文档一体化背景下文秘人员的角色定位和素质培养

　　[提 要] 文书工作与档案工作的联系和衔接主要是公文，它是文书工作的产品，又是档案资源的主要来源。而传统的文书和档案分块管理，使得两者在具体操作中存在着许多不规范现象，产生一系列的问题，“文档一体化”的要求逐渐凸显。因此，在文档一体化的背景下，如何实现文书与档案工作规范的衔接，文秘人员面临着角色重新定位的问题。
　　[关键词] 文档一体化；文秘；角色定位；素质培养
　　[作者简介]况 敏（１９７５—），女，江西科技师范学院党委（院长）办公室馆员，硕士，研究方向为文书、档案管理。(江西南昌 ３３００１３）
　　文档一体化，就是借助计算机及网络技术，对文件生成、制发到归档管理实行全过程控制，使文书和档案工作信息共享、规范衔接，实现对文书和档案工作的综合管理。
　　一、文档一体化的管理模式在中国的实践与发展
　　我国的文档一体化管理思想最初体现在２０世纪３０年代的“行政效率运动”中，其最重要内容“文书档案连锁法”则是我国文档一体化的最早实践之一。
　　此后一段时期，文件和档案管理独立操作，文件管理中的问题往往在档案管理阶段才被发现，无法很好地保证归档文件的质量，对以后的检索利用也不利。
　　随着社会信息化的发展，文书与档案工作各自独立的状态又重新融合。由西方国家首创的文件生命周期理论在上世纪８０年代中期传入我国，为实现文档一体化管理并对文件进行前端控制提供了理论基础，文档一体化管理的思路就是基于文件生命周期理论而产生的。上世纪９０ 年代，随着我国信息化发展，档案管理逐渐由实体管理向信息管理转变。１９８５年８月，国家教委和国家档案局联合印发的《关于发展和改革档案学教育的几点意见》中，第一次明确指出了档案工作和档案学研究正面临着“档案与文件管理一体化”趋势。
　　进入 ２１ 世纪，无纸化办公已成为一大趋势，电子文件大量涌现与档案管理手段相对滞后的矛盾越加突出。文档一体化的管理模式，将文书和档案工作两者有机地结为一体，实现了信息资源共享，保证了文书运转的高效率和档案管理的高质量。文档一体化已成为文书和档案工作发展的必然趋势，也成为文书档案管理所面临的必须解决的课题。
　　二、当前文书工作与档案管理衔接中存在的主要问题
　　（一）在管理体制上各自分立，使得文书与档案工作分离
　　文书是档案管理工作的基础，档案管理是文书工作的延续和深入。但是，在日常工作中，人们往往只关注文件的现行目的和现行作用，文件的内容与办理过程及结果，而忽视了对文书的专门管理，致使档案质量得不到可靠的保证，档案资源也得不到充分利用。按照我国目前的管理体制，文书和档案工作大多处于分离状态，实行分块管理。文书一般由办公室等职能部门管理，而档案由各级档案局和各档案室管理，两者各自有完整的管理体系，文书处理和档案管理各自为政，既破坏了文件运转的联系性和连续性，又制约文档一体化的实现。
　　（二）在业务规范上难以统一，使得档案资料质量不高
　　１．公文质量不过关。文秘人员在日常公文处理中，往往存在以下问题：①用纸不规范。工作人员对纸张的选择随手拈来。②质量不高。如一文多事，中心意思不突出，字迹潦草。③文种使用不当。如请示、报告不分，不规范使用红头文件等。④版记不全面。即主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等不全。这些问题都可能为以后的档案管理带来不便，影响到档案的利用效果。
　　２．文件归档质量不高。“归档”这一概念是文件向档案转化的一般程序和条件，也是文件转化为档案的一般标志和界限。早在１９５６年国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》中就提出“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”，之后１９８３年印发的《机关档案工作条例》又重申了这一制度。然而，从几十年来的工作实践看，文书部门立卷制度并未得以全面切实地贯彻执行。传统的档案管理模式以立卷归档为工作界面，文件在归档前属文书部门管理，归档后属档案部门管理。在这种模式下，档案管理缺乏“前端控制”，属“后保管”模式，造成文件管理与档案管理的严重脱节，影响了档案的归档率和档案质量。
　　３．业务规范不统一。由于文件处理和档案管理属于两个不同的管理部门，两者在工作业务上分离，缺乏统一的标准和制度，文件工作的许多劳动成果不能为档案部门直接运用，而档案部门比较成熟的行业标准、规范也难以为文书处理部门利用，造成工作重复进行和人力极大浪费。这样从工作效果、经济效益和社会效益来说都极不划算，也制约了对标准化、规范化要求程度很高的文档一体化进程。
　　三、文档一体化背景下文秘人员的角色转换和定位
　　“文档一体化”思想的提出，对文书和档案工作的规范化衔接提出了更高要求。据不完全统计，我国档案从业人员约１００多万，其中专职或以档案工作为主要职业的不到３０万，其余均为兼职档案人员，而兼职档案人员主要由兼管文件工作的文秘人员担任。因此，在文档一体化背景下，文秘人员有必要重新审视自己在档案工作中的地位与作用，“文件制作者＋档案管理者”可以说是当前新形势下文秘人员的新的角色定位。
　　第一，“文件制作者”——传统的文秘工作简而言之就是办文、办会、办事，其中与档案工作联系密切的主要就是办文，包括公文起草、传阅、办理、存档等，这些都是通过文秘人员进行的。在传统意义上，文秘人员可以说是“文件制作者”。
　　第二，“档案管理者”——文件在最终归档移交档案部门之前，文书档案的管理大多是由文秘人员兼职的，最终为档案利用这个中心环节服务，为本单位的中心工作服务，这也是文秘人员作为文书档案管理者的根本任务。
　　四、文档一体化背景下文秘人员素质的培养
　　新的角色定位必然需要新的人员培养方案来完成角色的转换，对文秘人员的档案素质的培养必须从认识、管理到素质上实现全面提升。
　　（一）在认识上树立“一体化”观念
　　每一个文秘人员头脑中时刻要有“档案”二字，规范办理好每一份公文。在认识上树立“一体化”观念，培养服务档案工作的整体意识，加强文件日常管理，保证档案质量。同时，还要从加强档案的管理和利用方面，培养文秘人员的档案意识。应在文书处理完毕后，按照“部门立卷”的原则，做好档案的分类、整理的前期工作。
　　（二）在管理上强化质量意识
　　文书档案的质量是体现文书工作价值的核心，因此，在管理上必须不断强化高质量意识。
　　１．提高责任意识，建立岗位责任制。文秘人员要有高度的职业责任感，强化“质量第一”观念，明确认识自己的岗位职责，不放松任何一个环节。
　　２．强化文件管理，建立标准和规范。一是要规范公文处理程序，把好公文形成关。二是要做好公文评估分类，实现超前控制。对处理完毕的公文进行价值评估，归档其中具有保存价值的文件，供日后的工作查考利用。三是要完善公文材料管理，做好材料收集。对未归档的材料要及时催要、跟踪收回，避免长时间分散在个人手中而遗失。
　　３．规范工作标准，建立文档统一体系。要加强对文书工作的指导，加强岗位培训，确保业务规范落到实处。必须建立切实有效的文档一体化管理的业务体系，建立统一的业务规范，尤其是文档一体化软件的统一规划及计算机管理系统的建立，注重文档系统数据结构的一致性、功能结构的连贯性、管理方式的协调性，避免走弯路。
　　（三）在素质上注重全面提升
　　文秘人员注重四种素质的培养：１．职业道德素质。正确认识并了解档案及其真正价值所在，树立爱岗敬业的精神、实事求是的态度和从事档案事业的信心和热情。２．业务素质。具备秘书工作修养的同时，还要具有文书档案管理方面的修养。３．信息素质。紧跟时代的发展，不断接受新信息，扩大知识视野，树立档案信息意识、培养档案信息观念、提高档案鉴别能力，丰富档案信息知识等。４．技术素质。在办公自动化系统迅猛发展的时代，必须具备一定的技术素质，熟练掌握现代信息技术的运用和现代化信息管理方面的信息知识。
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　　[责任编辑：程文燕]