计算机在档案管理中的应用

沈崇茵

（哈尔滨市劳动和社会保障局综合服务中心，黑龙江 哈尔滨 150010）

随着计算机应用的普及，各类电子文件的数量增加很快。例如，一些省市或部委的办公自动化网络中的电子文件数量，有的一年产生约20000件。这给档案管理带来了很大的变化，也造成了很大压力。一方面电子档案的管理同其转化之前的电子文件同样方便，另一方面其作为档案所应具备的原始性、真实性、完整性和可靠性等也需要特殊的技术保证，所以说计算机的应用成为基本工作方式，促进了电子文件的生成。但同时也必须解决好以下几方面的问题。

1 网络安全将成为影响计算机档案管理的主要问题

随着网络化的发展，档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出。网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。一般规律是当网络用户数量按算术级数增加时，网络的效益和网络的危险性均以几何级数增加。根据发达国家的经验，保证网络安全的方式已经引起了最高领导层的重视。在美国，重要的安全举措是以总统令的方式发布的。一般认为，构成对计算机网络系统的安全威胁主要有：黑客入侵、计算机病毒的侵入、来自内部的攻击、保密信息泄露和修改网络的关键数据等。针对档案管理有关的网络及信息安全问题，我国档案部门已在科研、标准化方面进行了重点支持。1998年确定的与计算机档案管理有联系的科研项目中，有三分之一与网络及信息安全有关。今后，将有一系列技术措施和标准出台。这些标准和技术措施将对档案管理网络安全等级划分及测评、档案信息上网前的密级控制、网络中的档案信息的安全管理等提供规范化的要求或解决方法。

按照带来安全隐患行为的目的性，网络安全隐患可以分为两类，无意识行为和有意识行为。前者包括计算机管理员对计算机的安全配置不当造成的安全漏洞，或是由于安全意识不够引发的用户口令选择不慎等。后者带有很强的反向目的性，是计算机网络所面临的最大威胁。电子档案安全威胁形式包含：计算机病毒、黑客攻击、系统或软件的漏洞和“后门程序”以及由于网络自身缺乏相应的安全机制而对电子档案信息的真实性、完备性、安全性的潜在威胁。

2 加强档案信息数据资源建设

主要包括：现有档案的目录数据库和部分全文数据库建设。要加快对现有档案的整理、著录、入库工作，逐步实现档案文件及目录机检，同时要积极推进那些内容重要、容易受损、利用频率高的档案的数字化进程，加强珍贵、重要档案的保护，提高档案利用率。我们认为档案信息化建设是一项系统工程，涉及到档案工作的方方面面，能否与各项档案的全面管理工作相融合，关系到档案信息化建设的成败，推进档案信息化建设要统筹规划，突出重点，整体推进。档案信息化建设的关键是档案工作者队伍素质的全面提高，为此，对工作人员也提出了掌握现代管理工具、具备现代信息意识的高标准和严要求，这些将在今后建立现代化档案馆的过程中起到决定性的作用。

3 多媒体信息管理的实用化将引起更多的关注。

3.1 解决多媒体信息演示系统开发方式的工具化问题。 一些单位已经制作了效果不错的多媒体信息演示系统，如档案馆指南、利用者借阅引导等。但多数是专门性开发，软件缺乏通用性，每制作一个系统就需要重新投入一次人力。如果其开发软件实现了工具化，就可以做到改变少量参数，随机填充相应内容，即可得到完全不同的多媒体演示系统，从而节约大量人力、物力，使其能广泛地普及应用。

3.2 解决多媒体档案信息处理的标准化和长久保存问题。 多媒体信息技术的设备兼容性较差，其信息存取和交换有诸多不便。目前已有几项多媒体档案信息采集或存储等方面的标准在制定和论证过程之中。但离实际需要和形成体系还有较大的差距。与多媒体档案信息长久保存有关的载体筛选工作还很簿弱，面对层出不穷、花样繁多的光盘等介质，研究滞后，尚未有明确结论。上述工作投入大、周期长，需要引起有关部门的足够重视，采取更为有力的措施。

3.3 用多媒体技术实现档案管理功能的更新。计算机已经从内部信息的多媒体处理转向处理功能的多媒体化。例如，文字信息的录入可以用语音方式实现，同样计算机之间的信息交流也可以从单纯的字符转换成语音、图像和影像。此外还有超媒体技术等。这些技术的应用不仅可以方便快捷地进行档案信息的录入，还可以使计算机拟人化，密切了档案工作者与计算机的关系，使计算机的普及应用提高到一个新的层次。

3.4 解决计算机应用技术培训问题，扩大应用普及。由于种种原因，档案部门中的计算机专业人员所占的比例存在降低的趋势，所以必需采取措施吸引和寻求社会各方面的科技人员参加和关心档案管理工作的现代化，而同时注意普及档案工作者的计算机技术知识和对计算机的操作使用技能。从发达国家的经验看，计算机技术支持的社会化是必然的发展趋势。我国在计算机档案管理应用的初期，使用计算机的单位不多，但平均每个单位拥有的计算机专业人员曾经达到2.4个（据1987年的统计）。当时发达国家的档案部门反而达不到这个数字，而他们的计算机应用水平却高于我国。目前的实际使我们终于认识到问题所在，即档案部门完全靠自己的技术力量解决计算机普及应用的问题代价高昂，而且越来越困难。出路是采取以下措施：

（1）提高档案工作的标准化程度。 档案工作现代化的基础是标准化。计算机在档案管理应用中涉及的每个问题，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等都需要一系列的标准才能解决。

（2）在标准化的基础上大力推进计算机应用的社会服务，这是档案部门获得高质量技术支持和减少人力、物力投入的最有效的途径。

（3）加快在档案工作者中的计算机知识普及。尽快使计算机文化成为每个档案工作者必须具备的基本职业技能。

4 解决电子文件归档和电子档案的长期保存问题

电子文件的归档问题应引起更多的注意。加紧制定有关的国家标准或行业标准。电子文件生成的数量已很惊人，而其与纸质文件的区别又很大，目前多数档案工作者对其特性还很陌生，这不能不说是很大的隐患。国家档案局已经成立了电子文件归档问题领导小组，并由专门的课题组研究解决有关的问题。虽然已在问题分析和标准制定上有了一些初步进展，但离真正解决这个问题还很远。针对这个问题必须在如下几方面作出艰苦的努力：

（1）进一步研究各类电子文件的特性，对从生成机制到归档保存的一系列环节进行剖析，在此基础上从档案管理角度提出确保其真实性、原始性、安全性等方面的技术措施。

（2）与电子文件的形成部门主动配合，共同制定相关标准，并严格执行。由于电子文件的管理工作跨部门、跨行业，因此标准化涉及的种类多、范围广，其必要性和工作难度都将大大超过纸质文件，应引起足够的重视。

（3）提前为电子文件归档后形成的电子档案的管理提出要求，解决逻辑归档的不安全性、物理归档的载体选择、设备更新快与电子档案载体长久保存之间的矛盾等问题。

在21世纪到来之际，我国档案现代化工作有很好的外部环境和内部环境，面临一次发展的大好机遇。然而在以“信息时代”和“知识经济”为特征的21世纪，计算机技术一日千里地发展，对档案工作者来说，与机遇同在的是更新的挑战。为了迎接21世纪的挑战，我们必须不断地学习和吸收新技术，使档案现代化不断迈上新的台阶。