企业信息管理系统的实现

2011-11-25郭欣

制造业自动化 2011年15期

郭欣

GUO Xin

（武汉理工大学管理学院，武汉 430070）

0 引言

信息科学技术的发展促进了科技、经济和社会的发展，而科技、经济的进步又为信息工作实现技术的变革创造了有利条件。近年来，人们不断的把新技术引入信息领域，使全社会的信息管理、信息检索、信息分析达到了新的境界，推进了人类文明和经济的发展，有力地促进了社会的进步。实践证明，计算机信息系统技术的利用能够带来庞大的社会效益和经济效益，但是开发一个信息系统，必须有一定的基础，即必须具备一定的条件和合理的应用这些系统的条件。否则的话，这不仅不能提高企业的经济效益，反而会造成企业资源的极大浪费。对于一个单位来说，尤其是中小企业，这些是必须考虑的。

1 企业需要管理信息系统

信息系统是一种进行组织和管理的手段，它是在信息技术的基础上建立起来的。信息系统可以从不同侧面满足企业单位各个管理层次的信息需求，以使企业的管理活动更加科学有效。信息是正确经营决策的基础，管理人员要做出正确的决策，除了凭借个人的经验和理性判断外，还需要大量正确、及时、可靠的信息。信息管理系统的应用可以提高管理决策的准确性，而且可以加强预测功能。

首先，我们可以看出信息管理系统的应用可以节省时间成本，时间成本是信息化时代的概念。节省时间成本可以加快资金的周转，信息系统可以大大压缩企业单位与市场的时间和空间，能够提高产出受益。原本要花费几小时或者几天的查询的资料以及分析上千份资料的工作，现在通过信息系统几秒就能完成。

其次，信息系统可以使企事业单位获得竞争优势。近年来许多管理者都意识到信息管理系统可以帮助企业收集到提高销售和市场技巧方面的数据，帮助企业降低内部成本、防止客户流失、紧固供应商。信息管理系统是可以使公司具有强力竞争优势的优势工具。

再者，信息管理系统改变了人们的工作方式，使管理体制更加合理化。管理者可以直接通过信息系统直接收集数据，减少了不必要的时间花费。而且信息系统提供的数据资料能够保证质量和数量，增强了决策者的决策能力。信息系统的引入使管理的分散化向集中管理转化。使得组织的机构扁平化。很明显的企业部门组织的层次减少了，形成了部门间有机的结合。管理人员的权利再分配，信息系统改变了组织的管理层次，保证高层管理者能够迅速对决策后果进行评价和取舍。

总的来说，信息系统能够满足企业对于信息处理的要求，可以使企业管理人员从繁琐、重复的事物中解脱出来，去从事信息分析判断和决策等真正的信息处理工作，其结果必定提高各级管理人员的素质和管理水平。从以上我们可以看出，信息系统可以提高企业的经济效益和社会效益，虽然有时这些要过好一阵才能反映出来，但是直接的经济效益是显著的。

2 企业信息管理系统实现的必要基础

2.1 企业领导的重视，业务人员对此积极

企业领导人能否对信息管理系统准确认识及对信息系统的重视程度是信息系统开发的关键。当然这也是信息系统能否在管理中发挥其真正实效的关键所在。信息系统涉及到管理体制，管理方法的改革，人员的调配，机构的调整，各业务部门的协调等等重大问题。如果这些事情没有企业领导的同意和决定，许多事情是很难决定的。国内外的许多企业实践表明，如果企业的高层领导直接重视信息系统的开发与应用，那么信息系统便会在企业的各个管理层次发挥作用，企业能得到较好的实效。但是如果仅仅是中层的人员参与，那么这个信息系统只能会沦为作业层的管理工具，很难获得较大的经济效益。

业务人员的积极性也是非常重要的因素，系统开发阶段需要他们介绍业务，提供数据，积极配合并且他们也是新系统的检验者，在新系统建立之后他们将是使用者和操作者。他们的业务水平，工作习惯和对这个新系统的积极性都将直接影响系统的使用效果和生命力。为此必须对业务人员进行培训和宣传，使他们能积极配合。

2.2 完整准确的基础数据和规范化的基础工作

信息系统将大量的数据进行高速准确的加工处理，变为对企业有用的信息。但是只有准确完整的数据输入才能反映出企业的客观情况，得到具有重要意义的结果。如果经营管理不善，数据输入不准确，不完整，那么输入的就是一堆垃圾数据，其结果也不会是好的。因此信息管理系统的实现基础需要管理工作程序化，业务管理的标准化，报表等各项数据格式规范化统一化。不过随着计算机技术的飞速发展，在信息系统中对于基础工作的要求也会不断发展变化，完善和提高。

2.3 专业的高质量技术人才

信息系统的开发需要具有管理知识、情报学知识、计算机知识和系统分析与系统设计能力的专业技术人员。同样的投资由于开发人员的水平和素质不一样，得到的系统差别很大。专业技术人员的结构也是很重要的，一般由系统分析员、程序设计员和操作维护人员组成。我国目前的情况是总体分析设计的人员奇缺，多数是由计算机软件人员承担系统分析和总体设计工作。这些人缺乏管理专业和情报学方面的知识。因此企业需要自己培养既懂计算机又熟悉专业知识的系统开发人才。但是这种复合型的人才绝非是短期内就能培养起来的。需要在开发建立系统，维护系统的过程中慢慢培养和使之成熟。

2.4 项目资金

实现一个信息管理系统所需要的计算机硬件和软件及通信设备都是很昂贵的，因此，开发所需资金一定要到位。各种设备的种类繁多，功能各异。因此企业需要根据实际需要和资金条件，然后根据系统的可行性分析以及论证之后再确定购买所需设备。此外还需要考虑的就是计算机设备发展很快，更新换代时间非常短，而信息系统的开发周期比较长，所以系统的投资和设备应该是分期进行投入的，不然会造成购买的设备还未使用便已过时。

2.5 关于项目管理

信息系统的开发是一个具体的软件产品开发过程，实际表明，大型软件项目的失败率是比较高的。其失败原因有很多，但是组队模式不合适势必会造成开发的失败，所以，一支高效的开发团队是成功的关键。需要有经验的负责人，他需要整体把握开发的全过程。还需要有团队精神的组员，这是软件开发人员所必须的。组队的时候还不能忘记培训用户的角色。要确保所有组队人员都能够胜任自己的工作。

3 企业管理信息系统实现的步骤

3.1 可行性研究

软件项目的重要部分是前期的分析研究等前期工作，代码的编写只占整个项目的一部分，前期的可行性和需求分析是非常重要的。

可行性研究的目的是在开发之前对所要开发的项目进行必要性可能性以及对各种方案进行分析和研究。主要任务是了解客户的要求及实现环境，从经济、技术和社会等各方面因素论证研究本项目的可行性，编写初步报告并制定初步的开发计划。主要步骤：

3.1.1 初步调查

对本系统有关的资源和系统的目标要求和限制条件等进行调查。对于每一个系统都有一个开发目标，要明确了解企业单位的目标，才能把握好系统设计的方向。要调查所开发系统的各种基本要求，包括各种功能、性能、输入输出要求、处理流程、和数据流程、安全性以及保密性等各项事宜。还要调查与系统相关的各种资源，系统的各种信息是随着人、财、物、设备等产生的。当建立业务信息处理系统的时候各种资源都需要用到，而当建立情报检索系统的时候，则重点调查文献资源情况。最后是调查企业对系统开发运行的投入，经费投入及限制、软硬件条件，可利用的信息资源和各种期限。

3.1.2 可行性分析

首先是从经济上估计是否具有可行性。要进行费用估计和收益估计，要看系统所带来的经济效益是否能够超过其开发和维护所需的费用，还有一部分的社会效益需要凭经验去估计。还要研究组织机构在系统中的操作方式是否具有可行性。还有基础数据的可用性分析。技术上的可行性分析。这些都是必须予以考虑的。

3.1.3 制定方案

根据可行性研究分析制定可实行是几个方案，然后交由专家审核，通过的话进入下一轮的工作。否则，中断项目。

3.2 需求分析

需求分析，需求分析是解决系统需要做什么的问题。为此系统需求分析是由软件人员和用户共同完成的。经过可行性研究确认系统具有可行性条件后，可进入系统需求分析阶段，开发的正式工作开始。光靠可行性研究阶段的分析调查是不够的，还需要更多的详细调查，来完成软件的具体需求。主要进行的调查分析包括以下几点：

业务流程的分析，在对调查分析和收集到的材料进行整理后，进一步画出现行的系统业务处理流程图。作图的过程也是系统分析人员理解现行系统的过程，作图完成后要让业务人员审核，避免系统分析人员的错误理解。然后对现有的业务流程进行系统的分析，分析其有没有重复的不合理的环节或为了有利于计算机的处理需要修改的工序。同时还必须考虑用户提出的对现行系统的改进方面。最后确定新系统的业务处理流程。

系统功能的分析，其目的是要通过具体细节分析出本质的东西，功能分析的过程是一个由具体到抽象的过程。用由上而下或者由下而上的功能分析方法画出现行系统的功能层次结构。然后进行新系统的目标分析，提出改进方案，最后形成新的目标系统。当确定了新系统的功能层次结构之后就可以进行数据流程的分析了。

各层次的功能之间存在着信息数据的交换，每个功能之间不是相互孤立的，而是有着相互联系的。信息流程分析主要包括对信息的流动、处理、存储等的分析。我们通常用数据流程图来表示，它表示我们求解某一问题的数据通路，与此同时规定了处理各阶段和所用的数据媒体，所以它能表达系统各功能和信息相关的情况。通过对信息系统的功能和数据流程图的初步分析，可以得到新系统的功能模块和数据流程图。