浅议医院设备采购管理

钱静毅

(无锡市人民医院 采购中心，江苏 无锡 214000)

随着医学工程、医疗业务、科技水平的迅速发展，医疗设备已成为各级医疗机构的物质基础和医院现代化的标志。如何科学、合理、有效地购置医疗设备，以充分满足和拓展日益增长的现代临床医疗需求和功能，就成了当前现代化医院设备购置的一个重要战略课题。根据我国政府采购法规定，大型医疗设备的采购必须在政府部门以集中采购的方式进行。对于医院采购人来说，如何采购到能够满足需求的产品，应重点做好以下几点工作:采购之前的论证，采购过程中招标文件的制作及招标工作的进行，采购之后的合同签订，到货验收及归档。

1 设备论证申请工作

1.1 结合本院的发展战略目标、专科建设和人才条件等因素，考虑申请购买该设备在本单位医、教、科工作中的重要作用。

1.2 分析核算申购该设备的经济效益预测情况，根据追求最经济的寿命同期费用的原则，要考虑设备使用寿命的总费用，除其本身的购置费用外，为确保正常运转所耗费的资金 (含能源消耗、随机耗材、化学试剂等，以及由于使用这台设备而产生的对病人照顾的费用的支出等)都要加以核算。使用率高、投资回报快的设备优先购买，使用率低的不予购置或暂缓考虑。

1.3 结合单位实际情况考虑设备配套条件、使用科室的人员配备、培训情况，能否保证该仪器设备的正常运行。

1.4 考虑维修技术力量的保证。

1.5 还应考虑到设备的技术性评价和设备选型的问题，应充分了解市场，掌握国内外医疗设备的发展趋势，罗列其国别、品牌、型号、价格，比较其性能的优缺点，然后衡量其性价比，从实际需求出发，讲求实效，以选择价廉物美的“最适”设备。对于大型的贵重设备应作可行性研究和专题技术论证，写出论证书，必要时还可以组织同行评议，作好设备的前期选择论证工作。最后汇总形成采购申请，报送医院及上级有关部门审批。

2 采购文件制作及招标工作

2.1 关于采购文件的制作。由使用科室提出需求配置及主要技术参数，采购部门牵头深入细致地对使用科室提出的需求进行分析和论证，同时组织开展市场调研，广泛收集各类主流产品的信息，详细了解使用科室需求进行对有关参数进行分析比较，将相关信息进行汇总，最终确定主要技术参数、功能需求配置。最后把医院所需理想设备的性能、功能等要求尽可能细致地用技术指标、可靠性、实用性、适用范围、工艺要求、市场占有率、用户反馈、服务需求等内容指标进行描述形成采购文件。

2.2 招标工作的进行。根据我国政府采购法规定，大型医疗设备的采购必须在政府部门以集中采购的方式进行。对于不在此范围内的小型医疗设备，实行院内招标采购方式。在招标工作前，应做好所需招标材料的计划、充分论证、调研工作。招标工作中应突出主题，根据采购内容确定招标品种和类别及招标的方式和具体操作方法。招标工作应本着公平、公正、公开的精神，每次招标活动参加单位不得少于三家。在招标过程中，相关责任科室负责人及采购人员、使用科室专家等到场，按各自职责在招标过程中发挥应有的作用，要贯彻实行“科学论证、民主决策”的思想，遵循四比原则，即同一产品比质量、同一质量比价格、同一价格比服务、同一服务比信誉，选择质优价廉的产品。

3 合同的签订、到货验收

合同是约束贸易双方的法律文件，是对设备验收、索赔的依据。合同签订得越完善，就越能使购买方掌握主动权，从而更有效地保证自己的正当权益不受侵害。为审核合同的条款内容等，由使用科室、审计、采购部门等轮流对合同进行详细的审核会签。最后，根据合同所约定的到货期、设备配置、随机耗材等情况进行验收工作。医疗设备到货后，不要急于开箱，应做好两件事:一是在仔细检查外包装完好无损后，联络供货方安装调试;二是在准备安装调试前落实设备安装场地要求、水电设施等条件。应该成立由专业医学工程人员、所需临床科室主任、供货方组成的三方联合验收小组，在设备的安装调试过程中全程跟踪，对照销售合同和装箱单，逐件核对设备主机和配件的型号规格和数量，发现不符时随时记录并及时与厂方交涉。安装调试完成后，应请安装工程师进行初步培训，使用者和医学工程人员初步掌握操作规程。在设备的安装调试过程中，应由院方设备工程技术人员、厂商(或代理商)，共同分析安装调试过程中出现的问题，以及解决的方式、方法。在此过程中，应将设备验收工作中出现的问题，设备工作情况等详细记录于医疗设备安装验收表，并做好设备的交接工作，对设备日常的使用、维护、保养、工作环境、工作条件、一般故障的排除、以及售后服务情况等情况作交接。最后进行从零件、附件到设备运行等全面的验收确认工作，直至达到合同要求，双方负责人签字验收完成。

4 档案管理

归档的材料包括从申请购置设备到验收整个过程中所形成的所有材料和设备的随机资料，包括可行性论证表、申请购置表、同意购置批复、招投标文件资料、相关谈判记录、合同、装箱清单、验收安装报告、随机资料、说明书以及办理进出口手续的相关材料等。做好设备档案的管理，有利于管理人员依据原始资料处理一些履行合同中未尽的事宜，也有利于操作、维修人员查找说明书解决操作及维修问题。

另外，在采购行为结束后，应跟踪管理购进设备使用质量情况，对使用情况、经济回收情况、维修情况等等一切与设备使用有相关的问题进行跟踪管理评估，建立医疗设备使用情况登记。