医院卫生专业技术档案管理与利用刍议

李艳

医院卫生技术档案是卫生专业技术人员在长期的医疗实践和科研活动中，利用智力和辛勤劳动所取得的丰硕成果，逐步积累和形成的思想、理论体系，有着较强的医学科研价值和历史研究价值。医院卫生专业技术档案，它不仅反映了医院的综合医疗水平和科研能力，也记录了卫生专业技术人员在业务发展过程中的德、能、勤、绩。由于卫生专业技术档案是医院的宝贵精神和物质财富，因此，如何管理并利用医院卫生专业技术人员档案资源，是档案管理工作者的重要课题。

1 领导高度重视，加强工作指导

1.1 领导重视，大力支持 领导重视是做好卫生专业技术人员档案管理工作的重要条件。首先，医院领导要在思想上充分认识到医院卫生专业技术档案是医院的宝贵财富，是重要的信息资源，是反映医院卫生科技事业发展的历史见证。其次，要关心本单位档案室的硬件和软件建设，支持档案管理人员的工作，尤其要重视档案工作人员的思想教育和能力的再培训，使他们有自觉服务档案工作的意识和自我提高业务水平的能力。

1.2 增强意识，恪守职责 要不断促进卫生专业技术人员对资料的自觉归档意识，让他们认识到技术档案储备的不仅仅是个人的劳动成果，也是他人学习、借鉴的参考，更是医院发展过程的真实记录。这就需要向卫生专业技术人员宣传技术档案归档的意义、目的和作用，提高他们的档案意识，树立严谨的科学态度，真实、完整、准确、及时地把技术资料归档、存储。

1.3 提高素质，加强指导 做好卫生专业技术档案管理工作，提高档案管理人员自身素质，是落实档案工作质量的保证。档案工作人员只有严格依法、依规行使职责，努力提高自已的理论和专业知识水平，扩大和接触医院专业技术人员，才能不断增强档案工作人员的业务能力。同时还要积极主动地为卫生专业技术人员服务，并指导、监督、检查和协助卫生专业技术人员做好医学技术材料的形成，使之符合规范化、标准化的档案管理要求。

2 围绕中心工作，强化资料管理

围绕中心抓环节，抓规范，抓落实，保持对卫生专业人员技术档案资料收集工作的延续性和完整性，这是档案管理工作的关键。一是要把好专业技术职称评聘材料的收集。因为卫生专业技术人员的技术档案大部分是在技术职称评聘过程中形成的，它比较全面地，系统地反映了卫生专业技术人员在临床工作中的经历、业务专长、工作能力和管理水平。二是要把各个专科专业的业务报告、经验总结，以及在国内外各种刊物发表或会议交流的论文材料，医学科技成果等汇总编纂完整，归类清楚，细化到位，标注明确。三是要养成随收集，随整理，随存挡和进行计算机数字信息化处理的管理工作机制。四是要主动服务，跟踪服务，定期收集。技术档案是卫生专业技术人员在医学和科研实践活动中，通过与医学和科研对象的信息传递，由感性认识上升到理性认识的智慧结晶，他们积累、保存的资料更真实、更准确、更完整。因此，档案管理工作人员要及时针对每个卫生专业技术人员的学术论文、科技成果的技术材料进行采集、整理、归档，并建立严格的出入登记手续。

3 规范档案标准，提高信息质量

医院卫生专业技术档案有着较强地系统性和完整性，它是把分散、零碎的信息，通过科学的思路、程序、规则和模式进行整理。如何鉴别卫生专业技术档案信息并进行科学分类，是专业技术档案科学管理和规范管理的基础工作。

3.1 卫生专业技术档案管理的基本范畴：(1)科研；(2)教学；(3)医疗；(4)护理；(5)预防；(6)出版物等。

3.2 卫生专业技术档案信息的基本要素：⑴基本信息：档案号、姓名、科室、最高学历、毕业时间、第一学历、毕业时间、第二学历、毕业时间、工作时间、职称、任职时间。⑵论文信息管理：档案号、题名、出版时间、责任者、级别、(标有ISSN或CN)收录、数量、归档时间。⑶论著信息管理：档案号、书名、出版项、出版时间、科室、主编副主编、编委、编者一、编者二、编者三、数量、归档时间。⑷参加科研工作情况信息管理：档案号、项目名称、合同编号、课题来源、类别、经费、研究起止时间、承担单位、负责人、参加者名次、归档时间。⑸科研课题完成情况信息管理：档案号、课题名称、研究起止时间、鉴定时间、鉴定单位、证书编号、科室、负责人、参加者名次、归档时间。⑹获奖情况信息管理：档案号、获奖名称(科技成果、医疗成果、优秀论文、专利证书、荣誉证书)名称、等授奖单位、授奖时间、级别(国家、省、部、市)证书号、归档案时间。⑺学术会议情况信息管理：档案号、会议内容、参加地点、会议时间、主办单位、科室、参加者、归档时间。⑻培训、进修情况信息管理：档案号、起止时间、专业内容、进修单位、科参加者、培训鉴定归档时间。⑼学术职务情况信息管理：档案号、学术团体、职务、任职时间、聘任单位、科室、受聘者、归档时间等[1]。

4 发掘档案资源，深化教育功能

医院卫生专业技术档案，是卫生技术人员充分利用自己的理论水平和智力要素积累和沉淀出的宝贵财富，它全面、完整地记述和反映了医院发展和进步历程，客观真实地折射出医院的历史文化和科研水平，是医院整体建设的缩影。有效利用档案资源，发挥档案信息优势，不断拓展应用领域，为医院教育工作服务，是医院卫生专业技术档案工作新的切入点。

档案的功能是记录历史，就应充分利用档案信息资源，处理好静态档案与动态档案的相互转化关系，用新思维，新角度去审视档案的开发利用，依托档案信息资源为医院思想教育工作服务[2]。例如，本院是与新中国同龄，有着悠久地历史和优良的医院文化，培养出了众多卫生专业技术人才精英，积累了丰富的实践经验和较高的学术理论水平。他们中有在工作中爱岗敬业，被誉为病人天使的南丁格尔奖获得者；有医术精湛造诣高超的老专家；有德技双馨，倾心为病人，七十多岁高龄仍从事工作第一线的学科带头人；有身先士卒，锐意进取，努力攀登科技前沿的领军人。本院还多次承担举办过国家、省、市级的学术交流活动，共获卫生部、省、市科技成果奖百余项，在国、内外学术杂志上发表了一千多篇学术论文。在建院六十周年之际，医院充分发掘整理、利用档案信息资源，出版了反映建院六十年历史风貌的《风雨征程》一书。这些承载着医院一代代人的心血和汗水，是本院医务人员精神与智慧的结晶，让全院卫生专业技术人员看到了老一辈的精神面貌和风采，极大地激励和鞭策着卫生专业技术工作者，使他们传承思想有动力，继承作风有目标，学习钻研有榜样。通过大量鲜活的实例教育，使全院卫生专业技术人员思想得到升华，积极性得到提高，向心力，凝聚力得到增强。由于对医院档案资源的充分利用，档案的内涵得到进一步延伸，档案信息资源的教育功能得到了深化。

综上所述，医院卫生专业技术档案虽然它在表面上表现出的是固化了的物质形态，但它却有着丰富的科技含量和深厚的文化底蕴。因此，我们要用发展的理念，长远的眼光，深刻认识卫生专业技术档案在医院发展中的价值和作用，充分利用卫生专业技术档案的功能为医院服务，形成合力，齐抓共管，让卫生专业技术档案工作上新台阶，新水平。

[1]李艳.医院卫生专业技术科技档案管理[J].中国社区医师杂志，2007，9(11):156.

[2]林国英，林国盛.浅谈如何做好卫生事业单位档案保密及利用[J].中国医学创新，2011，8(15)：120-122.