煤炭企业财务网络系统的管理

吴景才

（铁法能源公司销售分公司 112700）

由于财务网络系统应用时间较短，在应用过程中还存在着许多问题，加上财务人员业务水平和个人素质等原因，所以必须加强系统的内部管理和控制，才能保证财务网络系统安全、有效的运行。

1 煤炭企业财务系统控制和管理形式的变化

1.1 系统内部控制和管理的范围发生了变化

因为财务网络的内部控制和管理的范围大大超出了传统的手工会计工作的范畴，所以原来的内部控制和管理原则已不适用于新的会计工作条件下的内部管理和控制。在财务网络环境下，授权控制是最主要的。工作人员利用授权程序所提供的文件和口令，获得相应的权利，并在系统里处理授权范围内的业务。内部控制和管理的形式已经由原来的制度控制转变为制度控制和程序软件控制。

1.2 财务网络使会计资讯的存储方式和媒介发生了变化

在煤炭企业传统手工会计方式下，数据记录主要依靠工作人员的手工记录，出现记录错误的可能性加大，而且同一类数据可能会重复多次记录。数据保存介质是“纸”介质，保存这些介质需要占用很大的空间，还需进行放火、防水、防潮、防盗等工作。在财务网络工作环境下，数据保存介质是“磁盘”，磁性介质。磁性介质的采用节约了数据的保存空间，也使数据的存取方便了许多，磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外，还要进行防病毒、防磁化等工作。

1.3 财务系统在内部控制的数据处理方式发生了变化

在煤炭企业传统手工会计工作环境下，科目汇总表、资产负债表等财务报表分析均需要进行人工汇总计算，使得财务人员的工作量很大，同时也容易造成数据上的计算错误。在财务网络环境下，只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录，通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出，科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成，从而大大降低了财务人员的工作量，也避免了计算加总等工作出现的错误。

2 目前煤炭企业财务网络系统内部控制和管理存在的问题

2.1 财务网络内部控制系统授权存在安全问题

煤炭企业传统手工会计授权下，对于每一项业务的每个环节都有相应工作人员的签名或印章。签名或印章的访写、仿造具有一定的难度。财务网络系统授权方式是口令授权，口令授权存在于计算机系统内部。口令对于稍懂计算机操作知识的人来说根本算不上什么秘密，因为可以绕过财务软件的相关控制措施，通过打开计算机财务数据库进入财务报表等系统，则所有的财务秘密均可见。同时，工作人员可以利用特殊的文件或口令，获得某种权利或运行特定程序进行业务处理，从而给企业造成经济损失。

2.2 财务网络条件下会计信息处理的控制存在安全问题

煤炭企业传统手工会计信息处理的一条重要原则就是：职务相分离，职权不相容。网络化后，这一原则的重要性下降甚至得不到遵循。由于系统操作的高度集中，许多岗位可以合并，许多手续合并到计算机统一执行，会计工作人员大大减少，从而使一些不相容的职务得不到分离，降低了工作人员相互牵制的效力。如，有些会计人员既从事数据的输入、输出工作，又负责数据的报送，这样就增加了他们在未批准的情况下直接对使用中的数据和程序进行修改、复制或删除等操作的可能性，从而使会计数据的准确性及安全性受到威胁，也增大了作假舞弊的可能性。

2.3 财务网络系统数据执行主体和保存介质存在安全问题

财务网络系统数据执行主体是计算机。计算机系统由硬件和软件构成。掌握公司硬件系统存在物理易损性，一旦硬件系统出现故障或因停电等其它非人为原因，将导致数据不能被处理，会计工作不能进行。数据处理的准确、高效主要依赖于财务软件的质量和性能。一旦软件质量出现问题将会影响到数据处理的准确和速度。一旦程序中出现严重的病毒，将会严重危害系统的安全，若不能及时排除病毒很有可能扩大损失。会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中，一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏，保存的会计数据将会丢失，如果没有相关备份的话，将给会计电算化系统造成严重的损失，严重的影响到企业的会计工作。

3 加强和完善煤炭企业财务网络系统内部管理和控制几项措施

财务网络系统的内部管理和控制是企业经营管理的重要环节，内部控制和管理的好坏成败将决定着企业经营管理的得失成败。在我国煤炭企业，会计电算化系统尚处于初级阶段，加强和完善财务网络系统将是十分重要和必要的。

3.1 加强和完善财务网络系统的内部管理和控制制度

3.1.1 加强业务人员组织管理、完善财务网络系统的控制制度。在财务网络环境下，要对手工系统环境下的结构做出调整，对类会计岗位进行重新的划分，在授权过程中运用内部审计，按照权、责、利相结合原则建立岗位责任制。对财务软件的开发人员、维护人员和会计业务操作员、出纳员进行合理的岗位分工。形成三类工作岗位：系统设计与维护岗位、账务处理岗位和专业核算岗位。在财务网络条件下新的内部管理和控制制度的原则应该是：系统授权制度化、工作程序流程化、节点控制职责化、职业道德规范化。

3.1.2 加强财务网络系统的维护及档案管理。财务网络操作系统的维护主要是通过制定一套完整而严格的操作和维护规程来实现的。规程应包括操作的具体流程，各环节的主要分工和职责，注意事项，维护的时间和方面，维护的程序等内容。财务网络系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理，并制定相应的管理制度。磁性介质必须及时进行备份，并做好防止计算机病毒侵袭的工作。

3.1.3 加强财务网络系统工作人员的职业道德建设。财务网络系统的实施主体是“人”，但无论软件质量如何优良，规章制度如何完善，作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用，有制度而不去执行，甚至恶意的修改软件程序，修改数据库中的数据，非法取得口令，最终还是达不到内部控制的目的。企业管理者应当重视对财务工作人员的选用与培养，增强财务工作人员的职业道德水准和业务水平规水准和业务水平，达到财务网络系统的主体诚信。

3.2 加强财务网络系统业务操作的管理和控制

财务网络系统业务操作主要包括数据的输入、数据的处理和数据的输出。对数据的输入、处理、输出过程的控制是保证会计核算系统有效的关键。只有经过核准的会计业务经过正确的输入，进恰当的处理和运行，并及时的输出，会计核算系统才能实现自身的目标。

3.3 加强财务网络系统管理和控制的监督和审计

财务网络系统的的应用在提高煤炭企业的经营和管理水平的同时，也给企业的经营和管理带来了一定的风险。，因为财务网络应用时间较短，操作系统的应用也存在着许多问题，所以在不断完善制度建设的同时，对财务网络系统运行的内部监督和审计是十分必要的，只有加强内部监督和审计，才能提高财务操作的透明度，防止财务人员利用职务和操作之便进行违法犯罪活动，从而达到降低企业的经营风险的目的。

目前，财务网络系统已经逐步在煤炭企业得到普及和应用。随着中国煤炭企业步入国际市场，财务网络的推广和普及将有利于煤炭企业的进行国际化管理，参与国际竞争和国际分工。加强和完善财务网络系统的内部管理和控制，成为了煤炭企业经营管理工作中必须面对的一个问题，并将直接影响到企业的发展和效益的提高。

[1]魏丽娟.网络财务管理研究.广东工业大学 [D].广东工业大学，2006.04.01.