高校图书馆档案优化管理新思路

　　【摘要】图书馆档案管理是高校图书馆现代化建设的重要组成部分。通过分析高校图书馆档案的作用以及管理工作中存在的问题，提出了优化档案管理的新思路，要从增强档案管理意识、提高档案管理人员的素质等方面入手，不断优化高校图书馆档案管理水平，提高档案利用率，可以促进高校图书馆各项服务工作更好发展。
　　【关键词】高校图书馆 档案管理 档案利用率 新思路
　　
　　高校图书馆档案是高校图书馆工作的一个重要组成部分，是保存高校图书馆各项工作和活动原始记录的载体，它从高校图书馆成立之日起就开始积累，随着图书馆的发展而发展，客观真实地记录着高校图书馆各个历史时期的发展轨迹，对图书馆管理工作有较大的参考和利用价值。
　　高校图书馆档案的特点
　　一般而言，高校图书馆档案可分为文件、文书、设备等三个部分。这三个部分的档案分别各有其特点。
　　文件档案的特点。文件档案是指由学校上级主管部门下发的关于图书馆日常工作以及管理方面的方针、政策以及法规性文件，包括中央、省级、学校上级主管部门的各种文件以及其他相关单位的上级文件。这些文件具有相对单一性、重要性、保密性的特点。同时，由于一些文件，如中央下发的文件的重要性，决定了文件档案应该永久保存，具有保存时间长的特点。
　　文书档案的特点。文书档案来源于高校图书馆本身，是人们在图书馆开展的日常工作和举办的各种日常活动中形成，并为一定目的保存下来的各种不同载体的文件材料。如会议记录、会议决定、人事材料、财产登记本、重要电话记录、收发电文、珍贵照片、录音带以及具有保留价值的各种文稿等。高校图书馆文书档案具有以下一些特点：1、内容丰富。文书档案内容包罗万象，既有图书馆的人事、财务以及文件等日常工作档案，还包括图书馆的文献采购、文献典藏、情报交流、课题跟踪、读者信息以及借阅登记内容等业务工作档案。2、保存时间长。如图书馆的各项业务档案就属于永久性保存档案。3、时间性强。一些文书档案具有一定的时效性，如高校图书馆向上级单位报送的请示、汇报以及报告等文件，必须在规定的时间内上报，或者在较快的时间内完成报批，须以不耽误工作为原则。
　　设备档案的特点。所谓设备档案，是指各类设备、仪器等图书馆固定资产在购买、安装、使用、管理、维护和保养、修理和淘汰、报废等一系列过程中形成的应该归档的技术资料、记录材料以及相关文件等。设备档案是一种专业性较强的档案，完善的设备档案可以提供所购各项设备的详细资料，能为高校图书馆每年的设备购置各项活动，如咨询、计划、论证、决策、使用、维修和统计以及效益分析、成本核算提供科学依据，提高固定资产购买的针对性，节约资金。设备档案管理具有如下特点：一是设备种类多。既有计算机、通信设备，又有缩微设备、视听设备；既有打印复印设备，又有扫描识别设备及装订设备；既有监测设备，又有控制设备等。这么多种类的设备，其档案形成也必然带来复杂性。二是科技含量高，管理难度大。由于高校图书馆工作的复杂性，各类设备较多，有电子设备、机械设备，也有机电结合设备、光、磁、机、电结合设备等。这些设备涉及电子、计算机、机械、通信、光学、控制等多个学科的技术，因此，其档案的形成过程科技含量较高，对于非专业人士的档案管理员来说，在管理的过程中也会遇到一定的困难。
　　高校图书馆档案信息的作用
　　对读者开展宣传和教育的重要教材。高校图书馆的档案资料来源于图书馆在教学、科研、管理以及服务等各项工作，广大读者可以通过这些档案信息了解整个图书馆的情况，是全面向读者推荐图书馆的第一手资料，也是向读者开展宣传教育活动的重要教材。首先，图书馆的各种读者数据、馆藏数据、管理数据能多方位向读者展示图书馆的具体馆情和发展概况，使读者对图书馆有一个全面的了解；其次，人员、部门简介以及各项规章制度等则引导读者科学利用图书馆的各项资源，提高读者利用图书馆资源的效率；最后，现代化的服务方式和各项管理目标、方法、效果，以及丰富的馆藏资料、多种利用手段如音像、3D技术、电子书以及常规阅览和外借等，都能有效地激发读者利用图书馆资源的欲望和热情。
　　领导决策的参考依据。完整的档案资料可以为领导决策提供很多信息。首先，高校图书馆领导在工作中需要了解馆内的工作情况和一些有关图书馆发展的数据时，可参考馆内保存的档案材料；其次，学校领导想要了解学生的读书喜好，掌握学生的学习动态，也可以通过参考图书馆保存的学生借阅方面的档案来获取一定的信息；再次，每一届新上任的图书馆领导都可通过查阅档案资料而较快熟悉本馆的基本情况，从而顺利地开展工作。同时，针对旧有管理制度的问题提出建议，不断完善图书馆各项规章制度。总之，由于高校图书馆档案在日常工作中不断得到丰富和充实，保存了图书馆的重要文件，记录了图书馆重大发展事件，这为学校和图书馆领导进行相关决策、制定计划和总结工作提供了可靠的依据。
　　做好图书馆服务、提高工作效率的依据。随着时代的发展，高校图书馆的工作内容也发生着变化，其中，为广大读者提供优质的服务是当前图书馆工作的一项重要内容，也是未来高校图书馆的重点发展方向。其中，图书馆的档案管理对做好服务工作有非常重要的作用。档案管理工作的主要任务就是将图书馆的每一份重要文件、每一项重要工作和活动真实、完整地记录在案并妥善管理。在对高校图书馆服务工作的探索过程中，档案管理人员完整地收集并记录服务工作发展过程的重要文件资料，如服务工作思路、组织情况、经验和教训等。这些资料可以为图书馆改进服务质量提供可靠的信息价值。
　　是高校文化建设的需要。档案是一个学校文化建设的历史记忆，是传承学校历史文明的重要载体。图书馆作为高校非常重要的一个部分，作为学校的文化发展和展示窗口，是信息和知识的集散地。因此，高校图书馆档案建设具有重要的文化价值，对高校文化建设发展有着很重要的意义，同时也是是国家和民族文化建设的重要组成部分。
　　图书馆人力资源建设的依据。人才建设是高校图书馆发展和建设的第一要素，提高人才素质是推进图书馆发展的重要动力。高校图书馆档案信息资料包含馆内详细的人事档案，能全面反映图书馆的人才构成状况、图书馆工作人员的知识和业务水平、工作能力以及图书馆的人事管理状况等，是图书馆开展人力资源建设，如制定人才培养计划、开展工作人员业务培训、对工作人员进行专业职称考评等工作的重要依据。此外，对新到图书馆的工作人员来说，阅读馆内档案信息是其尽快熟悉本馆工作环境的重要途径之一。这些信息可以帮助他们了解馆内人员构成情况，及早进入较好的工作状态。
　　高校图书馆档案管理工作的现状
　　目前我国高校图书馆档案工作仍然普遍存在一些问题。
　　档案管理意识淡薄。由于思想认识上的偏差，许多高校领导对高校图书馆的档案工作不够重视，图书馆工作人员包括部分馆领导在内也还没有充分认识到图书馆档案的重要性，认为档案管理工作可有可无，因而缺乏搜集整理档案的主动性，不注重对档案的管理工作。当然这种观点是非常错误的。档案是一个部门完整地存在的重要依据，图书馆档案是图书馆日常工作和活动中形成的珍贵信息资料，也是图书馆工作成果的综合反映，应该完整收集和科学管理。
　　档案管理制度不健全。长期以来，由于高校图书馆档案管理意识薄弱，很多图书馆还没有将档案管理工作作为一项基础工作，没有制定完整的收集和管理制度，导致很多高校图书馆出现了档案残缺不全，管理混乱的局面，如一些重要档案存在断档或者缺档的现象，档案的存放混乱不堪，缺乏系统性和完整性；管理人员对所收集到的档案没有及时进行分类、编目等整理，更没有进行二、三次档案文献的加工，使档案资源不成体系，给读者的查找和利用带来的一定的困难，降低了档案利用率；对档案的借出和还回没有实行严格的登记制度，造成档案的流失。
　　
　　档案管理人员业务水平不高。目前，很多高校图书馆档案人员大多是兼职，没有专业的档案管理知识，也缺乏计算机等方面的知识。更多的时候，他们只是做好登记、整理、保管等一般性的管理工作，而对有一定技术水平要求的档案信息化管理则不能适应，因此，当前的档案管理人员的业务水平已越来越不能满足档案现代化管理的需求。
　　馆藏档案结构不合理。从档案种类结构来看，目前许多高校图书馆的馆藏文书档案所占比重较大，而以业务档案为主的特色档案相对较少，亟待丰富；从档案载体来看，纸质档案所占比重较大，其他载体如电子档案的种类和数量相对较少。从目前的档案管理发展趋势来看，这样的馆藏档案内容和结构完全无法适应图书馆的业务发展和信息化社会的需要。
　　缺乏对档案价值的科学鉴定。图书馆档案的价值有大小之分，在管理过程中应该给予科学鉴定，区分对待。但是，目前很多高校图书馆没有做到这一点。无论档案的真伪、重要性程度和价值大小，均长期存放在一起，而没有通过必要的鉴定程序来确定图书馆现有各类档案资源的准确性、价值大小和保管期限，最终导致图书馆档案文献的不断膨胀且日益混乱，给管理和利用带来很大的困难。
　　档案信息开发利用观念薄弱。只有得到充分利用，才能体现出高校图书馆的档案管理工作的价值。然而当前很多高校图书馆普遍存在着只重管理而轻利用的现象，使图书馆档案资源的存在失去价值。重管理、轻开发的问题制约着档案为高校图书馆发展和建设服务的各项功能的发挥，造成图书馆档案资源的闲置和浪费，也浪费了档案管理经费。
　　档案管理的信息化步伐缓慢。目前，不少高校图书馆的档案资源还是以单一的纸型文献和传统的管理模式为主，电子文献发展缓慢，在信息化时代，已远远无法满足人们多渠道获得档案文献资源的需求。而在一些已实现馆藏文献资源服务自动化的图书馆，其档案文献管理和利用手段却没有与图书文献信息资源的现代化开发同步，导致馆内业务发展不平衡，给读者带来不便，也不利于提高图书馆形象。
　　优化高校图书馆档案管理的新思路
　　针对高校图书馆档案管理中存在的这些问题，笔者认为应该从以下几个方面着手解决：
　　增强档案管理意识。一定程度上说，图书馆档案同馆藏文献资源一样也是一种宝贵的信息资源，对图书馆工作有很大的参考作用，因此，上至高校领导、图书馆领导，下至图书馆档案管理工作人员都应该重新认识档案管理工作，从思想上高度重视这项工作。在获得领导认同的基础上，逐步将图书馆档案管理工作规范化。笔者认为，确定固定的档案管理员负责全馆档案管理十分重要，这是做好图书馆档案管理工作的基础环节。
　　健全档案管理制度。高校图书馆档案管理业务包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案统计、档案利用等八个具体环节。如此众多的环节，如不制定具体的规章制度给予规范，将会使档案管理工作陷入混乱。因此，为了能使档案管理工作有序开展，就必须建立一套完整的行之有效的管理制度，这是图书馆做好档案管理工作的必要手段，也是前提条件。
　　提高档案管理人员的素质。首先，选择优秀的档案管理人员。最好选用事业心强、并有较高学历的人才，具有档案专业学历的人才更好。档案人员一经落实，应保持相对稳定，不要随意变动，有利于保持档案管理工作的稳定性和持续性。其次，为使管理水平跟上不断发展变化的档案管理工作新形势，应该不定期对档案管理人员进行必要的档案管理专业培训，让他们学习新知识、新技术。第三，传统的管理方式已不能适应现代档案管理的要求，因此，档案管理人员要更新观念，积极掌握计算机和网络应用技术，以适应档案电子化和档案管理工作现代化的发展趋势。第四，高校档案管理工作是一项严肃的工作，一些档案有非常重要的意义，因此不可忽视对管理人员的思想政治方面的教育，提高其政治觉悟，全面提高综合素质。
　　优化档案结构。一方面，高校图书馆应当重视历史性档案资料的收集与整理，这部分档案是以文字形式直接记录高校图书馆重要活动、重大事件的文字材料，对图书馆的发展具有十分重要的历史和纪念意义。这部分材料由于较为分散、零碎，较难收集和整理，容易被忽视，需要在日常工作中持续关注。另一方面，图书馆档案工作还应重视非文字资料，如实物、音像、电子档案的收集与整理。这类档案资料较之文字资料更生动、更具体、更真实，是比较有价值的佐证资料。根据当前媒介多样化的特点，应该将电子文字、音像、照片、光盘、奖杯、奖状等形式的归档作为档案工作的重点。这部分档案是高校图书馆档案完整性、系统性的重要保证。
　　科学鉴定档案。对需要归档的档案进行逐一鉴定，区别不同档案的性质和价值，然后根据档案的重要程度和价值大小进行档案归档，这样才能使档案存放科学合理，节省存放空间，节约管理费用，同时也便于档案的查找、开发和利用。
　　充分开发利用档案信息。档案的开发和利用是高校图书馆档案管理工作的最终目的和归属，只有让档案信息资源得到充分利用，图书馆档案才有存在的价值，档案管理工作才有意义。在开发利用方面，档案人员应做到以下几点：一是档案管理人员应积极配合高校及馆内领导决策，根据工作需要及时准确提供相应的档案资料，为图书馆发展做好服务，实现档案价值；二是做好宣传推广工作，提高档案信息利用率。传统的重藏轻用思想很大程度上制约着图书馆档案作用的有效发挥。因此，应该更新管理观念，加强对图书馆档案作用的宣传，使读者们正确认识到图书馆档案的价值和意义，提高档案的利用机会。
　　大力推进管理手段的现代化。现代化的管理设备和管理手段是现代化图书馆档案管理工作所需，也是时代发展的要求。实现图书馆档案管理手段的现代化，就是由传统的人工操作过渡到以电子计算机为中心的现代化管理方法，就是充分利用电子计算机、文献数据库、多媒体技术等现代化设备和手段对档案进行收集整理、统计分析、存储、检索等，最终全面实现档案的数字化管理。笔者认为，要实现档案管理手段的现代化，应该建立起开放档案用户目录数据库、图书馆档案指南资料库、原文影像资源库以及史料汇编、专题文件汇编资料库等四大数据库，这是管理手段现代化的基础。
　　此外，加强对数字化图书馆档案的管理，建立这些数据库文件的路径索引信息，将路径索引信息和档案目录信息共同保存在数据库中。同时在图书馆主页设置一个图书馆档案专栏，公开开放数字化后的图书馆档案信息，使人们都能通过图书馆的网页利用图书馆档案。总之，档案是高校图书馆管理工作的基石，图书馆的许多工作都离不开档案管理工作的支持。不断优化高校图书馆档案管理水平，提高档案利用率，可以促进高校图书馆各项服务工作更好地发展。（作者单位：安阳师范学院）