物资管理信息化业务流程设计探索

于江

（神东煤炭集团物资供应中心，陕西 神木 719315）

随着现代企业制度的建立和不断的完善，企业越来越朝着规模化、集团化的方向发展，企业对于精细化管理的需求也随之不断的增加。面对企业越来越庞大的规模，企业要想保证其高效率的运转势必需要建立一套完善的物资管理信息化的业务流程，从而使企业能够稳定、规范的进行运转，提高自身的管理精细化的程度和管理的效率。笔者谈一下物资管里信息化业务流程的设计。

1 管理优化原则

以用户角色作为物资管理信息化业务流程的核心，在此基础之上细化全部的业务，根据相应的智能以及工作的需要来设定对应的专门岗位，同时要强化职能不同的岗位之间的互补性和协调能力，强化业务不同阶段之间的协调、业务与业务之间的协调以及业务与人之间的相互协调与沟通。新的流程设计能够实现公司内部各个部门之间、企业与客户之间以及企业与材料供应商之间的信息交流与沟通，从而缩短了信息传递的时间。新的流程在设计的时候要参照企业实际的工作流程，为企业的物资管里提供相应的支撑，不断的拓展管理的范围，对现有的管理进行相应的创新与改革，提高管理的效率与效果。

2 管理规范原则

2.1 规范实物账、资金账管理

与传统的业务流程相比较，物资管理信息化业务流程在逻辑上摆脱了资金结算，其流程的开展直接以库存的实物账为主要的依据。保管人员只针对实物账进行相应的管理财务资金帐随着实物管里自动生成。供应商直接和实物账以及资金帐中的出库和入库的物资发生联系。与传统的物资管理流程相比，新型的物资管理信息化业务对库存的管理进行了相当大的创新，使得对于实物的管理得到巨大的强化，对于仓库的实际情况能够客观真实的进行反映，能够为采购物资提供详细的参考数据，从而保证企业原材料供应的稳定性。

2.2 规范物资和集中储备管理物资的属地管理

在物资入库的阶段，物资管理信息化业务流程对异地存储以及直达的物资的管理方式都进行了较大的改进，使用属地管理的方式对直达物资进行相应的管理，物质直接在当地入库，在采购部门进行相应的报账，也就是说由相关采购部门直接进行相应的登记，由当地部门确认增加库存数量。

2.3 规范了计划利库管理

实物账管理的强化是物资管理信息化业务流程的一大特点，通过库存物资和采购计划直径的相关的比对，可以有效地制定相应的采购计划，明确采购的数量，防止物资采购超量，减少库存物资的数量，降低仓储费用以及采购物资本身的资金占用，确保资金的流动性，降低物资周转的时间，降低物资由于长期存储而造成的报废。

2.4 采购业务管理规范化

与传统的业务流程相比，物资管理信息化流程在采购计划当中增加了供应商资格审查机制以及物资采购审查制度。对于企业来说，采购物资的时候要充分参考总公司的采购价话，对于公司需要的一些重要的战略物资的采购要从事先确定的相关的供应商手中采购，从而保证采购物资的质量与价格。禁止从中间商手中采购重要物资。在采购的过程中与供应商签订相应的采购合同，规定双方的权利和义务，并作为物资入库的唯一证据。

2.5 建立准入制度，完善供应商管理

物资管理信息化流程对于供应商的审查将更加的完善，对供应商的背景信息以及从业资质展开相应的调查，并根据调查的实际情况对其进行相应的分级，确定战略供应商，对于企业重要的物资要从战略供应商手中进行相应的采购。定期安排专门的人员对于供应商进行全面的审查考核，对供应商的实际等级进行及时的调整更新。

2.6 为计划的双向考核提供支持

物资管理信息化业务流程要求实行双向的计划考核，也就是说在对采购部门对采购计划的执行程度进行考核的同时对需求单位的需求情况进行考核。将采购的物资和采购计划相联系，对于物资的使用要对比使用单位的需求计划。

2.7 代储物资的界定

物资管理信息化业务流程对代储物资的范围进行了有效的界定，库存实物管理将具有相关资质的供应商代储的物资以及在年度计划规定的物资全部纳入管理范围。对于没有经过审查的供应商的物资的存放应该和其他库存相分离里，严格对其代储代销。

2.8 材料核算更为快捷

物资管理信息化业务流程在对材料的核算方面更加的高效。移库单可以准确的反映总仓库以及各个分仓库之间进行移库物资的详细情况，能够及时的反映各个仓库的物资流动方向，在很大的程度上提高了管理的效率。

3 代码标准化原则

物资管理信息化系统中十分重要的一个环节就是对物资以及相对应的供应商进行相关的编码，企业应该建立自己的系统数据标准，然后据此开展相应的编码工作，在整个集团企业的范围内进行推广使用。还可以积极推动自己的上游企业或者是下游与自己密切相关的企业也采用本企业的系统数据标准进行编码，这样有利于强化企业之间的沟通和信息传递将会更加的快捷、准确。

4 协同工作原则

流程注重各业务环节和岗位间的协同,包括业务环节间的协同、人员间协同，以及业务环节与人员间的协同。解决集团公司与基层之间、业务部门之间以及上下传递与沟通不够及时等问题。通过消息传递平台实现业务自动提醒,加强了各岗位沟通和协作,同时也对管理和供应工作的实时性提出了更高要求。

5 业务流程完整性原则

新业务流程相比现有业务流程更加完善，涉及面更为广泛。新流程主要涉及部门有计划部门、采购部门、各仓库、管理部门、供应站、使用部门和领导岗位，同时涉及集团公司物管部门、财务部门、内部结算中心，以及外部供应商,使煤矿物资供应链的所有部门集中在一个信息平台上，有效地实现了企业内外信息的充分沟通。

6 管理支持的原则

只有建立健全完善的管理制度，才能够有效的保证系统运行的稳定性，保证系统能够充分发挥其基本功能，物流系统尤其是这样。在建立物流系统的同时，应该建立健全相应的物资管理信息化系统。物流企业的领导应该作为信息化系统领导小组的核心，领导信息化小组来保证整个信息化系统运转的稳定性。在进行信息化工作方案制订的过程当中，应该充分的考虑单位的实际情况，建立健全相应的管理制度，将不同岗位的职能进行明确，确保相关制度具有可操作性。在物流系统的实际运行过程当中，应该根据实际的情况及时的进行调整，使其能够有效的进行运行，符合实际的情况。通过相关管理制度的建立和不断的完善，为物资管理信息化业务流程的具体开展提供强有力的支撑，保证其运行的稳定性。

按照以上分析,物资管理信息化业务流程的建立，覆盖了集团公司供应链上所有的单位及其业务，使业务涵盖面拓宽，实现了从计划、采购、订单、入库、出库、结算到查询、统计、分析、决策等一条龙的完整业务流程。通过对组织或企业的流程重新设计和优化，以技术平台作支撑，实现将人、流程、程序整合在一起，达到分工明确、管控结合的目标，实现流程驱动、业务执行、监控一体化，使得业务流程更加科学合理。

[1]王凤娟.论信息网络建设在物资管理中的重要性[J].科技信息(科学教研),2008,(21).

[2]何鑫.浅谈企业物资管理[J].科技风,2009,(09).