建设项目档案的保护措施

郭树雄

（中国神华煤制油化工有限公司北京工程分公司，北京 100011）

1 纸质档案的保护技术

1.1 温度湿度对纸质档案的影响

对纸张而言，高温高湿可促进纸张发生水解、氧化反应、光氧化反应、酸性水解反应等，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散等现象，促进有害气体、粉尘、杂质、微生物生长繁殖。

纸张中最主要成分的纤维素发生水解和氧化反应，就是纸张受损过程，结果使纸张变脆、发黄、强度下降。半纤维素稳定性比纤维素差，当半纤维素占到11%，纸张强度最大，但容易吸水润涨，木素具有吸收紫外线能力但容易被氧化。

因此，自然状态下温湿度一般不适宜档案的保存，必须对库房温湿度进行调节和控制，保证档案库房的温湿度，温度14-24℃，相对湿度在45%-60%为宜。

我们建设了独立专用的项目档案室，总建筑面积300多平米，三层库房和办公室分开，库房内有电子监控系统，防火系统，每间配备空调机，库房全部装备移动式档案密集架，每节230cm×90cm×52cm，配备了专用底图柜，提高了对档案的保护。

1.2 光对纸质档案的影响

光对档案危害分为直接和间接危害，分物理和化学两个方面，造成档案载体材料的光老化，变色、失色、银纹、发粘、变形，使抗张强度、耐折强度、柔韧性下降和发生光降解和光氧化反应，从而造成记录材料的光蜕变和失真。

因此，应减少档案利用中光的辐射强度和作用时间，避免原件的复印次数。采取限光和滤光措施，使平均照度保持在75LX-100LX为宜。

1.3 空气污染物对纸质档案的影响

空气污染源有自然污染源和人为污染源。主要污染物包括：烟尘、粉尘（飞尘、硫酸盐等）、含氮化合物（氧化氮、氨等）、卤化物（氯气、氟化物等）、有机化合物（甲醛、有机酸等）。

纸张吸收有害气体、造成氧化、催化、水解等一系列化学反应。大气尘产生腐蚀、磨损、污染及化学反应，可以损坏纸张产生色斑和霉斑等，造成灰尘对纸张的机械磨损。

我们档案库房采取了密闭防尘、净化空气、通风、绿化、档案脱酸处理等措施，加强管理尽量避免空气污染物的破坏。

1.4 微生物对纸质档案的影响

档案的制成材料，如纸张、浆糊、油墨、墨水、皮革、纸板为微生物的营养物质，档案有害物质依附于空气中的尘埃进行传播，有球菌、芽孢杆菌、放线菌孢子和真菌。

微生物在适合的温度、湿度、空气、酸碱度条件下，通过对有机物的分解、水解，导致纸张机械强度下降，产生霉斑、并产生酸性物质腐蚀档案。

因此，我们项目建设库房配备了YKJ-180库房空气消毒机、YLD-300A文件消毒柜、档案防虫药、温湿度记录仪。并加强空气流通、消毒灭菌、通风过滤、密闭保护、清洁卫生、调节温湿度等措施，可以降低微生物的破坏。

2 电子档案的保护技术

2.1 温度湿度对电子档案的影响

不适宜的温湿度对磁性载体、光盘有很大的影响。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易容易造成膨胀或收缩变形，胶片、磁带的乳剂层容易发生水解反应、氧化反应或氧化还原反应。光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。

因此，我们保存在了防光、防潮，保存在低温低湿环境里，包装采用防静电、防尘的坚固包装。而保存电子文件的理想温度为16℃-20℃，相对湿度为40%±5%。

2.2 光线对电子档案的影响

强烈的光照，尤其是紫外线对电子文件的破坏力更大。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基、带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

2.3 空气污染物对电子档案的影响

空气污染物中，对电子载体影响的主要包括，二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性物质，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基、带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。

而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁。

化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学功能而毁坏，造成记录信息消失。

生物损坏是指霉菌孢子的传播，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。

而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会全部或局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。

因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有非凡重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防尘措施。

2.4 磁场和机械震动对电子档案的影响

磁记录档案材料，有磁带、磁盘、磁卡、磁鼓、磁泡等。

磁场和机械震动对电子档案的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。

此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，，尤其在外界磁场在4×103A/M时，就可以将磁带上的信息抹掉，从而破坏记录信号。

因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的专用库房或防磁保管箱或金属盒内等，避免外界磁场干扰，并避免强烈的机械震动。

为了提高档案的寿命，我们建设项目地配备了EHSY放火防磁柜（10KHZ衰减38ab，100KHZ衰减 45ab），对 5万多张探伤射线照片进行专门管理，对1千张电子文件光盘全部装入ZGP-B540光盘柜，保证了档案的保护。

2.5 病毒对电子档案的影响

电子档案信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手—电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。

目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术（包括杀毒技术等）、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志。如印签、花纹等隐藏于电子文件中，电子文件如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝的。这些保证了电子文件信息的唯一属性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害，若归档的电子文件被修改、删除，该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。

我们采用专用电子档案系统软件，在电子档案管理系统中配备了专门的加密算法，并在权限控制系统加强管理，在服务器硬件端配备了专用防火墙和安全体系，并在各终端计算机配备了杀毒软件，保证了系统的安全。

[1]张智均.工程项目管理[M].北京：机械工业出版社，2004.