间资源。在财务部选出对业务熟悉、对电脑操作熟练的人员作为项目经理，不定时对项目进行督导，在整个项目组织阶段，双方配合默契，为项目顺利进行打下了坚实的基础。

（2）系统培训:培训工作贯穿整个ER P实施与运行阶段；必须十分重视和突出培训工作，ER P软件的功能再强，还要靠人去运用；而ER P的威力只有在人们学会运用时才能发挥作用；为此，金蝶公司制定了一整套切实可行的培训方案。具体如下:一是对企业高中层经理人员培训:ER P系统应用成功的基础，在于在完成立项分析并初步决定应用ER P之后，对企业高层项目组人员进行ER P应用理念培训。对于高级人员的培训，应该侧重于概括性的指导，例如对管理思想、供应链管理和ER P系统原理的指导，一般不谈细节，若高级人员对于细节方面有兴趣，可以继续参加实施小组的培训。但是，对于高中层经理人员，必须交代清楚关注的问题，前阶段进行培训时就应该讲清楚在实施过程中可能遇到的问题（何判断是非、应承担的责任、应起到的作用）。在培训后期，要向高中层经理人员讲解输入数据、查询相关问题的操作方法以及各种信息数据的意义。二是对项目实施小组成员的培训:对项目实施小组的培训是在所有培训工作中最为关键的。因为实施小组成员来自不同的业务部门，需要向基层部门贯彻落实，还担负企业内部教员的义务。只有小组成员学得够透彻，才能带动其他员工共同学习。小组成员不仅要接受高中层经理人员培训，而且要熟悉软件操作和功能，尤其重要的是，小组成员要能够帮助别人或是自己通过ER P系统解决企业遇到的实际问题。三是对部门业务人员的培训:对业务部门管理人员的培训内容，应当基本上和项目实施小组人员的培训内容相同。每位成员应该不但要精通涉及自身部门业务的内容，而且也必须全面了解相关业务。只有从业务流程的角度来理解ER P系统，才能使员工理解到自身工作与上下游流程作业之间的关系，才能使员工理解到自身部门的业务同全局之间的关系。这样，当部门利益同企业利益发生矛盾时，才能够用正确的态度来化解矛盾。四是对系统员和程序员的培训:系统和硬件的配置和维护，是培训人员需要学习的主要内容。当企业有二次开发任务时，还要对其培训开发平台的具体操作与编辑技术。当然，也应当对供应链管理和ER P系统基本原理有所理解。五是对新流程的培训:ER P实施中技术方面很重要，而且工作量也很大，但技术方面却并不是ER P应用中最难的，最难的是ER P实施必须对管理做很大的改变，即进行业务流程重组。这样，ER P实施完成后，企业员工从上到下都面临着全新的业务流程，需要及时的学会并且在操作中使用。六是对数据分析培训:ER P系统正常运行后，由于软件设计之初就考虑了数据问题，因此，会有很多有用的数据产生。而如果这些数据只是放在那儿，不去加以利用，就不能很好地发挥ER P系统对企业的重要作用。

（3）系统定义:双方进行了深入的交流，从对会计科目的设置、辅助核算的定义，到各类报表的设置、各种业务流程的制定与改善等都作为细致深入的分析和改进，从而优化了整体处理流程。

（4）数据准备:由于该系统涉及到整个企业信息化建设的多个方面，在数据准备阶段对数据的一致性、全面性、准确性要求就显得格外重要，历经两个多月的数据准备工作，贵州X 贸易有限公司从物料编码、科目设置、供应商、客户到固定资产卡片等都进行了细致科学的整理、归档，形成了一套完整、准确的基础数据。

（5）系统试运行:在系统初始阶段，由财务科和生管科统一制定规则，避免了各部门意见难以统一的麻烦。经过近一个多月的试运行，各类报表基本完成。

（6）系统切换:经过两个月的试运行后，项目经理、部分业务骨干和金蝶公司相关实施人员组成了一个专门的系统验收小组，对K/3系统进行了全面验收，同时对各相关人员提出了建议和意见，确保系统更好地运行。

六、贵州X贸易有限公司ERP 实施效果评价

实施效果评价包括:（1）ER P评价体系。ER P运行管理小组每年应至少一次就财务方面检测系统运行情况，把用货币单位表示的实际结果和在底本论证中预计的效益进行比较，分析存在的问题，进行纠正以期得到更大的效益，并将结果报告ER P指导委员会。先介绍目前采用的检测方法——A BCD 检测法。最早的A BCD检测表由M R PⅡ的先驱O liverW ight于1977年给出，一共20题。这20个问题按数据准确性、系统使用情况和技术分成3组，每组问题均以“是”或“否”的形式来回答。随后，这个检测表扩充为25题，并且增加了一个新的分组内容——培训和教育。评定ER P用户的A BCD等级有两种方式:一是聘请有威望的咨询公司来评审；二是由本企业的总会计师、资深专家、已评审为A 级用户的其他企业的高层管理人员、客户负责人和供应商组成评审小组来评审。在评审之前，企业内部首先需要进行自检。自检评分按满分100分计，每题4分，有的问题按比例计算分数。如果企业没有制造业务，则有些题不适合，可将这些题所占的分数分配到其他问题。根据评分结果，A 级用户为90分以上的，B级用户为71分～90分的，C级用户为50分～70分的，D 级用户为低于50分的。表4为A BCD 检测表的内容。

表4 ABCD 检测表

企业根据自身情况，可采取一下频率方式进行自检:月检、季度检、半年检、年检。自检可采取以下模式:ER P自检小组自检（按照A BCD 表）→生成检查报告→报知指导委员会→指导委员会审阅→企业领导审阅→意见反馈。对于25个问题中的每一类问题，可采取“4W -S”模式，即:错误原因（why）、错在哪里（where）、何时犯错（when）、影响如何（what）、解决方案（solution）。

实际应用时也有企业在上述25个问题基础上进一步扩展到50个问题，进行考核评测。正确地使用A BCD 检测表的过程构成一个绩效不断改进的过程，这一过程由如下步骤构成:现状评估—确定目标—根据公司最紧迫的需要剪裁检测表—制订行动计划—度量所取得的成绩—高层领导每月进行检查。

（2）贵州X 贸易有限公司实施效果评价表。贵州X 贸易有限公司实施效果评价表ER P 项目从立项至全面上线以来，实施过程经历很多的困难。在ER P 正式运行后，依据O liverW ight出版发行了第4版《A、B、C、D优秀企业运作考核提纲》对其实施效果进行了客观的综合评估。表5是贵州X贸易有限公司ER P实施效果的综合指标评价表。

结论:依据贵州X 贸易有限公司ER P实施项目组相关报告数据整理而得。根据此指标体系，贵州X贸易有限公司得到的总的评价值为8.336，属B级企业。

七、贵州X贸易有限公司ERP应用分析

管理效率提高明显。贵州X 贸易有限公司管理效率提高体现在三方面:一是工作效率:FM IS有效地实现了预算管理、业务评估、管理会计、ABC成本归集方法等现代基本财务管理方法。之前，企业管理面临的问题有重复劳动多、工作效率较低、单据操作繁杂单调等。随着系统应用加深，自动读取、生成等功能实现，数据一次性输入和反复利用得以实现，从而大大提高了公司整体的工作效率。二是客户服务效率:贵州X 贸易有限公司的业务与客户关联度紧密，以客户为导向是企业长久以来的宗旨，随着市场竞争加剧，需要随时了解经销商、客户以及其他合作伙伴的情况。通过使用该系统，该公司明显缩短了交货期，做到快速回应客户查询，提高顾客满意度，提升了企业形象。三是资金运作效率:贵州X 贸易有限公司的主要业务环节为采购环节，采购费用高、采购期长一直是该企业亟待解决的主要问题。通过使用该系统，该公司大大节约了采购成本，避免了盲目采购、重复采购、无效采购等，从而采购人员可以有效率的进行价值分析与货源选择，也提高了谈判策略。

表5 贵州X 贸易有限公司ERP 实施效果综合指标评价表

［1］闪四清:《ER P系统原理和实施》，清华大学出版社2006年版。

［2］黎雷微:《ER P在我国企业的应用研究》，华中师范大学2007年硕士学位论文。

［3］王丽琳:《电子商务环境下的ER P应用研究》，首都经济贸易大学2007硕士学位论文。

［4］赵乐:《贸易行业ER P系统的设计与实现》，复旦大学2008年硕士学位论文。

［5］刘振:《中小企业的ER P应用研究》，华东师范大学2007年硕士学位论文。

［6］张杰函:《小型企业推行ER P管理的实施方案研究》，山东大学2006年硕士学位论文。