计算机财务管理系统的构建与维护

2011-12-31温学勤

中国新技术新产品 2011年18期

温学勤

（滦南县地震局，河北唐山 063500）

1 财务管理系统的分析介绍

1.1 财务管理系统的基础

管理信息系统是在电子数据处理系统的基础上逐步发展起来的。它是一个组织内部用于收集和处理数据以产生各种管理信息的系统。由于管理信息系统是在数据处理系统的基础上发展起来的，因此，管理信息系统往往包含了数据处理系统和业务处理系统的功能。但管理信息系统的目标是满足管理方面的信息需求，其研究内容主要集中在三个方面：其一是信息需求的研究。信息需求决定了系统必须输出什么，从而也就确定了应该如何处理，需要采集哪些资料和数据。一个组织内部各级领导、各个部门、各种管理人员的信息需求是不尽相同的，搞清他们各自的信息需求，是建立起一个实用的管理信息系统的前提条件；其二是信息流程和信息量的研究。也就是准确描述管理过程或生产经营过程中的信息流动过程，即信息的来龙去脉。信息量是指需要采集、存储、加工、传输和输出的信息的种类、内容、格式、频率和数据长度等等，这些需要通过信息的定性和定量的调查来获得；其三是信息系统结构和计算机作业方法的研究，即如何进行信息的采集、存储、加工、传输，并将这些信息及时、准确、可靠的送到信息使用者的手中。

1.2 财务信息系统是管理信息系统的一个子系统，是专门用于收集、存储、传输和加工会计数据，输出财务信息的信息系统。它运用本身所特有的一套方法，从价值方面对事业、机关团体的经营活动和经营成果，进行全面、连续、系统的定量描述。财务各项活动都与信息有关，收集原始凭证是获取用于生成财务信息的会计数据；设置账户是对财务数据进行分类；填制记账凭证和登记账簿是把财务数据转化成财务信息并进行信息的传递和存储；账簿和报表的查阅则是财务信息的输出。财务活动的各个环节相互联系、相互衔接，实现了由财务数据到财务信息的转换过程。财务活动的每个步骤都有信息处理任务，每一步都服从于一个统一的目标，所有步骤以及在各步骤中所采用的方法和程序加起来就形成了一个财务活动的有机整体，这个有机整体就是财务信息系统。

2 目前财务管理的构建的基本状况以及其可行性

手工核算方式下存在的多种数据流程都是围绕如何减少或分散工作量，便于人员分工，或为了提供更丰富的信息而产生的。由于受会计人员所能完成的工作量的限制，对于某一特定单位来说，选择了一种核算形式，就不能同时使用其他核算形式。而计算机的参与完全可以突破会计核算形式的界限，一个计算机系统完全可以提供手工核算形式下所有会计核算形式所能提供的全部信息。如科目汇总完全可以做到既提供科目汇总表又提供汇总记账凭证，既可以提供定期汇总登记的总账，又可以提供逐笔登记的总账或日记账。手工核算方式下，不论采取哪种会计核算形式，为了满足在会计期末及时编制会计报表的需要，必须将大部分工作量分散到日常工作中完成，因此需要将从凭证到报表的数据处理过程，分解为若干工作步骤，每一步骤都产生一些中间数据（如：科目汇总表、汇总记账凭证、日记账、明细账、总账等）。为保证个步骤的连续性，逐步积累编制会计报表所需要的数据，必须将每一步所形成的中间结果存储起来。这样，“逐步加工、步步存储”，就成为手工核算的重要特征。但如果分析一下各步骤存储的内容，就不难发现，各步骤所形成并存储的都是由记账凭证派生出来的中间结果，或由凭证分类汇总而形成（如：科目汇总表、汇总记账凭证、总账等），或由凭证分类顺序而形成（如：日记账、明细账、逐笔登记的总账等）。由此可见，从信息量来看，记账凭证是账簿、报表的数据源，所有凭证的信息量几乎等于各种明细账、总账、报表所含信息量的总和，各步骤存储的会计信息只不过是对记账凭证的重复存储而已。这种逐步转抄，重复存储，不仅浪费资源，而且极易导致数据的不一致性。可以说，手工核算中经常出现的账证不符、账表不符的现象与这种同一信息的重复再现有密切关系，因而也就产生了账证核对、账表核算的需要。由于手工工作固有的缺陷，使得会计在财务处理部分不仅劳动强度大、重复数据多而且及时性、准确性差。

3 财务管理系统开发的构建设计

3.1 系统业务流程

系统业务流程的调查是按照现行系统中信息流动过程，逐个调查分析所有环节的处理任务、处理内容、处理顺序的要求，弄清各个环节需要的信息、信息来源、流径去向、处理方法和信息形态（报告、报单、屏幕显示）等。并将其用规范的业务流程图表示。其完成业务如下：（1）根据原始凭证编制原始凭证汇总表。（2）根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收款凭证、付款凭证和转账凭证。（3）根据收款凭证和付款凭证登记现金日记账和存款日记账。（4）根据原始凭证、原始凭证汇总表或收款凭证、付款凭证、转账凭证登记明细账业务台账。（5）根据收款凭证、付款凭证、转账凭证形成科目汇总表并直接登记总账。（6）现金日记账、存款日记账及明细账业务台账定期同总账核对。（7）根据总账和明细账业务台账定期编制会计报表。

3.2 系统的具体设计

3.2.1 系统整体结构

通过用户需求分析,根据企业财务工作流程分析,本着模块划分的原则,把系统抽象为5个模块,分别为系统管理、财务核算、综合查询、年末财务决算、财务指标分析。然后进行数据库的设计，将各个模块的各个实体联系起来。

3.2.2 主要模块的设计

3.2.2.1 设定工程项目编码

为了实现设定、输入工程项目编码的使用,应当同时输入工程项目概况信息，以实现其功能。设计显示已有工程项目及其编码的列表视图用来方便用户进行工程项目编码,。确定新增项目的顺序编号以至用户可以直观地了解到当前已用编号的位置。每当用户录入顺序号后,系统会进行即时强制校验,如果发现该顺序号已被占用,将发出错误提示信息,并拒绝接收数据。将它们固化在系统中的原因是项目分类识别码和子项目类别识别码比较稳定,在录入时提供给用户进行选择操作,这样可以减少键盘输入的工作量,增加准确性。

3.2.2.2 录入/修改记账凭证

系统在设计实现录入/修改记账凭证功能时,要遵循以下几种原则:一是凭证中各数据项根据类型、范围进行有效控制。如,会计分录中的会计科目必须在设置的会计科目表中已经存在,并且是最底层的明细科目;根据当前科目的属性确定是否同时输入某些项目,如工程项目、往来款单位、借款编号等;借贷方金额必须相等才能保存;凭证编号可以自动连续;日期可以限制顺序等。二是较之手工处理的“笔误”,键盘操作更容易发生“误操作”,因而“录入凭证”在操作功能上应分为“输入”、“修改”、“删除”等步骤,以进行正确性控制。三是“审核”填好的凭证,系统的审核在程序中再次检验凭证的正确性。