浅议信息网络环境下电力营销信息系统内部控制

2011-11-25马立芝

制造业自动化 2011年1期

关键词：业扩信息系统核算

马立芝

（安新供电有限责任公司，保定 071600）

浅议信息网络环境下电力营销信息系统内部控制

马立芝

（安新供电有限责任公司，保定 071600）

0 引言

随着供电企业各项生产营销系统的建立与使用,各类信息系统的内部控制是否健全、风险是否得到有效控制已成为大家关注的重要课题。

近年来供电企业营销管理上线运行的重要信息系统有计量管理系统、抄表系统、电费回收系统、95598呼叫系统等。这些信息系统的建立与运用能解决人工难以及时处理大量信息数据、难以及时进行复杂运算分析的难题,利用信息系统可以将人工处理的程序、模型预先设计好,帮助企业高效率地管理营运过程,帮助企业及时获取并提炼重要的信息。但这些系统是否安全、是否符合内控要求,信息数据是否完整准确,却是企业一直忽视的问题。因此,加强网络环境下电力营销内部控制是非常必要的,通过内部控制可以获悉系统的安全风险,堵塞系统漏洞,切实发挥信息系统在企业发展决策方面的支撑作用。

1 电力营销信息系统及内部控制概述

电力营销信息系统是企业整体内部控制的有机组成部分,是企业经营成果的体现。营销系统是现代企业重要职能部门,其职能是反映企业一定时点业务状况和一定时期经营成果的体现,并保证企业各项营销业务信息准确、及时。营销系统提供的营销数据信息是企业高层管理人员把握企业经营风险的主要途径,没有营销系统提供的信息,企业经营风险控制将无从下手。因此,营销信息系统是企业整体内部控制必不可缺的组成部分。

2 网络环境下营销信息系统内部控制的改变

2.1 历史核算监督控制转化为适时内部营销控制

电力营销活动将电能产品作为生活必需品提供给全社会,解决电能的生产与消费之间存在的各种矛盾。企业也把对电量电费的核算做为焦点,进行监督控制。新形势下,电力营销信息系统内部控制应当关注观念革新,即要把企业的核算过程监控作为切入点,建立和完善核算制度,以企业最终经营成果作为内部控制的依据。新的营销信息系统内部控制观念中最关键的是要规避传统经济模式下企业核算制度的缺陷,真正建立客观真实地反映企业在新经济模式下的核算指标体系。在传统经济模式下多为单纯的抄收数据,而对影响核算指标的业扩、计量等相关数据反映的很不充分;但在新经济模式下,影响电力企业经营绩效的不只是抄核收,还要严格控制计量信息的准确率和业务流程的及时传递。

2.2 营销信息流作为重要的营销信息系统内部控制内容

营销信息为企业内部控制机制提供了直接的输入变量,它的每一个环节都是一个控制的过程。传统的内部营销内容针对不同职能建立了独立的子系统,有业扩报装控制、计量管理控制、核算控制。面对新经济环境,作为重要信息集成系统的营销信息系统有着独一无二的重要地位,为了适应信息社会特有的管理组织模式,营销内部控制应打破各职能部门的界限,以营销信息为核心来设计整合模式,融合各子系统的信息孤岛,最后形成以营销信息控制系统为核心的企业级内部控制系统。

2.3 网络环境下对营销信息系统的内部控制架构

1)营销内部控制方式有所改变。

工业经济时代,营销内部控制方式是高层控制低层,一层控制一层。而在新经济时代,由于网络可以及时传递各种信息,而许多知识和重要信息主要分散在企业的基层。因此,企业内部由最基层建立起的营销控制小组,将是实行自我控制最佳的控制方式。

2)营销内部控制的范围有所扩展。

传统工业经济时代的营销内部控制侧重于内部管理。随着电子信息技术的发展,营销业务可以和客户或其他行业进行资源共享。过去的过界现象逐渐消失,营销内部控制的范围不再局限于内部,完全可以通过互联网进入其它合作伙伴的信息系统,实现内部控制的宏观化和一体化。

3)营销内部控制程序由顺序化向并行化发展。

在新经济时代,由于网络和普遍采用的视窗工作方式,这样内部控制可以由顺序化向并行化发展。通过这种方式可以使营销业扩、计量、核算、抄表、收费人员并肩工作,共同控制营销各节点。

4)营销内部控制关系由命令与控制向集中与协调转变。

在工业经济时代,企业内部等级非常明显,工作先按过程分解,然后通过命令和控制再将其进行连接,指令往往来自企业上层。在新经济时代,企业通过网络可以很方便地使内部人员之间及与外部人员之间平等,动态地进行协作和沟通。企业中每一个人都是网络中的知识贡献者,都可以成为企业控制网络上的决策点或节点,都可以尽可能地做出自己最大的贡献。

3 网络环境下营销信息系统内部控制的重建

3.1 重新调整内部控制中的内在关系

网络技术突破了信息传递和信息处理的瓶颈,管理的幅度增大,层次减少,金字塔型的组织结构逐渐趋于扁平,隐藏在这一表征后面的实质是从根本上对组织的人员和职能之间的关系的重新界定。网络使得内、外部人员平等地进行动态协调和沟通,企业中的每一个人都可以成为网络上控制的一个决策点或节点,内部控制由命令与控制向集中与协调转变。它需要营销信息系统能为网络结点上的企业信息使用人员平等提供他们所需的营销信息,通过建立“层次顺序”流畅的“意见沟通”管理,有效的“协调”与“合作”体系,提供良好的规划、执行、控制和监督活动的框架,使企业员工能及时掌握企业的营运状况,实时进行业务过程控制和经营决策工作。

3.2 建立健全的营销组织结构

按照公司要求对营销组织机构进行适当的调整,以适应网络环境的要求,营销管理分为客户档案管理、业扩报装管理、计量管理、电量电费管理、抄表管理等。组织结构的设置必须适合企业的实际规模,符合企业总体经营目标,并且按精简、合理的原则对组织机构的设置,并进行成本效益分析。

3.3 建立新型的风险控制体系

为了规避风险,企业的生产经营活动需要相应的内部控制制度创新作保证。因此借助于网络信息技术,利用信息资源,及时的将业扩、计量、核算各节点信息进行收集和整理,通过计算机的多模型模拟,进行筛选、汇总、分析。及时调控经营风险,完善运营决策,是一个越来越被重视的领域。建立营销信息的内部控制,不能不考虑其赖以生存的环境及企业内外部各种风险因素。在信息高速发展的网络时代,信息的传递、处理和反馈的速度都大大加快了,由此导致企业会常常同时改变业务和信息过程。在这个改变过程中,不能再盲目地采用传统的控制政策和程序,而必须重新评价它,以适应新业务发展的需要。

3.4 营销信息系统的开发与建设

为了规范县供电企业营销管理信息系统的业务和流程,实现系统建设的规范性、实用性、先进性等基本功能,按照省市电力公司企业营销管理信息系统的开发、建设要求,安新供电公司于2008年12月开始筹备搭建营销系统一体化平台。实现了营销管理信息系统从业扩报装、电能计量、客户档案到电费核算的完整的流程化的闭环管理,对于电费核算也实现了抄核收完全分离。

1)程序设计必须健全数据核对环节

营销信息系统能提高企业管理效率,提升企业服务水平,提高企业竞争应变能力,但这一切是建立在信息系统能提供完整、真实、准确数据基础上的。如果数据经过信息系统的一系列加工处理,其中发生了部分溢出、丢失或变异,那么信息系统会输出错误的数据,经营管理者依靠错误的数据肯定不会得出正确的结论。因此信息系统的数据完整准确是首先要保证的。如何保证数据准确呢,一般情况下采用在重要数据输入前和处理输出后进行总量比对、结构比对、逻辑验证等方法验证数据是否完整准确。

2)系统建设必须考虑数据安全存放

一般情况下数据是否安全主要考虑两个方面,一是数据库是否安全,能否防止非法访问,如果发生有非法访问,或是发生恶意修改、篡改数据情况的,系统是否会留下记录,能否及时告警。另外一方面是数据存放介质是否可靠,有无备份,重要数据是否异地存放,防止自然灾害对数据安全的危害。

3)系统开发要考虑涉密策略

信息系统必须建立用户身份的验证机制,对信息系统的访问必须使用用户名和密码,而且每个用户帐号被授予唯一的用户。同时要制定严谨的密码政策,并根据密码政策在系统固化相应的设置,以避免用户使用安全级别低的密码。公司密码政策具体包括:用户密码长度不得低于8位,密码编码规则采用数字+字母(或其它符号)的方式,并定期更换,防止口令被盗;系统与其他的接口程序之间均采用中间表访问方式,重新建立帐号按需分配权限,超级管理员帐号由公司统一人员专门保管。

4 系统运维要严格遵守内控规定

4.1 用户账号变更严格履行审批手续

对营销信息系统的用户创建和授权必须通过信息系统主管部门负责人审批后,方可由系统管理员在系统中创建用户帐号,以避免未经授权帐号及权限的创建或修改。在员工工作调动或离职等工作职能发生变化时,由人力资源部或用户所在部门及时正式书面通知系统维护部门,由系统管理员更新或删除其相应的访问权限。

4.2 重要操作要严格执行复核、审批制度

对营销信息系统的重要操作如涉及数据增加、修改、变更等要坚持复核、审批制度,即一人操作、一人复核再加上主管审批,防止误操作。在大家都熟悉的核算系统中电量电费必须要经过复核才能入帐,这也是遵循内控规定的重要体现。以业扩报装管理系统为列,业扩报装必须设置专人审批流程,专人负责审批过程。客服受理人员接受客户申请后,将信息录入操作系统并提交,经勘查、设计、施工、验收、审核归档等各环节需要层层把关,逐级审批,最后转入用电抄核收工作流程。