论婚姻档案有必要扫描电子化

摘要：婚姻档案是现今区级档案馆利用率最高的档案种类，对其进行扫描电子化，再配以计算机管理，可以使档案得到更好的保护，也能更方便有效的对婚姻档案进行管理和利用，还能展示档案馆先进的管理手段。

关键词：婚姻档案扫描电子化利用

作者简介：罗倩倩，女，1987年9月生，四川成都人，汉族，四川大学历史文化学院考古学及博物馆学专业，10级硕士研究生。

[中图分类号]：G270.7[文献标识码]：A

[文章编号]：1002-2139(2011)-21-0224-02

利用电脑管理、检索档案，完成档案电子化与计算机管理的结合，是纸质档案向电子档案转换迈出的重要的一步，婚姻档案是现今区级档案馆利用率最高的档案种类，所以首先对其进行扫描电子化，能为其他档案向电子化转换提供直接的实践指导意义。

一、婚姻档案

婚姻档案对于研究计划生育、社会结构、民风民俗，对研究《婚姻法》的贯彻实施，维护公民婚姻自由的合法权益，稳定社会主义婚姻家庭关系等都起到十分重要的作用。婚姻登记档案根据性质，分为结婚登记类、撤销婚姻类、离婚登记类和补发婚姻登记证类四类。依据《婚姻登记档案管理办法》，四种婚姻档案的归档范围分别为：

1.办理结婚登记（含复婚、补办结婚登记）的材料：

（1）《结婚登记审查处理表》；

（2）《申请结婚登记声明书》或者《申请补办结婚登记声明书》；

（3）香港特别行政区居民、澳门特别行政区居民、台湾地区居民、出国人员、华侨以及外国人提交的《婚姻登记条例》第五条规定的各种证明材料（含翻译材料）；

（4）当事人身份证件（从《婚姻登记条例》第五条规定, 下同）复印件；

（5）其他有关材料。

2.办理撤销婚姻形成的材料：

（1）婚姻登记机关关于撤销婚姻的决定；

（2）《撤销婚姻申请书》；

（3）当事人的结婚证原件；

（4）公安机关出具的当事人被拐卖、解救证明, 或者人民法院作出的能够证明当事人被胁迫结婚的判决书；

（5）当事人身份证件复印件；

（6）其他有关材料。

3.办理离婚登记形成的材料：

（1）《离婚登记审查处理表》；

（2）《申请离婚登记声明书》；

（3）当事人结婚证复印件；

（4）当事人离婚协议书；

（5）当事人身份证件复印件；

（6）其他有关材料。

4.办理补发婚姻登记证形成的材料：

（1）《补发婚姻登记证审查处理表》；

（2）《申请补领婚姻登记证声明书》；

（3）婚姻登记档案保管部门出具的婚姻登记档案记录证明或者其他有关婚姻状况的证明；

（4）当事人身份证件复印件；

（5）当事人委托办理时提交的经公证机关公证的当事人身份证件复印件和委托书受委托人本人的身份证件复印件；

（6）其他有关材料。

综上，通俗的说，婚姻登记档案包括初婚、再婚、离婚、复婚的各种资料：结婚申请书、离婚情况证明、法院判决书和调解书、单位自印的证明信、离婚证和离婚证存根、结婚证、体检表、照片等等。

二、青白江区婚姻档案的现状

青白江区的婚姻登记档案分散存放于区档案馆、区民政局和区法院三处。区民政局暂时保存新近两三年的婚姻登记档案；区档案馆藏从1960年建区到2003年从各乡镇接收进馆的以及2004年起从民政局接收进馆的婚姻登记档案，占全区婚姻档案的大部分；区法院档案室藏所有法院诉讼和判决离婚的档案。

2003年10月1日出台的新《婚姻登记条例》规定，我国的婚姻登记全部实行集中办理，即统一到民政局办理结婚登记。所以自2004年起形成的婚姻登记档案都先集中于民政局暂时存放，一些已移交到区档案馆，新近形成的还没来得及移交。分藏三处的婚姻档案给老百姓查阅带来了极大不便，尤其是一些判决离婚的人或者刚结婚不久的夫妇也来馆查询，当工作人员为他们解释清楚后，他们需再次到各自檔案归属地进行查询。

鉴于婚姻档案利用率较高，青白江区档案馆从事业经费中开支，于2008年年底将所有婚姻档案送到成都市档案馆进行全文彩色扫描。时间跨度从1960年到2005年5月，涉及约6万对30万页。目前已投入利用的30多万页馆藏全彩数字档案是青白江区档案的主要利用载体。在成都市档案馆进行的扫描的价钱，按扫描的质量区分，出错率为万分之一的话每页是3毛，出错率为百分之一的话每页只需1毛，青白江区档案馆选择了出错率低的每页3毛，每一对大约有5页，这样算起来，平均每一对的扫描成本大约是1块5毛，全区婚姻档案扫描花了将近10万块钱。档案具有它的原始性，一旦遭到破坏就再也不能生成，因此，这个价钱从长远的保护和利用档案来看，用在一个区里，还是算合适的。

区法院及区民政局室藏的婚姻档案都还没有进行扫描，仍然是传统的纸质管理，谈不上和档案馆的互通有无了，这里就不说了。

三、对婚姻档案扫描的评价

1.利用效果

婚姻档案本来就是青白江区档案馆近年来查阅利用最频繁的档案，主要用于离婚、农转非、购房、工龄、经济纠纷等。据青白江区档案馆2008年的查阅接待登记数据库统计，婚姻档案的总利用人次约1600，占所有档案总利用量的约三分之二，排名第一。婚姻档案扫描后，工作人员从计算机中查询到需要的档案，直接打印出来，最后盖上一个档案馆的章和一个承认打印件有效的章，打出来的这几张纸就可以作为证明甚至证据了，有缺憾的是，打印收费较贵，1块钱1页，若是以前只查纸质档案开具证明的话不收费。当然，当人们办理事务需要这份证明的时候，几块钱的价钱也还能接受，所以我认为这并不影响对婚姻档案的利用率。

2.对扫描的评价

扫描以后，优点很多：便于查询，便于利用，便于数据统计，利于保护档案原件，许多许多。

当然，扫描之后也还是会有一些问题：

（1）时常翻动档案其实也是一种对档案的检查，长期不翻动的话，若是档案长虫长霉了也不容易发现。

（2）扫描后的电子档案毕竟不是档案原件，盖上档案馆的章后虽然也被承认是有效的证明，但是扫描也会出错，虽然出错率不高，但也有万分之一的概率，若是某位不幸运的利用者恰巧碰到了一份出错的档案，那么也为他办事带来了一定的不便。另外，间接增加了利用者的利用费用，像前面说的，以前只需查询纸质档案，然后开具一个证明，这个证明是免费的，而现在将扫描后的档案打印出来，然后盖上证明章，这个打印的费用就由档案利用者来承担了。

（3）另外就是后续问题，现在只有档案馆扫描了，民政局和法院的档案还没有进行扫描，大家现在“各自为政”，若是民政局和法院今后扫描了，而扫描的格式跟档案馆的格式不一致，这样不利于它们之间的互通有无，大家仍然“各自为政”，达不到或者说得增加成本才能达到理想的集中保管利用状态。

四、实现婚姻档案的扫描电子化与计算机管理的结合

根据婚姻登记档案主要由登记双方男女姓名、结婚登记时间、档号三个主要方面构成，青白江区档案馆现今使用的由成都市开发研制的紫晶文档一体化管理软件提供了这三个检索入口。利用者只要提供男女任意一方姓名即可准确、快速查到所要查询的档案。这样做有许多的好处，首先，婚姻档案实行计算机管理可以提高婚姻档案的查全率和效率，手工翻查档案，稍不留神就可能翻过，回头再去翻，又得耗费许多时间。其次，有利于婚姻档案的保护，手工检索时，平均查找一份婚姻登记档案要少则几卷、多则几十卷地翻查，这样对档案既不卫生，又影响档案寿命。利用计算机后，计算机可以直接显示该档案所在全宗和档号，避免无谓的人工翻阅，使档案得到保护。另外，计算机管理婚姻档案，可以展示档案馆先进的管理手段，在群众心目中留下良好的印象。

对婚姻档案进行扫描电子化与计算机管理的结合，可以把扫描和计算机管理建立成一个系统，这个系统主要由以下几方面构成：

一，数据管理。首先建立数据库，此数据库主要有婚姻登记男女双方姓名、登记时间、档号构成；其次，录入数据，上传已扫描的电子婚姻档案；再次，修改错误的数据和上传的电子婚姻档案；最后，退出系统回到起始状态。

二，数据检索。就是将已输入到数据库内的众多数据，根据需要调出某一条数据，也就是我们所说的计算机检索。当进入数据检索系统时，计算机上直接显示出：请输入男女双方姓名，将男女姓名输入后回车，计算机将自动检索，在屏幕上直接显示出要查找的婚姻档案的全宗号、档号和婚姻档案的电子版。其实现在的档案室管理软件基本都已经实现这些检索和管理功能，只需要再添加一个电子版打印的功能就可以了。

三，打印。将查到的婚姻登记档案通过打印机输出。

婚姻档案电子化与计算机管理相结合的系统无疑是完美的。想象一下，一位利用者来到档案馆，出示自己的证件，提供自己的姓名或者结婚日期，工作人员从数据库中查询他（她）的婚姻档案，打开扫描后的文件，查看无误，打印出来，盖上证明章，利用者拿着这几张纸即可用来办理他（她）要办理的事情。

要完美的实现这个系统功能的话，扫描就是前提的前提，所以，综上所述，我们的结论是，婚姻档案非常有必要扫描。

参考文献：

[1]王英玮.《专门档案管理》之《婚姻登记档案与婚姻登记档案管理》.中国人民大学出版社，北京.2004.

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[4]高凤英. 婚姻档案电子化管理的思考.兰台内外，2005，（2）.

[5]王玉明. 微机管理婚姻档案之我见.兰台内外，1995，（6）.

[6]《婚姻登记档案管理办法》，中华人民共和国民政局、档案局，2006年.